Регистрация документов и построение справочного аппарата

Регистрация документов – запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Но, невзирая на эти особенности и принятую систему делопроизводства, при регистрации документов должны соблюдаться следующие требования: каждый документ регистрируется только один раз, то есть основным принципом регистрации является однократность; входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.

Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой "лично", периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.

В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.

Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления, и не являются объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс состоит из условного обозначения структурного подразделения и номера дела по номенклатуре. Индекс структурного подразделения указывает то, к деятельности какой структурной части относится документ, куда поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре дел отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, то есть сводной номенклатурой дел.

В делопроизводстве организаций в состав регистрационного индекса включается также порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Например, регистрационный индекс документа –
03-18/248, где:

03 – индекс структурного подразделения;

18 – номер дела по номенклатуре;

248 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), протоколы получают, как правило, в качестве индекса только порядковые номера с начала года. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях (докладные записки, справки, обзоры и т.д.).

Принятая система условных обозначений документов должна быть постоянной, применяемой из года в год и может быть пересмотрена только при значительном изменении в структуре учреждения или в составе его документации.

Рекомендуется единая форма карточки (РКК) для всех категорий учреждений и всех видов документов – входящих, исходящих и внутренних.

Регистрационная карточка предусмотрена размером А6 (105х148) и А5 (148х210). Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает полезную площадь. Названия реквизитов карточки набираются самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки отчетливо выделялись данные с документов, проставленные после регистрации Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки.

Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа, на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа, срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если он приходится на четное число.

В графе "Корреспондент" указывают название организации, откуда поступил или куда направляется документ (для исходящих документов).

В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией – автором документа.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа обеспечивает возможность сократить непосредственное обращение к документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац.

При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа Передача документа под расписку может осуществляться также в этой графе.

Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" заполняются в архиве на документы постоянного хранения. Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов "расписка в получении", "исполнитель и номер его телефона" и др. Возможно разделение сложных реквизитов на составные ("дата поступления и индекс документа", "дата и индекс документа").

Количество экземпляров регистрационной карточки зависит от степени централизации учетно-справочного аппарата, объема документооборота, количества картотек и исполнителей Оно может колебаться от одной до пяти. На каждый документ, как правило, составляют не менее чем два экземпляра карточки. Одна из них помещается в справочную картотеку в службе делопроизводства, а другая вместе с документом передается в структурное подразделение. Если документ подлежит специальному контролю исполнения, то второй (или третий) экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится соответственно на две части: на исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам (наиболее эффективный вариант), по исполнителям и др.

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

Разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей). Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам дел сводной номенклатуры дел организации.

Регистрационные карточки используются и при регистрации исходящих документов. В картотеке на исходящие документы карточки располагаются в соответствии с валовой нумерацией, а рубриками могут быть названия структурных подразделений организации. Перечень картотек велик, и каждая организация вправе создавать любые картотеки, исходя из принципа целесообразности.

Выделяя типовые недостатки в регистрации документов в организациях, можно отметить следующие: многократность регистрации, отсутствие перечня документов, не подлежащих регистрации, отсутствие регистрации внутренних документов, отсутствие в индексах документов номера дела по номенклатуре дел, что снижает поисковый образ документа и др.