Тема 4. документы по личному составу

Лекция 9. Особенности документов по личному составу

Основные понятия:

значение кадровых документов; заявления о приеме на работу; заявления о переводе; приказы по личному составу; реквизиты приказа по личному составу; выписки из приказа; трудовая книжка; записи в трудовой книжке; хранение и учет трудовых книжек работников; вкладыши к трудовым книжкам; дубликаты трудовых книжек; личные дела; личные карточки; личные листки по учету кадров; справки-объективки.

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К документам по личному составу относятся:

· заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые контракты;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

· трудовые книжки;

· личные дела и все документы, входящие в них;

· личные карточки формы Т-2;

· лицевые счета по заработной плате.

Заявление о приеме на работу

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Заявление работник пишет, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление имеет реквизиты: название вида документа, дата, адресат (кому направлено), от кого направлено (фамилия, имя, отчество полностью), текст, подпись.

Писать его нужно на бумаге формата А4, так как это формат листов документов личного дела, а заявление о приеме на работу помешается в личное дело работника. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее признателен", "прошу не отказать" и т.п.).

Ректору Академии управления при

Президенте Республики Беларусь

профессору Кухарчику П.Д.

Иванова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

г.Минск, пр.Ф.Скорины, 45-15

заявление.

Прошу принять меня на работу на должность доцента кафедры экономической теории с 1 сентября 2002 г.

Дата Подпись

На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, и является одним из оснований для издания приказа.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно, по телефону.

Заявление о переводе на другую должность имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает свою занимаемую на данный момент должность. В тексте указывают причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники и т.п.), без чего решение вопроса невозможно. Документы представляются вместе с заявлением.

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу – фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.)

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не гостирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

3. Заглавие – "По личному составу".

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности – прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой (например, с оплатой согласно штатному расписанию) и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок...., по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

Принимать на работу нового сотрудника можно только при наличии вакансии в штатном расписании, т.е. необходимо ввести новую должность (освободить старую), а затем проводить процедуру приема на работу.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода – его длительность. В основание дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. Взыскание накладывается только после получения объяснительной записки в письменном виде.

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ПРИКАЗ

К

Г.Минск

О приеме на работу,

переводе и увольнении

1. ПРИНЯТЬ НА РАБОТУ

1.1. АНДРЕЕВА Сергея Петровича, доктора экономических наук, профессора, принять на работу на должность заведующего кафедрой гражданского права и процесса с 03.02.02 с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой к должностному окладу 60%.

Основание. Заявление Андреева С.П., согласие проректора по учебной работе.

2. ПЕРЕВЕСТИ

2.1. Мишину Татьяну Степановну, библиотекаря 1 категории, перевести с 10.02.02, с ее согласия, на должность библиографа, с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой к должностному окладу 30%.

Основание. Заявление Мишиной Т.С., согласие первого проректора.

3. УВОЛИТЬ

3.1. Дроздову Алису Семеновну, бухгалтера 1 категории учетно-финансового управления, уволить 20.02.02 в связи с переводом на другую работу.

Основание. Заявление Дроздовой А.С., согласие начальника управления

Ректор подпись П.Д.Кухарчик

визы уполномоченных лиц

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса Республики Беларусь и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации – ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 октября.

Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Срок хранения приказов 75 лет.

Состав реквизитов приказа по личному составу: наименование министерства или ведомства (при необходимости); название организации; название вида документа; место издания (город); дата, номер; заголовок; текст (может делиться на пункты: первый вариант – пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде; второй вариант оформления текста – распорядительные пункты начинаются фамилией, именем и отчеством сотрудника, затем действие (глагол перевести, принять, уволить) и далее текст пункта); основания к пунктам; подпись; визы согласования заинтересованных лиц; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом; отметка о направлении в дело.

Часто из ПРИКАЗА делаются выписки.

Выписка из приказа

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Заверительная надпись состоит из слова "Верно", пишется от начального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дата заверительной надписи пишется от начального поля.

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ПРИКАЗ

К

Г.Минск

О приеме на работу,

переводе и увольнении

1. ПРИНЯТЬ НА РАБОТУ

1.1. АНДРЕЕВА Сергея Петровича, доктора экономических наук, профессора, принять на работу на должность заведующего кафедрой гражданского права и процесса с 03.02.02 с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой к должностному окладу 60%.

Основание. Заявление Андреева С.П., согласие проректора по учебной работе.

Ректор подпись П.Д.Кухарчик

Верно

Инспектор ОК подпись И.О.Фамилия

Дата

Трудовая книжка

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Оформление трудовой книжки

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносятся данные:

· сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

· сведения о работе: прием, перевод, увольнение;

· сведения о награждениях и поощрениях;

· сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование – на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Работник организации своей подписью заверяет правильность внесения сведений, ставит печать.

Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен. О вкладыше на титульном листе трудовой книжке вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить владельца книжки под расписку.

Дубликат трудовой книжки

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при заполнении раздела "Сведения о работе" делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж, подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел) и должность, дата увольнения, причина увольнения.

Указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы, до поступления в данное учреждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.