What Does a Documentation Specialist Do?
A documentation specialist is a professional whose main job is to either create or manage documents, or both. This can include documenting processes, projects and procedures using a number of mediums. It can also include collecting documents from a number of stakeholders and consolidating them into one usable file or document. The purpose of such documentation can range from historical interest to establishment of business practices to governmental requirement.
In many cases, a documentation specialist is the person who actually does the documenting. This might mean writing policy and procedure manuals based on current practices, or it might mean creating a user manual that documents how a product should be used or assembled. It could also mean creating a timeline of actions and communications when a process is dictated by regulatory bodies or if it could potentially involve a dispute or lawsuit. It might also mean documenting events and occurrences for a historical record.
As an example, consider a company that is required to take specific safety steps during a manufacturing process. A documentation specialist could be responsible for watching the process be completed properly and then creating a document that tells workers how to replicate the process step-by-step. This work assists in training and also helps show regulating bodies that the company is attempting to follow correct procedure.
In conjunction with or in place of writing documents, a documentation specialist may be responsible for recording events and processes through still or video photography. This might include taking pictures of a car that has been in an accident for the purpose of documenting the damages for an insurance claim or lawsuit. It might also include filming a special event or procedure so that it can be accurately portrayed without relying on human memory.
Another type of documentation specialist is someone who assembles required documents from others. For example, if a company has been trying to collect money from a client and is considering legal action, a documentation specialist might be asked to assemble the original purchase contract, all applicable invoices and any emails or other communications that have been sent to or exchanged with the client in question. This type of specialist may also create independent documents that provide additional detail or describe how the documents were obtained.
It is important to note that the term should not be confused with the term document specialist. A documentation specialist creates or assembles documents for the specific purpose of tracking information or proving something. A document specialist is someone who works with existing documents and can refer to a large number of jobs ranging from clerks in a copy shop to handwriting experts who authenticate historic documents.
Что делает специалист по документации?
Специалист по документации - это профессионал, основной задачей которого является создание или управление документами или и то, и другое. Это может включать документирование процессов, проектов и процедур с использованием ряда сред. Он также может включать сбор документов от нескольких заинтересованных сторон и объединение их в один полезный файл или документ. Цель такой документации может варьироваться от исторического интереса к установлению деловой практики до требований правительства.
Во многих случаях специалистом по документации является лицо, которое фактически документирует. Это может означать написание руководств по политике и процедурам на основе текущей практики, или это может означать создание руководства пользователя, которое документирует, как продукт следует использовать или собирать. Это также может означать создание сроков действий и сообщений, когда процесс диктуется регулирующими органами или может потенциально включать спор или судебный процесс. Это может также означать документирование событий и событий для исторической записи.
В качестве примера рассмотрим компанию, которая должна принять конкретные меры безопасности во время производственного процесса. Специалист по документации может нести ответственность за правильное выполнение процесса, а затем создание документа, в котором рабочие рассказывают о том, как поэтапно реплицировать процесс. Эта работа помогает в обучении, а также помогает показать регулирующим органам, что компания пытается следовать правильной процедуре.
В сочетании с письменными документами или вместо них специалист по документации может нести ответственность за запись событий и процессов посредством неподвижной или видеосъемки. Это может включать съемку автомобиля, который был в аварии, с целью документирования ущерба по страховому требованию или иску. Это может также включать съемку специального события или процедуры, чтобы можно было точно изобразить, не полагаясь на человеческую память.
Другой тип специалиста по документации - это тот, кто собирает необходимые документы у других. Например, если компания пытается собрать деньги у клиента и рассматривает судебные иски, специалисту по документации может быть предложено собрать первоначальный договор купли-продажи, все соответствующие счета-фактуры и любые электронные письма или другие сообщения, которые были отправлены или обменены С клиентом, о котором идет речь. Этот тип специалиста может также создавать независимые документы, которые предоставляют дополнительные детали или описывают, как были получены документы.
Важно отметить, что этот термин не следует путать с термином «специалист по документу». Специалист по документации создает или собирает документы для конкретной цели отслеживания информации или подтверждения чего-либо. Специалист по документам - это тот, кто работает с существующими документами и может обращаться к большому числу заданий, начиная от клерков в копировальном цехе до специалистов по рукописным текстам, которые аутентифицируют исторические документы.
Текст 4