What Is Online Document Management?

Текст 1

Текст 2

Organizing Paperwork

There are several methods for organizing paperwork, depending on the type of information that one is trying to manage. For instance, some people may need help dealing with the mail and miscellaneous papers that find their way into their homes each day. Others have a disorganized home office, with a confusing mix of vital paperwork and unnecessary clutter. Still other individuals might have their papers organized neatly, but simply lack the storage space to keep them out of the way. There are practical solutions for each of these types of problems. Many people find that the best option is some combination of sorting, purging, filing, and storing.

Organizational experts often have certain rules for organizing paperwork. For example, some professionals recommend trying to touch a piece of paper as few times as possible when dealing with it. Many people suggest opening daily mail immediately, and then deciding whether to discard it or file it, rather than putting it into a miscellaneous pile to be dealt with later. Bills to be paid can be organized according to due date, and it might be helpful to utilize a payment calendar or reminder system to help avoid late payments.

Organizing paperwork on a daily basis, with the aid of some tools, can help someone avoid allowing clutter to build up. Items that may be helpful in dealing with papers include baskets or trays for incoming mail, as well as trash and recycling bins for discarding unwanted documents. Small binders or organizers can also come in handy for things that people carry with them regularly. For example, people who use coupons when they shop could benefit from a portable, accordion-type organizer.

When attempting home office organization, many people prefer organizing paperwork by using file folders and cabinets, or boxes with labels. After eliminating unnecessary items, the paperwork that remains in the office can be sorted and filed according to specific categories. Common examples of these include personal information, medical records, and financial information. Sturdy cardboard or plastic containers can be useful for long-term storage of documents that do not need to be looked at regularly.

An additional hint for organizing paperwork is to reduce the actual quantity of paper in the house. Many documents can be scanned and stored on a computer or external hard drive. One can also create computer files for budgets and other household records, thereby eliminating excess paper. If necessary, hard copies of documents can be printed when needed. A personal safe or a safety deposit box is often recommended for storing irreplaceable or official documents.

Что такое управление документами в Интернете?

Онлайн-управление документами - это сервис, который позволяет людям просматривать, обмениваться, изменять и контролировать документы в Интернете. Ряд компаний предлагают онлайн-услуги по управлению документами, а некоторые компании создают собственные системы для внутреннего использования. Некоторые услуги бесплатны, в то время, как другие взимают плату за обслуживание и на дополнительные льготы и услуги. Для компаний нередко предлагается набор офисных услуг с онлайн-документом, чтобы люди могли иметь доступ ко всему, что им нужно, в одном месте.

Существует ряд причин, по которым люди могут захотеть иметь доступ к документам в Интернете. Одной из наиболее распространенных причин является желание иметь виртуальный офис. В виртуальном офисе кто-то не привязывается к определенной теме или компьютеру; Можно войти в любую точку мира для просмотра документов в Интернете. Кроме того, люди могут делиться своим виртуальным офисом, например, когда редактор работает с клиентом в другой стране. Клиент может публиковать документы онлайн для просмотра и изменения любой из сторон, гораздо более эффективный подход, чем отправка документов по почте или отправка по электронной почте.

Совместное онлайн-сотрудничество также упрощается благодаря онлайн-документообороту. В некоторых компаниях есть продукты, специально предназначенные для совместной работы, позволяющие сразу нескольким пользователям входить в документ, внося изменения и добавляя комментарии. Электронное хранение документов также может быть полезным в качестве Обеспечение безопасности, гарантирование, что если документ будет поврежден в других форматах и местах, он все равно будет доступен в Интернете.

Интернет-документы можно сделать общедоступными или владель. Люди иногда меняют резюме, вырезки и аналогичные документы в общем формате, чтобы потенциальные клиенты и заинтересованные члены СМИ могли легко получить к ним доступ. С другой стороны, люди, работающие над конфиденциальным проектом, могут предпочесть защищенную паролем для своих документов, чтобы гарантировать, что они не будут видны неавторизованному персоналу. Обычно люди могут изменять настройки, в том числе, кто может просматривать документ, в любое время.

Люди, которые заинтересованы в онлайн-владении документами, могут обслуживать множество услуг. Важно подумать о том, какие функции могут понадобиться перед подпиской на услугу, если бы у них есть предпочтения, и они были бы разумно спросить других людей, которые будут работать над одним и тем же документом. Например, кто-то может уже иметь подписку на услугу и предпочитает работать с ней, а не подписываться на другую службу.

Текст 3

Текст 4

Что делает специалист по контролю документов?

Специалист по документообороту обычно тратит большую часть своего времени на тонкую настройку литературы, руководств и инструкций, которые сопровождают высокотехнологичные продукты. Большинство специалистов по контролю документооборота работают в таких отраслях, как инженерное или фармацевтическое производство, где работа сложная, а простой язык - редкость. Однако четкие инструкции и информация об использовании продукта являются обязательными, и именно там входит специалист по контролю документов. Этот профессионал, по сути, действует как контроль качества литературы и текстов, которые публикуются для общественности. Эта работа влечет за собой главным образом подтверждение, проверку ввода данных и согласованность на высоком уровне.

В большинстве случаев специалист по контролю над документами работает в качестве члена команды технического письма. Техническое письмо в основном стремится уловить суть процедуры или продукта, а затем сформулировать ее на языке, который легче понять потребителями. Однако это связано не только с описанием и переводом. Специалист по техническому документообороту должен быть предельно точным и должен обеспечивать, чтобы на всех материалах использовался согласованный язык и кодирование. Информация, опубликованная или распространяемая, которая не может быть легко понята, может привести к травме или неправильному использованию продукта, которые могут иметь негативные последствия для производителя.

Большинство из тех, над которыми работают специалисты по контролю документов, - это руководства по эксплуатации и техническая документация, которые сопровождают электронные и технологические продукты. Когда письменная команда закончила компиляцию этой информации, специалист по контролю документов просматривает ее, ищет ясность и точность. Это часто связано с использованием специальной отраслевой лексики высокотехнических терминов. Эти термины должны определяться и использоваться последовательно во всех материалах. Когда специалисты находят ошибки или обнаруживают места, где требуется больше разъяснений, они обычно отправляют документы, о которых идет речь, в письменную группу.

Эффективность работы специалиста по документообороту обычно требует пристального внимания к деталям и склонности к сложным материалам. Однако специалистам, как правило, не нужно обладать множеством предметов. Большую часть времени специалистам по документам разрешено изучать все отрасли промышленности на рабочем месте. Исключения существуют для проектов на военной и национальной арене обороны, поскольку эти специалисты обычно должны иметь непосредственное знание частей, которые строятся и описываются. Однако в большинстве других случаев степень бакалавра, письменное и редактирование опыта и сильные организационные навыки являются единственными требованиями.

Вне техники и науки термин «специалист по контролю документов» иногда, хотя и редко, применяется к сотрудникам начального уровня, которые часто являются немногим более, чем почтовые служащие. Эти сотрудники обрабатывают приток документов, заметок процессов и сортировку входящей и исходящей почты. Этот вид профессионалов и тех, кто работает в топ-классах производства, имеет мало общего с тем, чем должно занимать должность.