Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

председатель - фамилия и инициалы председательствующего в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается);

секретарь - фамилия и инициалы в именительном падеже.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" оформляются от границы левого поля по всей ширине строки и заканчиваются двоеточием.

Если присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных более 10 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка ("Список прилагается").

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решения содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Протокол составляется секретарем заседания или другим назначенным лицом. В трех-, пятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограмме или фонозаписи, редактируется, подписывается, оформляется. С протоколом подшиваются в дело представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.

Непосредственно под реквизитом "Наименование организации" прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" - слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Оформляются слова "Председатель", "Секретарь" и их фамилии с инициалами.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется уполномоченным должностным лицом для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита "Подпись".

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих

И внутренних документов

Доставка документов в Правительство Пермского края, администрацию губернатора Пермского края, аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электрической связи.

В исполнительных органах государственной власти Пермского края, администрации губернатора Пермского края прием, обработка, регистрация и распределение документов, адресованных непосредственно в министерства, агентства, инспекции, комитеты, осуществляются централизованно департаментом документационного обеспечения на основании заключенных соглашений об информационно-документационном обмене.

В аппарате Правительства Пермского края прием и регистрация документов осуществляются также централизованно.

Прием обращений граждан, поступивших по почте, личных обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения.

Прием и регистрацию входящих служебных писем и телеграмм, адресованных губернатору Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, постановлений Законодательного Собрания Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией департамента документационного обеспечения.

Регистрацию актов губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, прием и регистрацию договоров и соглашений Пермского края и Правительства Пермского края осуществляет отдел правовых актов управления документационного обеспечения.

Передача документов, телеграмм, принятых по каналам связи, из спецчасти отдела специальной документальной связи аппарата Правительства Пермского края в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, структурные подразделения администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, другие организации осуществляется под расписку в журнале учета.

Входящие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

Каждый входящий документ регистрируется в отдельной регистрационной карточке.

Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа (в пределах документов, включенных в дело).

Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через дефис, например: СЭД-07-01-45.

В процессе регистрации входящего документа в ИСЭД-ЭА-УПР в правом нижнем углу первого листа документа ставится штамп.

Повторная регистрация документа не допускается.

Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции проводит отдел по организации работы со служебной корреспонденцией департамента документационного обеспечения исходя из оценки содержания документав соответствии с распределением обязанностей между губернатором Пермского края, руководителем администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем аппарата Правительства Пермского края и в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции.

Все документы, поступающие в управление документационного обеспечения для регистрации до 17.00, регистрируются в ИСЭД в день поступления, поступившие после 17.00 - на следующий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.