Управление закупками (материпльно-техническое снабжение)

Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, обычно предполагают ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков, отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение, составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами, выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку, регистрация документов, на основании которых производится покупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма), оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено / не оплачено / просрочено), получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбору поставщика могут быть выполнены средствами задачи "Маркетинг". Получение и отслеживание заявок на приобретение должно обеспечиваться задачей "Управление документооборотом". Кроме того, заявки на поставку продукции возможно вести также и в модуле "Управление закупками", используя в виде заявок документы, находящиеся в состоянии "Оформление".

Для количественно-суммового контроля взаимоотношений с поставщиками рекомендуется использовать модуль "Расчеты с поставщиками и получателями".

Непосредственно в модуле "Управление закупками" должны быть сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение.

Вследствие глубокой интеграции всех входящих в систему задач и наличия единой базы данных, все сведения, необходимые для оформления документов могут быть введены путем выбора из существующих таблиц базы данных. Подключение нужной таблицы (классификатора, справочника) в момент заполнения той или иной графы документа должно обеспечиваться автоматически. При отсутствии в таблице необходимых данных они могут быть введены без выхода из режима оформления текущего документа. Интеграция задачи "Управление закупками" со складским учетом и планированием производства позволяет отслеживать установленные уровни нормативных запасов (материалов, комплектующих, товаров), выявлять дефицит и продукцию, не пользующуюся спросом (неликвиды).

При реализации задачи управления закупками могут возникать различные особенности, например:

· управление экспедицией, формирование доверенностей;

· использование нематериальных позиций (услуг) в документах на закупку;

· автоматизированное распределение товаров по складам;

· учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

· ведение комплектов, операции по закупке комплектов - регистрация фактических операций по закупкам;

· поддержка полной интеграции с задачей "Расчеты с поставщиками и получателями";

· поддержка различных валют и международных закупок;

· учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной стоимости конкретных закупаемых изделий.

Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:

1. отчеты о закупаемых материалах и изделиях в разрезе групп, партий, внешней классификации;

2. отчеты по зарегистрированным приходным накладным;

3. аналитический отчет по поставщикам;

4. отчет о состоянии заказов на закупку;

5. отчет о полученных, но не оплаченных изделиях;

6. отчет о несоответствии в закупках.

Управление продажами (сбыт)

Пользовательский интерфейс программного модуля управления продажами реализуется, как правило, аналогично интерфейсу задачи "Управление закупками".

Новым элементом интерфейса задачи "Управление продажами" является функция формирования отпускных цен. Программный комплекс должен позволять создавать и поддерживать произвольное число различных прайс-листов. Так, отдельные прайс-листы можно иметь для крупнооптовой и мелкооптовой торговли, для розничных продаж, на выделенные группы товаров и услуг и т.п. Прайс-лист формируется вручную либо автоматически, рассчитывая предполагаемую цену реализации путем наложения на учетную цену описанную пользователем гибкую систему торговых наценок (скидок) и порядок налогообложения.

К особенностям реализации задачи управления продажами могут быть отнесены следующие возможности:

1. произвольное число позиций в документе на продажу;

2. учет типа налогообложения при оформлении документа;

3. гибкая возможность изменения цен путем оперативной коррекции прайс-листов;

4. использование нематериальных позиций (услуг) в документах на продажу;

5. автоматическое назначение номеров документам на продажу с возможностью их коррекции пользователем;

6. возможность формировать документ в национальной либо любой из зарегистрированных валют с расчетом рублевого или валютного эквивалента;

7. возможность корректировки курса валюты непосредственно в процессе формирования документа; возможность ведения продаж наборами (комплектами) товаров и услуг;

8. динамический контроль наличия товаров на складе при выписке счета;

9. возможность оформлять счета для отсутствующих в наличии товаров (вариант предоплаты);

10. автоматическое либо ручное резервирование товара на складе при выписке документа и гибкое управление резервом;

11. возможность управлять выбором склада, с которого должна произойти отгрузка;

12. возможность автоматически оформлять накладную по выписанному документу-основанию;

13. контроль повторных попыток оформить накладную на отпуск по уже исполненному документу-основанию;

14. возможность автоматически производить списание товара на складе при оформлении накладной на его отпуск;

15. автоматическая фиксация всех операций с материальными ценностями и по реализации услуг в бухгалтерском контуре.

Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:

· печать реестра накладных;

· отчеты о состоянии документов оснований на продажу (в исполнении, просрочены, оплачены и др.);

· отчеты о реализованных товарах в разрезе групп, партий, внешней классификации, получателей;

· отчет о несоответствии в накладных на продажу и расходных складских ордеров.

Складской учет

Подсистема Складской учет по выполняемым функциям тесно связана с задачами снабжения и сбыта.

Основные возможности задачи складского учета во всех системах примерно одинаковые:

1. (ввод (формирование) расходных и приходных накладных;

2. автоматизированное распределение товаров по складам;

3. управление операциями приемки товаров, формирование актов рассогласований (коммерческих актов);

4. формирование приходных и расходных складских ордеров, распределение по материально-ответственным лицам;

5. операции внутреннего перемещения;

6. операции отпуска в производство;

7. операции списания, выбытия;

8. динамический пересчет складских остатков;

9. учет партий товаров, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий);

10. ведение учетных цен и списания по методу средневзвешанных цен, LIFO,FIFO;

11. формирование реестров складских документов, прошедших обработку,

12. формирование оборотных ведомостей движения за период в разрезах: склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ, вид операции;

13. формирование ведомостей остатков МЦ на любую дату в разрезах: склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ;

14. контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных позиций, прогноз дефицитов;

15. проведение инвентаризации, формирование ведомости фактически выявленных остатков, сличительной ведомости по итогам инвентаризации, расчет оборотных ведомостей движения по рассогласованным позициям.