Роль структуры управления в формировании ИС

Создание и использование информационной системы для любой организации предполагает выполнение следующих условий:

– структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме (ИС) - эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды; на государственном предприятии - решение экономических и социальных задач;

– информационная система должна контролироваться людьми, которые понимают ее назначение, цели и задачи, и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами;

– ИС должна обеспечивать производство достоверной, надежной, систематизированной и своевременной информации.

Управление – целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей.

В зависимости от степени автоматизации решения задач управления выделяют автоматическое и автоматизированное управление.

Задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.

Управление в любой организации выделяются в особую функцию, на выполнение которой ориентируются определенные подразделения организации – органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации выделяются управляемый процесс (объект управления) и управляющая часть (субъекты, органы управления), которые в совокупности определяются как система управления. Орган управления является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

– Сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;

– Анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

– Выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

– Передача управляющего воздействия объекту.

Рис. 18. Схема информационных потоков в системе управыления

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т.е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту. Обратная связь позволяет установить эффективность управляющего воздействия.

Основные функции управления:

– планирование;

– календарно-плановое руководство;

– оперативное управление;

– контроль.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

– Определение целей и задач;

– Разработку стратеги и, программ, планов для достижения поставленных целей;

– Определение необходимых ресурсов;

– Доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

– Требования к планам:

– Обязательность исполнения;

– Необходимость сочетания и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных);

– Конкретность;

– Гибкость;

– Установление ответственных за исполнение лиц и сроков выполнения.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях:

Регулирование – процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых;

Координация – согласование действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Задачи календарно-планового руководства:

– Формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

– Слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

– Анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

– Выработка вариантов корректирующих воздействий;

– Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

– Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

– Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

– Анализ и прогнозирование развития ситуации;

– Принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

– Разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

– Оформление соответствующих отчетных документов.

Контроль, основной задачей которого является определение отклонений от плана, фиксирование и быстрое их устранение.

Выделяются три стадии контроля:

Предварительная – осуществляется до начала плановых работ, кода тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и исполнителями с цель приведения к соответствия организационной структуры;

Текущая – текущий контроль оценка деятельности подразделений и исполнителей;

Заключительная – анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей.

Процесс сбора информации и передачи управленческого воздействия от объекта к органам управления и обратно осуществляется по информационному контуру. В рамках информационного контура передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация о принимаемых управленческих решениях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим действия с информацией, образуют информационную систему организации.

Информационная система существует в любой организации.

Цель информационной системы – производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

Информационная система не обязательно должна быть автоматизированной.

Информационная система включает следующие компоненты:

– управленческий персонал;

– процедуры и технологии функционирования информационной системы;

– техническое обеспечение;

– программное и математическое образование;

– информационные ресурсы – организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий для функционирования организации.

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляется с помощью информационных технологий.

Большинство систем управления являются многоуровневыми или иерархическими. Обычно различают три уровня управления – высший, средний, низший (рис. 19).

Рис. 19. Управленческая пирамида

Наличие функциональных элементов в управляющей части организации приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.

Рис.20. Управленческая пирамида и информационные подсистемы управления

Информационные системы (подсистемы) стратегического уровня - инструмент помощи руководителям высшего уровня. С их помощью подготавливают стратегические исследования, анализируют длительные тренды, тенденции и в делах фирмы, и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях внешней среды с существующей организационной возможностью получения преимуществ. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где возможны наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через три года, через пять лет? Акции каких компаний следует приобрести в расчете на долгосрочную перспективу?

Системы (подсистемы) уровня тактического управления разрабатывают для контроля, управления, принятия прямых решений и административных действий средних менеджеров. Основные вопросы, адресованные им: хорошо ли работают управляемые объекты? нужно ли улучшать систему управления? какие связи стали ненужными? какие бизнес-процессы нуждаются в улучшении? Системы уровня управления обычно очень быстро обеспечивают периодические отчеты, выполненные по утвержденным шаблонам. Пример - система управления состоянием объектов и систем, которая сообщает о перемещении и распределении общего количества продукта деятельности фирмы, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая те области деятельности, где фактические издержки превышают бюджеты.

Системы уровня управления поддерживают в некоторых случаях и принятие нестандартных решений. Они предназначены для работы с менее формализованными данными, чтобы разрабатывать на их основе менее структурированные решения, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы "что, если...?". Что произойдет с производственным календарным планом, если мы удвоим продажу в декабре? Что случится с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных, которые не могут быть получены от существующих систем эксплуатационного уровня.

Системы (подсистемы) уровня знания поддерживают работников знания, аналитиков текущей информации и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь фирме интегрировать новое знание в бизнес и управлять подсистемами знания, необходимыми в текущей и перспективной деятельности компании. Разработка систем уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня является одной из наиболее привлекательных областей разработки приложений в информатизации бизнеса.

Системы (подсистемы) операционно-эксплуатационного уровня поддерживают управление операциями, следят за элементарными действиями организации, такими как продажи, платежи, работа с депозитами, платежными ведомостями, кредитование оперативных финансовых решений, и регулируют поток материалов на производстве. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через предприятие. Для ответа на организационные, технологические и производственные вопросы информация должна быть доступна, оперативна и точна. Это наиболее естественно автоматизируемая часть любого предприятия.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов, могут обслуживаются небольшими собственными информационными системами.

В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные локальные информационные подсистемы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований. Все зависит от конкретных способов формирования информационных потоков и пучков, а также информационного поля предприятия.

В таблице 5 приведены основные задачи, которые должны быть отражены в автоматизированной системе управления фирмой.

Таблица 5. Функциональные задачи управления формой.

Функции и задачи управления	Функциональные задачи
Оперативное управление предприятием	Управление материально-техническим снабжением Управление сбытом и реализацией продукции Управление бартерными операциями и взаимозачетами Управление запасами – движение и наличие материальными ценностями Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями Управление штрафными обязательствами Управление финансами Управление производством Управление проектами Управление себестоимостью продукции Управление персоналом, учет кадров Управление делопроизводством Управление транспортом
Задачи планирования	Финансовое планирование Календарно-сетевое планирование Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития Техническая подготовка и планирование производства Планирование себестоимости продукции – товаров и услуг Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей
Задачи бухгалтерского учета	Кассовые и финансово-расчетные операции Учет валютных операций Учет товарно-материальных ценностей Учет основных средств и нематериальных активов Учет труда и заработной платы Учет фактических затрат Ведение главной книги и составление баланса Налоговый учет Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах
Задачи контроля	Контроль выполнения планов Контроль исполнения бюджета Контроля взаимных финансовых обязательств Контроль использования ресурсов Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Контроль исполнительской дисциплины
Задачи анализа	Анализ выполнения планов и использование ресурсов Анализ финансовой и хозяйственной деятельности Анализ эффективности использования оборотных средств Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с планами Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов