Что такое документы «внутреннего характера» ?

2. Нужно ли оформлять документы, не выходящие за пределы организации, на бланке ?

3. Чем отличаются в должностной инструкции «функции» от «должностных обязанностей» ?

4. Каким документом определяется порядок построения и оформления характеристики ?

5. Как на общем бланке документа разделить такие наименования документов, как «Протокол заседания коллегии», «Акт проверки качества продукции» и т.п. на две составные части ?

6. Каким документом устанавливаются правила индексации документов?

7. Являются ли исходящими такие документы, как приказ, распоряжение, служебная записка, докладная записка и т.д.

8. Надо ли печатать вторые и другие экземпляры исходящих писем на бланках ?

9. Что размещается в отметке о поступлении документа ?

10. На скольких листах выпускают приказ и другие распорядительные документы ?

11. Как заверяют копии документов ?

12. Распространяются ли требования на правила оформления отдельных реквизитов в других системах документации ?

13. Обязательно ли на бланках документов применять ограничительные отметки для реквизитов «дата», «индекс», «адресат» и др.

14. Какое подразделение должно внедрять стандарты на документы?

Задание 2.

Проработайте теоретический материал, ответьте на вопросы

1. Какие организации имеют право создавать свои бланки документов ?

2. Предусматриваются ли стандартами на ОРД должностные бланки ?

3. Какому варианту расположения реквизитов заголовочной части отдается предпочтение ?

4. Как следует размещать на бланке наименование организации, если наименование вышестоящих организаций содержит большое количество печатных знаков ?

5. Допускается ли отпускать некоторые ступени подчиненности ?

6. Разрешается ли при разработке бланков ОРД применение сокращенных наименований министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий ?

7. Нужно ли сокращенное наименование организации указывать на бланке в скобках или в кавычках ?

8. Какие размеры установлены для изображения герба, наград и эмблемы ?

9. Можно ли и почему в бланках документов организаций вместо реквизита «эмблема организации или предприятия» располагать «товарный знак» (знак обслуживания) ?

10. Допускается ли на бланках документа наряду с эмблемой организации помещать другие эмблемы ?

11. Какой номер телефона следует указывать на бланке министерства, домашний номер министра и др. ?

12. Можно ли применять при печатании бланков кроме типографских шрифтов рисованные ?

13. Где располагаются выпускные данные бланка и что они включают ?

14. Как оформлять документы, издаваемые совместно двумя или более организациями ?

15. Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них ?

Задание 3.

Проработайте теоретический материал, ответьте на вопросы

1. Можно ли в реквизите «адресат» применить сокращение слов – зам., зав., гл. и т.д.?

2. Как адресуются документы нескольким организациям или структурным подразделениям ?

3. Если письмо является ответом на несколько писем, поступивших от разных организаций, то как следует оформлять реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» ?

Какая форма изложения должна применяться в ОРД ?

5. Как рекомендуется излагать текст письма: в третьем или первом лице единственного и множественного числа ?

6. Нужно ли в распорядительных документах в констатирующей и распорядительной частях указывать рядом с фамилией инициалы ?

7. В каких случаях в наименовании должности в реквизите «подпись» пишется: «И.о. директора» или «Вр. и.о. директора» ?

8. Сколько подписей ставится ?

9. Может ли письмо, выполненное на бланке организации, при наличии в реквизите «подпись» наименования должности, не иметь расшифровки подписи ?

10. Как оформляется подпись документов, составленных комиссией ?

11. Как проставляется печать при подписании документа двумя или более должностными лицами ?

12. Нужно ли указывать фамилию исполнителя и номер его телефона на копиях документа ?

13. Где располагается реквизит «фамилия и номер его телефона» на документах, оформленных на нескольких листах (страницах) ?

14. Кто должен ставить дату в грифе утверждения и согласования: лицо, которое утверждает документ, или лицо, которое готовит документ ?

15. Как оформляется согласование при наличии замечаний к проекту документа?

Задание 4.

Изобразить схему документопотока (от получения до отправки) с указанием основных операций делопроизводства

Задание 5

Построить структурную схему работы с входящими документами.

Задание 6

Спроектируйте продольный угловой бланк для писем любой организации по своим данным

Задание 7

Составить схему группировки и распределения входящих документов для передачи на рассмотрение и резолюцию руководителю

Задание 8

Построить блок-схему работы с исходящими документами.

Задание 9

Составить примерную форму журнала регистрации входящих документов и описать содержание каждой графы.

Задание 10

Привести примерную форму журнала регистрации исходящих документов и описать содержание каждой графы.

Задание 11

Изобразить схему примерного разделения документов предприятия на группы дел. Описать порядок группировки.

Задание 12

Составить схему составления документов при приеме на постоянную работу.

Задание 13

Составить схему составления документов при увольнении работников.

Задание 14

Составить схему порядка оформления документов при переводе работника на другую должность.

Задание 15

Составить форму «внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле».

Задание 16

Составить форму заполнения обложки дела. Составить форму внутренней описи дел. Привести форму акта о выделении документов к уничтожению.

Задание 17

Подготовить форму заверительного листа дела. Составить форму описи дел долговременного хранения

Задание 18

Опишите содержание граф Номенклатуры дел и порядок ее утверждения.

Задание 19

Составьте «Повестку дня» (не менее 3-х вопросов) и «Протокол» заседания совета молодых специалистов предприятия в соответствии с существующими требованиями. Опишите порядок согласования коллегиальных документов.

Задание 20

Представить порядок регистрации и работы с документами, имеющим гриф «ДСП».

Задание 21

Составьте письмо-запрос на имя конкретной организации на приобретение необходимого числа компьютеров по известной цене. Оформление выполните а соответствии с требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 22

Составьте проект приказа о проведении конкурса «Лучший по профессии» с приложением плана мероприятий Оформление выполните а соответствии с требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 23

Составьте программу Ваших действий для введения или организации делопроизводства на предприятии.

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, основной и дополнительной литературы

Основные источники:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-справочное пособие/ Кузнецов И.Н.– Электрон. текстовые данные.– М.: Дашков и К, 2014.– 460c. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24781.– ЭБС «IPRbooks».

3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие - - М. : : НИЦ ИНФРА-М. 2014. – 268 с. ISBN 978-5-16-003134

4. БыковаТ.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. М. : : НИЦ ИНФРА-М . 2014. –304 с. ISBN 978-5-16-004805-

Дополнительные источники:

1. Соколова О.Н., Акимочкина Т.А. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие, 2013 . – 160 с. гриф УМО

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник (+ CD ). – М.: ИНФРА, 2012. – 364 с., гриф УМО

3. Раздорожний А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. – М. : ИНФРА – 2012. - 304 с., гриф УМО.

4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.

5. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: учебное пособие. – М : ТК Велби, Изд. Проспект, 2008. – 240 с.

6. Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие. – .М : Дашков и К, АйПиЭр Медиа, 2014. – 220 с., гриф УМО

Интернет - ресурсы:

1. www.base.garant.ru - Информационно-правовое обеспечение Гарант.

2. www.auditorium.ru Информационно- образовательный портал «Гуманитарные науки»

3. http://www.consultant.ru – официальный сайт «КонсультантПлюс».

4. /www.rosmintrud.ru - официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации

5. http://www.sekretariat.ru

6. www.DOU.ru/ Документационное обеспечение управления

7. http: //www.pro-personal .ru