Документационное обеспечение управления

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению самостоятельных работ

по дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

для студентов – бакалавров всех форм обучения

Воронеж 2017

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ РАБОТ

Общие положения

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» базируется на знаниях, умениях и навыках, полученных студентами при теоретическом изучении дисциплины и выполнении практических работ, с целью - получить знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе делопроизводства, освоить порядок документирования организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, включая документы личного характера.

в процессе самостоятельной работы над курсом студенты должны освоить основные теоретические понятия и определения курса о процессе документирования и организации документооборота.

Самостоятельная работа предполагает работу по выполнению заданий на основе изучения методических материалов, конспектов лекций, учебной и специальной литературы: чтение текстов, составление конспектов, ознакомление с нормативными документами по теме; подготовку к практическим занятиям, оформлению самостоятельный (домашних) заданий, отчетов по практическим занятиям и подготовку к их защите.

При самостоятельной работе, целесообразно разбирать и выполнять различные виды документации, в том числе, и заявление о найме на работу, написание резюме, приглашение на презентацию, автобиографии, характеристики, составление доверенности и расписки. Кроме того, учащийся должен иметь навыки ведения деловой и коммерческой переписки.

Студент должен уметь не только составлять, но и оформлять различного вида документы.

Результатом изучения курса, включая процесс самостоятельного изучения, будет аттестация студентов в устной форме.

Студенты должны самостоятельно выполнить задания по проблемной тематике, уметь подготовить различные документы .

После выполнения заданий, подготовки документов необходимо проверить правильность ответов, используя учебник, материалы лекций или другой литературы, которую студенты изучали.

Схема подготовки документа приведена ниже. Рекомендовано использование ПК.

1. Общие теоретические указания по выполнению самостоятельных работ

Общая структура документа

А) угловой бланк; б) продольный бланк

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части рек­визитов (дата и номер документа.

(Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом.

Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».)

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем.

Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организа­ции (если она имеется); наименование организации; справочные дан­ные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера факсов, адрес электронной почты, и т.д.); трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

На бланках письма рекомендуется проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида доку­мента. Например: «ПРИКАЗ», РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа. Продольное рас­положение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа.

Дата документа - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой Документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

__________ №_________________ .

Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

приказ (о чем?) о приеме на работу;

протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 знаков при количестве строк не более четырех. Строки заголовка печатают через один интервал.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

Текст документа

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Адресат (реквизит 15)располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4-5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации Департамент научного проектирования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

ООО «Росснаб» Отдел логистики Начальнику отдела И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору ОАО «Облнгаз» С.В. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

КУВО «Государственный архив Воронежской области» Плехановская ул., д. 7 Воронеж 394006

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Земцеву И.А. ул. Заречная, д. 4, кв. 1 с. Никольское Семилукский район Воронежская обл. 396914

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.

Например:

УТВЕРЖДАЮ   Руководитель ООО «МИР»   личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

УТВЕРЖДЕНО Решением совета трудового коллектива ООО «МИР» протокол от 15 января 2013 г. № 2

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо пожарной инспекции от 05.06.2008 № 02- 08/185и и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение № 2   к приказу ООО «МИР» от 27 января 2013 г. № 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Приложение   к распоряжению правительства Воронежской области от 22 января 2013 г. № 32-р

Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Заместитель руководителя личная подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают/

Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Например:

И.о. руководителя

ООО «МИР» И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности руководителя И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Согласование проекта документаоформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор

ООО «Техносила»

Личная подпись И.О. Фамилия

20.01.2015

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

«О реализации приоритетного

национального проекта

«Образование» в 2013 году»

от 20.02.2013 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

ООО «МИР»

от 13 марта 2013 г. № 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО   Наименование должности   Личная подпись И.О. Фамилия 02.02.2013

СОГЛАСОВАНО   Наименование должности   Личная подпись И.О. Фамилия 02.02.2013

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор ОАО «РИК»   Личная подпись И.О. Фамилия 03.02.2013	СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор АОЗТ «Торговый дом»   Личная подпись И.О. Фамилия 03.02.2013
СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор ООО «Гарант-Сервис»   Личная подпись И.О. Фамилия   06.02.2013	СОГЛАСОВАНО   Заместитель директора ООО «Техносила»   Личная подпись И.О. Фамилия   06.02.2013

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

Визы согласования документа (реквизит 24) - внутреннее согласование.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель

ООО «МИР» личная подпись И.О. Фамилия

06.02.2015

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом.

Например:

С проектом не согласен, замечания прилагаются.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области личная подпись И.О. Фамилия 06.02.2015

или

С п. 7 проекта не согласен.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области личная подпись И.О. Фамилия 09.02.2015

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

На документе, подлинник (второй экземпляр) которого остается в организации, визы проставляют в нижней части или на оборотной стороны последнего листа документа в правом нижнем углу и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит «Отметка об исполнителе» (ФИО и телефон , через один межстрочный интервал, шрифт 9)

Оттиск печати

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на личную подпись, а лишь на последнюю четверть наименования должности свободное пространство ниже.

На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Исходные положения о документах личного характера

Документы личного характера в том числе персональные данные, используются при обращении в государственные учреждения, к руководству предприятия от лица составителя документа.

К документам личного происхождения относятся

· заявления;

· резюме;

· автобиографии;

· расписки;

· личные доверенности и другие документы.

Документы личного происхождения обязательно дол­жны иметь следующие реквизиты

· название вида документа;

· текст;

· дату;

· подпись.

Текст документов личного характера может быть произвольным.

Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя.

Заявление могут быть нескольких видов - с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, пре­доставлении отпуска.

Заявление работник пишет, как правило, от руки, в произвольной форме или на специ­альных унифицированных бланках, разработанных на данном предприятии.

Заявление имеет следующие элементы:

· название вида документа «Заявление»,

· дата,

· адресат (кому направлено),

· от кого направлено,

· текст,

· подпись.

Заявление о приме на работу

Писать его нужно на бумаге формата А4, так как это формат листов документов личного дела, а заявление о приеме на работу помещается в личное дело работника. В заявлении в данных о заявителях отмечается должность, место работы, при необходимости - домашний адрес, паспортные данные.

На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. За­явление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сооб­щить об этом в письменной форме, устно, по телефону.

Заявление о переводе на другую должностьимеет следующие осо­бенности. В адресате сотрудник указывает свою занимаемую на данный момент должность. В тексте указывают причины перевода.

Заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по бере­менности иродам, по уходу за членом семьи и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места уче­бы, больничный лист, справка из поликлиники и т.п.), без чего решение вопроса невозможно. Документы представляются вместе с заявлением.

Резюме

Резюме - документ, содержащий сведения биографического ха­рактера. Он представляется лицом-составителем при трудоустройстве на работу в коммерческую структуру.

Резюме имеет следующие элементы:

· название вида документа «Резюме»;

· дата;

· ФИО;

· дата рождения;

· почтовый адрес претендента;

· телефон;

· семейное положение;

· текст;

· подпись.

Сначала пишется имя, отчество, фамилия, домашний адрес, теле­фон, дата рождения.

Текст излагается по разделам:

Ø Цель резюме. Место, на которое претендует составитель.

Ø Опыт работы (Трудовая деятельност)ь. Перечень составляют с настоящего време­ни до момента окончания школы - в обратном порядке. Если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также отнести эту информацию к этому разделу.

Ø Иная деятельность

Ø Образование. Сначала указывается высшее: какой вуз и когда за­кончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном по­рядке другие виды образования до года окончания школы.

Ø Публикации если имеются.

Ø Указать все, что может заинтересовать работодателя, например Повышение квалификации ( если имеется).

Ø Владение иностранным языком (какими?) и степень владения (читаю, перевожу со словарем: читаю, перевожу со словарем, могу изъясниться; свободное влвдение)

Ø Дополнительные сведения. Указать: наличие водительских прав категории «____». Личный автомобиль. Личный ПК. Уверенный пользователь ПО MS Office, Internet, E-mail, замужем (не замужем), вдова (вдо­вец), есть ли дети, возраст детей, и пр.

Ø Личностные качества

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге формата А4. Приветствуется разместить фото.

ОБРАЗЕЦ ФОТО Имя Отчество ФАМИЛИЯ Дата рождения     Контакты E-mail: тел (моб) тел. (дом)   Цель Получение должности с мотивированной оплатой труда и перспективой карьерного роста в ……………….сфере (сферах) деятельности     Опыт работы 16.01.2014 – 11.07.2016 Наименование организации: ООО «….» Должность:). Профессиональные навыки и знания: Воронеж   15.09.2010 – 15.01.2014 Наименование организации: Должность: Профессиональные навыки и знания     Май 2008г. – сентябрь 2010г. Наименование организации: Должность: Профессиональные навыки и знания Лиски, Воронеж ская область Иная деятельность 2007 – 2008 (июнь-август)– производственная практика на предприятии «…………………». Воронеж Образование 2006 - 2011 гг. Воронежский институт высоких технологий Специальность: …………………… 2002-2005 гг. Воронежский экономико – правовой колледж. Юридический факультет Специальность: юрист Воронеж   Публикации и научные достижения     Повышение квалификации   Воронеж   Владение иностранным языком     Дополнительные сведения .   Личностные качества

Автобиография

Автобиография –документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудовой деятельности работника (в хронологическом порядке).

Автобиографию пишет сотрудник собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, в хронологической последо­вательности

АВТОБИОГРАФИЯ
00.00.0000
Я, Фамилия Имя Отчество (в именительном падеже), родился (ась)
00 месяца 0000 г. в г. (название города), в семье (социальное положение).
Отец, Фамилия Имя Отчество – должность и место работы.
Мать, Фамилия Имя Отчество – должность и место работы.
В 0000г. семья переехала в г. (название города) – если было.
В 0000г. я поступил (а) в …школу № … г. (название города).
В 0000г. поступил (а) на … факультет … и в 0000г. закончила … .
( или где и учусь по настоящее время ).
Подпись	И.О. Фамилия

Расписка

Расписка - документ, подтверждающий получение ее составителем каких-либо материальных ценностей

Расписки составляются в произвольной форме и содержат следующие элементы:

· наименование документа "РАСПИСКА";

· указание данных о лице, составляющем расписку;

· указание на получение денежных или материальных ценностей (когда, где, от кого они получены);

· дата составления расписки;

· подпись составителя.

В особых случаях в расписке указывают свидетелей, в присутст­вии которых она написана. Свидетели заверяют документ своими подписями. Правила изложения текста расписки таковы: полученную сумму денег в расписке указывает цифрами, а в скобках - прописью (словами). Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают.

В расписке категорически не допускаются какие-либо исправле­ния или подчистки.

Доверенность (личная)

Доверенность - документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенные действия от лица доверителя (авторы доверенности)

ДОВЕРЕННОСТЬ
00.00.0000
Я, Фамилия Имя Отчество, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за _______(название месяца) 0000г. в размере 0000
( Сумма прописью) рублей должность и Фамилия Имя Отчество (доверенного лица в дательном падеже).
Должность доверителя Подпись	И.О. Фамилия
Подпись Фамилия И.О.(доверителя в родительном падеже) удостоверяю
Секретарь (работник отдела кадров) Подпись И.О. Фамилия
М.П.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного доку­мента (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

К ней относятся документы по поводу каких-либо про­исшествий, сложившихся ситуаций, фактов, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформ­ляются на чистых листах бумаги с воспроизведением реквизитов и подписываются составителем.

Объяснительные за­писки не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от ру­ки, адресуется руководителю, который ее потребовал, в течении 2 дней после полученного указания и должна иметь дату.

Объяснительная записка имеет следующие элементы:

· название вида документа " Объяснительная записка ";

· дата;

· адресат (кому направлена);

· от кого направлена;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки

		Адресат (должность, название
		организации , И.О. Фамилия
		в дательном падеже ) кого (должность, Ф.И.О)
Объяснительная записка
Текст (дата события и причина написания объяснительной записки.
Указываются последствия нештатной ситуации).
00.00.0000		Подпись И.О. Фамилия

Формуляр-образец объяснительной за­писки

Исходные положения о документах служебной переписки

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть водящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, инициативные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, с указанием всех необходимых реквизитов. Если текст не превы­шает семи строк, то допустимо использовать формат А5, при условии, что это оговорено в Инструкции по делопроизводству организации.

Текст письма строят по схеме:

· введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

· доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме);

· заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превышать две страницы.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам или отчетам о деятельности.

Текст письма должен содержать достаточно обоснованные а