Работа с фильтрами, сортировка данных в эт.

Цель работы -изучение методов представления данных в ЭТ в виде, удобном для их анализа и поиска.

Общие сведения.

В настоящее время существует множество программ по работе с большими базами данных (БД). Они призваны обрабатывать сложные взаимосвязанные таблицы, запросы и отчеты. Но когда дело касается простых таблиц, это удобно делать в Excel.

В Excel база данных (илисписок) – это диапазон ячеек на листе , обладающий следующими свойствами:

§ Первая строка диапазона- это имена полей БД.

§ Строка диапазона – это запись БД.

§ Столбец диапазона – это поле записи (в столбце находятся данные одного типа).

Базы данных (БД)предназначены для хранения больших объемов структурированной информации. Основными операциями при работе с БД являются:

· Организация ввода данных;

· Просмотр данных;

· Сортировка и фильтрация данных в таблицах;

· Подведение итогов.

Инструменты работы с БД в Excel

Все инструменты работы с БД в Excel сосредоточен в одном пункте меню – Данные. При вызове пунктов из меню Данные необходимо находиться в одной из ячеек таблицы БД. Таблица БД допускает все те же действия, что и обычная таблица Excel.

Организация ввода данных.

Ввести новую запись в БД можно обычным для таблиц вводом данных в ячейки.

Вводить и просматривать информацию можно не только в режиме таблицы, но и в режиме формы, который вызывается командой Данные \ Форма ( смотри справочную систему ).. Изменение структуры БД (удаление существующего поля, добавление нового поля) осуществляется. стандартными операциями работы со столбцами таблицы

Сортировка- это упорядочение записей в БД. Чтобы отсортировать записи в БД, надо:

1. активизировать любую-ячейку БД;

2. выполнить команду Данные \ Сортировка;

3. в открывшемся окне диалога Сортировка диапазона задать нужный порядок сортировки записей;

4. щелкнуть ОК.

В команде Сортировка заложена возможность сортировки данных максимум по трем столбцам.

Задание №1.

Отсортируйте записи по полю «Выработка» в ЭТ из лабораторной работы по начислению зарплаты в порядке убывания и запишите результаты сортировки в Лист3.

Порядок выполнения работы.

1. скопируем вначале таблицу в Лист3 (выделим активную часть таблицы (диапазон А1:Н16)

2. выполним команду Правка \Копировать,

3. щелкнем по ярлычку Лист3, активизируем ячейку А1, в которую следует копировать

4. выполним команду Правка / Вставить)

5. удалим итоговую строку и строку с номерами граф таблицы, чтобы они не были включены в сортировку (выделим эти строки и выполним команду Правка / Удалить);

6. активизируем любую ячейку таблицы

7. выполним команду Данные \ Сортировка

8. в открывшемся окне диалога Сортировка в поле Сортировать по израскрывающегосясписка выберем щелчком Выработка, установим переключатель по убыванию

9. щелкнем ОК.

В больших списках бывает трудно найти и извлечь требуемые данные. Сортировка помогает в этом, но все равно приходится работать с целым списком. Ехсеl дает возможность задать вывод на экран только тех данных, которые нужны для работы ( удовлетворяющими определенным условиям). Это называется Фильтрация данных . При этом остальные строки оказываются скрытыми.

Фильтрация списков с помощью Автофильтра.

Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков непосредственно в строку названия полей. При помощи этих кнопок можно задать критерии отбора строк таблицы.

Можно задать условия в нескольких полях. Они будут работать по принципу логического И.

Задание №2.

Отберем, например, тех рабочих, у кого выработка превышает норму и выплаченная зарплата не превышает 700.

Порядок выполнения работы:

1. скопируем таблицу на Лисг4;

2. активизируем любую ячейку скопированной таблицы

3. выполним команду Данные I Фильтр I Автофильтр

4. щелкнем кнопку Автофильтра, расположенную рядом с полем «Выработка» и в раскрывшемся списке щелкнем Условие

5. в появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в поле Выработка слева из раскрывающегося списка выберем >, а справа введем значение нормы выработки, например 100;

6. щелкнем ОК;

7. щелкнем кнопку Автофильтра, расположенную рядом с полем «К выплате» и в раскрывшемся списке щелкнем Условие

8. в появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в поле К выплате слеваиз раскрывающегося списка выберем < =, а справа введем 700

9. щелкнем ОК.