Тема 2. Законодательство РФ в области документационного обеспечения

Выписка из ГОС СПО

ОПД.00

Общепрофессиональные дисциплины

ОПД.10

Делопроизводство: понятие делопроизводства, цели, задачи и принципы, классификация документов, требования к составлению и оформлению документов, организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел; организация электронного офиса, автоматизация ввода документов, работа с документами в текстовом, табличном редакторе, унифицированные системы документации, хранение, поиск документов, использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте.

Пояснительная записка

Рабочая программа дисциплины «Делопроизводство» предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 080802 «Прикладная информатика (по отраслям )»

Дисциплина «Делопроизводство» является общепрофессиональной дисциплиной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин.

3. Цели и задачи дисциплины

Весь процесс управления связан с информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.

Большое внимание уделяется правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство и корреспонденция. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Исходя из этого, объект делопроизводства – это оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении. Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами.

Задачи изучения дисциплины:

· изучить основные понятия и термины дисциплины;

· изучить историю развития делопроизводства в России;

· изучить нормативно-правовую базу делопроизводства;

· изучить требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению управленческих документов;

· изучить правила составления и оформления управленческих документов;

· организацию документооборота;

· технологию делопроизводства и порядок хранения документов;

· компьютерную подготовку документов и технические средства офисной деятельности;

· организацию работы офисного персонала.

4.Требования к уровню освоения содержания дисциплины

В результате изучения дисциплины студент должен:

знать:

· терминологию в области документационного обеспечения

· цели и задачи делопроизводства

· понятие документа, корреспонденции

· общие правила составления и оформления документов

· порядок хранения документов

уметь:

· составлять основные документы по своей профессиональной деятельности

· осуществлять работу по подготовке документов к хранению

· работать с документами с использованием компьютерной техники.

5. Объем дисциплины и виды учебной работы

Вид учебной работы	Всего часов	Семестры
			…
Общая трудоемкость дисциплины
Аудиторные занятия
Теоретическое обучение
Лабораторные и практические занятия
Самостоятельная работа
Подготовка к зачету
Подготовка к контрольной работе
Вид итогового контроля	К.р. зачет	К.р.	зачет

6. Разделы (темы) дисциплины)

№ темы	Наименование темы	Аудиторные занятия	Самостоятельная работа	Всего часов по курсу
Теоретическое обучение	Лабораторные и практические занятия	Комбинированные
3-й семестр
	Введение в дисциплину
	Законодательство РФ в области документационного обеспечения
	Государственные стандарты на документацию
	Документирование управленческой деятельности
	Правила оформления документации, составлять и оформлять реквизиты документа на стандартном формате бумаге.
	Итого за 3-й семестр
4-й семестр
	Документы по профессиональной деятельности
	Договорная деятельность предприятия
	Организация документооборота
	Системы документации
	Организационное и техническое обеспечение работы с документами
	Итого за 4-й семестр

Тема 1. Введение в дисциплину

Понятие делопроизводства, цели, задачи и принципы, классификация документов, требования к составлению и оформлению документов, организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел. Основные понятия: ДОУ, корреспонденция (по ГОСТ Р 51141–98) Назначение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Контрольные работы

Вариант №1

1. История развития делопроизводства в России, задачи делопроизводства.

2. Документооборот. Виды документопотоков. Индексация и регистрация документов.

Вариант №2

1. Классификация документов

2. Состав реквизитов служебных документов (ГОСТ Р 6.30-97).

Вариант №3

1. Бланк: виды, назначение, расположение реквизитов.

2. Утверждение служебных документов.

Вариант №4

1. Оформление приложений и отметок о наличии приложений к документам.

2. Согласование служебных документов.

Вариант №5

1. Виды служебных писем. Состав реквизитов письма.

2. Виды докладных и объяснительных записок, их оформление.

Вариант №6

1. Виды справок, состав реквизитов, подписание.

2. Приказ по основной деятельности, состав реквизитов, особенности построения текстовой части.

Вариант №7

1. Акт, состав реквизитов, особенности построения текстовой части.

2. Виды протокола, состав реквизитов, особенности построения текстовой части.

Вариант №8

1. Правила оформления выписки из приказа, протокола.

2. Указание, решение, постановление.

Вариант №9

1. Виды и назначение документов по личному составу.

2. Приказ по личному составу, состав реквизитов, особенности построения текстовой части.

Вариант №10

1. Виды заявлений, их отличия.

2. Номенклатура дел, состав реквизитов, особенности построения текстовой части, подписание.

3. Учебно – методические материалы для студентов

Методические рекомендации и материалы по изучению дисциплины и организации самостоятельной работы студентов

Рабочей программой дисциплины «Делопроизводство» предусмотрены аудиторные занятия в виде аудиторных занятий объеме 58 часа, а также самостоятельная работа студентов в объеме 18 часов.

Работа на теоретических занятиях. На теоретических занятиях студенты получают самые необходимые данные, во многом дополняющие учебник. Умение сосредоточено слушать лекции, активно, творчески воспринимать излагаемые сведения является непременным условием их глубокого прочного усвоения, а также развития умственных способностей.

Внимательное слушание и конспектирование материала предполагает интенсивную умственную деятельность студента. Слушая лекции, надо отвлечься от посторонних мыслей и думать только о том, что излагает преподаватель. Краткие записи лекций, конспектирование их помогает усвоить материал.

Внимание человека неустойчиво. Требуются волевые усилия, чтобы оно было сосредоточенным. Конспект является полезным тогда, когда записано самое существенное, основное. Это должно быть сделано самим студентом. Не надо стремиться записать дословно всю лекцию. Такое «конспектирование» приносит больше вреда, чем пользы. Некоторые студенты просят иногда лектора «читать помедленнее». Но лекция не может превратиться в лекцию-диктовку. Это очень вредная тенденция, ибо в этом случае студент механически записывает большое количество услышанных сведений, не размышляя над ним.

Запись лекций рекомендуется вести по возможности собственными формулировками. Желательно запись осуществлять на одной странице, а следующую оставлять для проработки учебного материала самостоятельно в домашних условиях. Конспект лучше подразделять на пункты, параграфы, соблюдая красную строку. Принципиальные места, определения, формулы следует сопровождать замечаниями: «важно», «особо важно», «Хорошо запомнить» и т.п. Целесообразно разработать собственную «маркографию» (значки, символы), сокращение слов. Не лишним будет и изучение основ стенографии. Работая над конспектом лекций, всегда следует использовать не только основную литературу, но и ту литературу, которую дополнительно рекомендовал лектор. Именно такая серьезная, кропотливая работа с лекционным материалом позволит глубоко овладеть знаниями.

Лабораторные и практические занятия.Лабораторные и практические занятия подразумевает решение практических задач, подготовку сообщения на заданную тему и участие в осуждении проблемы, затронуто сообщением. Сообщение должно занимать по времени не более 3 – 5 минут. Основной вид работы на семинаре – решение расчетно-графических задач.

Подготовка к практическому (лабораторному) занятию начинается с тщательного ознакомления с условиями предстоящей работы, т.е. с обращения к планам семинарских занятий. Определившись с проблемой, привлекающей наиболее внимание, следует обратиться к рекомендуемой литературе. Следует иметь в виду, что в семинаре участвует вся группа, а потом задание к практическому занятию следует распределить на весь коллектив. Задание должно быть охвачено полностью и рекомендованная литература должна быть освоена группой в полном объёме.

Для полноценной подготовки к практическому занятию чтения учебника недостаточно – в учебных пособиях излагаются только принципиальные основы, в то время как в монографиях и статьях на ту или иную тему поднимаемый вопрос рассматривается с разных ракурсов или ракурса одного, но в любом случае достаточно подробно и глубоко. Тем не менее, для того, чтобы должным образом сориентироваться в сути задания, сначала следует ознакомиться с соответствующим текстом учебника – вне зависимости от того, предусмотрена на лекциях в дополнение к данному семинару или нет. Оценив задание, выбрав тот или иной сюжет, и подобрав соответствующую литературу, можно приступать собственно к подготовке к семинару.

Тщательная подготовка к лабораторным и практическим занятиям, как и к лекциям, имеет определяющее значение: семинар пройдет так, как аудитория подготовилась к его проведению. Самостоятельная работа – столп, на котором держится вся подготовка по изучаемому курсу. Готовясь к практическим занятиям, следует активно пользоваться справочной литературой: энциклопедиями, словарями, альбомами схем и др. Владение понятийным аппаратом изучаемого курса является необходимостью.

Правила поведения на лабораторных и практических занятиях:

· на занятия желательно являться с запасом сформулированных идей и знаниями методик для расчетно-аналитического анализа.

· если вы что-то решили произнести на семинаре, то пусть это будет нечто стоящее – не следует сотрясать воздух пустыми фразами;

· выступления должны быть по возможности компактными и в то же время вразумительными, не занимайте эфир надолго. Старайтесь не перебивать говорящего, это некорректно; замечания, возражения и дополнения следуют обычно по окончанию текущего выступления.

На семинаре идет не проверка подготовки к занятию (подготовка есть необходимое условие), но степень проникновения в суть материала, обсуждаемой проблемы или методики решения задачи. Поэтому беседа идти не по содержанию прочитанных работ; преподаватель будет ставить проблемные вопросы, не се из которых могут прямо относиться к обработанной литературе.

Самостоятельная работа. Студент в процессе обучения должен не только освоить учебную программу, но и приобрести навыки самостоятельной работы. Самостоятельная работа студентов играет важную роль в воспитании сознательного отношения самих студентов к овладению теоретическими и практическими знаниями, привитии им привычки к направленному интеллектуальному труду. Очень важно, чтобы студенты не просто приобретали знания, но и овладевали способами их добываниями.

Самостоятельная работа проводиться с целью углубления знания по дисциплине и предусматривает:

· изучение отдельных разделов тем дисциплины;

· чтение студентами рекомендованной литературы и усвоение теоретического материала дисциплины;

· подготовку к практическим занятиям;

· работу с Интернет-источниками, базами данных;

· подготовку к различным формам контроля;

· решение расчетно-графических работ;

· написание реферата по выбранной тематике.

Последовательность всех контрольных мероприятий изложена в календарном плане, который доводится до сведения каждого студента в начале семестра.

Планирование времени на самостоятельную работу, необходимого на изучение настоящей дисциплины, студентам лучше всего осуществлять на весь семестр, предусматривая при этом регулярное повторение пройденного материала. Материал, законспектированный на лекциях, необходимо регулярно дополнять сведениями из литературных источников, представленных в рабочей программе.

Для расширения знаний по дисциплине необходимо использовать Интернет ресурсы и специализированные базы данных: проводить поиск в различных системах и использовать материалы сайтов, рекомендованных преподавателем на лекционных занятия.

Подготовка к сессии. Каждый учебный семестр заканчивается аттестационными испытаниями: зачетно-экзаменационной сессией

Подготовка к экзаменационной сессии и сдача зачетов и экзаменов является ответственейшим периодом в работе студента. Серьезно подготовиться к сессии и успешно сдать все экзамены – долг каждого студента. Рекомендуется так организовать учебную работу, чтобы перед первым днем начала сессии были сданы и защищены все практические работы, предусмотренные графиком учебного процесса.

Основное к подготовке к сессии – это повторение всего материала, курса или предмета, по которому необходимо сдать зачет. Только тот успевает, кто хорошо усвоил учебный материал.

Если студент плохо работал в семестре, пропускал лекции и семинары, слушал их невнимательно, не конспектировал, не изучал рекомендованную литературу, то в процессе подготовки к сессии ему придется не повторять уже знакомое, а заново в короткий срок изучать весь материал. А это зачастую, оказывается невозможно сделать из-за нехватки времени. Для такого студента подготовка к экзаменам будет трудным, а иногда и непосильным делом, а финиш – отчисление из учебного заведения.

При подготовке к сессии следует весь объем работы распределять равномерно по дням, отведенным для подготовки, контролировать каждый день выполнения работы. Лучше, если можно перевыполнить план. Тогда всегда будет резерв времени.

4. Методические рекомендации для преподавателя

Преподавание учебной дисциплины «Делопроизводство» осуществляется с учетом уже имеющихся у студентов знаний по философии, социологии. Практическую направленность дисциплины определяет знакомство с теоретическими и практическими методами оценки эффективности проектов. Основными формами проведения занятий с целью осмысления дисциплины являются аудиторные занятия. Для организации эффективного процесса усвоения материала студентами возможно использование различных форм: лекций, дискуссий, решение расчетных заданий, игровых форм, современных мультимедийных технологий и др.

Внеаудиторные занятия осуществляются путем организации и руководством самостоятельной работы студентов.

Для более глубокого изучения предмета преподаватель предоставляет студентам информацию о возможности использования по разделам дисциплины Интернет – ресурсов.

При наличии академических задолженностей по практическим занятиям, связанных с их пропусками преподаватель должен выдать задание студенту в виде контрольных заданий по пропущенной теме занятия.

Для контроля знаний студентов по данной дисциплине необходимо проводить текущий и промежуточный контроль.

Текущий контроль проводиться с целью определения качества усвоения лекционного материала. Наиболее эффективным является его проведение в письменной форме – по контрольным вопросам, тестам, расчетным заданиям и т.п. Контроль проводиться в виде сдачи всеми без исключения студентами контрольных заданий. В материалы письменных опросов студентов включаются и темы, предложенные им для самостоятельной подготовки. В течение работы над освоением дисциплины студенты, руководствуясь календарным планом, выполняют контрольные работы и практические задания.

Для контроля усвоения данной дисциплины учебным планом предусмотрен зачет в 4 –ом семестре и контрольная работа в 3-м семестре

Система оценки успеваемости

Рекомендуется использование бальной накопительной системы, которая предусматривает постепенное накопление баллов студентами в результате участия в различных формах занятий.

Данная система базируется, во-первых, на праве преподавателя самостоятельно определять содержание и методику своего курса и, во-вторых, на праве студента выбирать свой путь достижения желаемого результата.

Подразумевается, что научная работа студента является неотъемлемой частью образовательного процесса, смыслом становится не столько его ориентирование на усвоение готовых истин, а совместный с преподавателем и другими студентами поиск решения реальных жизненных проблем. Что в значительной степени определяет содержание и методы процесса обучения.

Может предусматриваться сначала входной тестовый контроль базовых знаний студентов и им же может заканчиваться курс обучения. Таким образом, определяется результативность обучения.

5. Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения текущего контроля и промежуточных аттестаций.