Убийцы времени - внешние помехи

Помехи извне — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:

• задержки при выходе из дому (Ключи забывали дома?);
• задержки в дороге (Очередь на маршрутку);
• болтовня с коллегами;
• неполадки с компьютером и доступом в Интернет;
• электронная почта (спам);
• совещания;
• поиск папок, ручек и т. д. (поиск чашки для кофе);
• телефонные звонки;
• курсы повышения квалификации;
• посетители;
• прослушивание сообщений голосовой почты.

А какие у вас есть убийцы времени, которые не добавлены в список? Перечислите.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Шаги инвентаризации:

1. Выписать ВСЕ свои дела

2. Рассортировать:

· Важное и срочное - А

· Важное и несрочное - Б

· Неважное и срочное - Г

· Неважное и несрочное – Д

По результатам заполняются таблицы 1 и 2.

Таблица 1 Анализ использования времени. Инвентаризация времени. Продуктивная деятельность

Анализ использования времени	Изменение расхода времени	Анализ ценности времени
Подготовка к докладу 1,5 час.	0.5 час.	В

Таблица 2Анализ использования времени. Инвентаризация времени. Помехи, перерывы в работе

Анализ временных потерь	Источники временных потерь	Листки-памятки
1.кофе 3х10 мин.= 0,5 час.   2.телефонный разговор 4х10 мин.= 40 мин.	Недостаток отдыха   Телефонные звонки	Соблюдать режим дня. Делать зарядку. Отвечать во время работы только на важные звонки

3. Составить инвентарную опись всех видов деятельности, в которой вы участвовали

а) анализ видов деятельности и расхода времени

б) листок дневных помех, перерывов в работе

4. Подсчитать дневные и недельные расходы времени на продуктивную и непродуктивную деятельность (в часах).

Продуктивная деятельность за день:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продуктивная деятельность за неделю:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Непродуктивная деятельность за день:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Непродуктивная деятельность за неделю:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Рассмотреть инвентарную опись своего времени надо с таких позиций, чтобы выявить слабые и сильные стороны вашего личного рабочего стиля. Выявив сильные стороны, вы должны систематически их развивать. Вскрыв свои личные слабые стороны вам нужно разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению.

5.Распознайте и определите в деталях с помощью своих формуляров критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки вашего стиля:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.Анализ поглотителей времени.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Примечание:

Инвентаризация времени - ключ к успешному самоменеджменту! Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект. Путем инвентаризации временных затрат вы сможете проанализировать в тезисном порядке ваши поглотители времени и найти способы их устранения.

Тема № 12: Применение информационных технологий в профессиональной деятельности.

Задание 1.Выполните задания и ответьте на вопросы теста:

Вопрос	Ответ	Код
Выберите верный ответ. Информационная технология это…	процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
выполнения различных математических расчетов: от простых арифметических вычислений до решения уравнений с частными производными;
выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы
Установите соответствие между графами. В графе «Код» расположите соответствующие заданию пары цифр.
1.программная среда	1.вид используемой техники для решения основных задач
2.техническая среда	2.набор программных средств
3.предметная среда	3.содержание конкретной предметной области науки, техники, знания
4.технологическая среда	4.инструкции, порядок пользования, оценка эффективности и др.
Перечислите основные принципы ИТ	1. 2. 3.
Выберите Неверный ответ. Комплексное применение ИТ означает…	приобретение информационной культуры
решать задачи оптимизации деятельности;
осуществлять проверку статистических гипотез средствами конструирования математических моделей и другими инструментами, необходимыми для проведения разнообразных технических расчетов
выполнять различные математические расчеты: от простых арифметических вычислений до решения уравнений с частными производными;

Литература.

1. Басовский Л.Е. Менеджмент: ИНФРА-М, 2000.

2. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала/ В.Р. Веснин. - М., Юристъ. 1998.

3. Веснин В.Р. Основы менеджмента/ В.Р. Веснин. - М.: Триада-ЛТД, 1996.

4. М.Я. Виленский, П. И. Образцов, А.И. Уман. Технологии профессионально-ориентированного обучения в высшей школе: Учебное пособие. Издание второе / Под ред. В.А. Сластенина. – М.: Педагогическое общество России, 2005.

5. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: учеб. пособие/ О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М.: МГУ, 1995.

6. Герчикова И.И. Менеджмент: Учебник/ И.И. Герчикова. - М.: Банки и биржи, Юнити, 1995.

7. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник для вузов. М.: ЮНИТИ "Банки и биржи", 1994.

8. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы: учеб. пособие для вузов/ Е.П. Ильин. - СПб. и др.: Питер, 2000.

9. Миссия как управленческий ресурс. (« ЭВ» №11, 2001г.)

10. Михайлов, В.А., Михайлов, С.В. Особенности развития информационно-коммуникативной среды современного общества / В. А. Михайлов, С. В. Михайлов // Сборник научных трудов "Актуальные проблемы теории коммуникации". СПб. - Изд-во СПбГПУ, 2004. - с. 34-52.

11. Сборник ситуационных задач, деловых и психологических игр, тестов, контрольных заданий и вопросов для самопроверки по курсу «Менеджмент»/ Под ред. Уткина Э.Л., Драчева Е.Л.-М: Финансы и статистика, 1999.

12. Стратегический менеджмент. Под ред. Петрова А.Н. СПб.: Питер, 2005.

13. SWOT-анализ как инструмент стратегического менеджмента. Серия статей. («ЭВ» №4, 9, 13, 18, 23, 34, 39, 44, 48, 2000 г., №1, 2, 6, 11, 2001 г.)

14. Основы менеджмента/ М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.:Дело, 1999.

15. Цветаев В.М. Управление персоналом/ В.М. Цветаев. - СПб: Питер, 2002.

16. Энциклопедический социологический словарь / Под ред. В. Осипова. - М., 1995.

Приложение № 1.

Функции менеджмента

Планирование.

План предприятия выступает как научно обо­снованная программа его дальнейшего развития. В плане не только ставятся определенные конечные цели, но, и предусматриваются условия их достижения.

Прежде чем рассматривать особенности планирования произ­водства в условиях рыночной экономики, кратко ознакомимся со спецификой работы по планированию при централизованной си­стеме хозяйствования, характерной для периода существования СССР. В этой системе было много позитивного, того что может быть с успехом использовано в современной России.

В условиях плановой экономики существовала система дирек­тивного (обязательного к выполнению) народнохозяйственного планирования в масштабах всей страны. Деятельность предприя­тия находилась в непосредственной зависимости от качественно­го содержания и количества директивно планируемых для него показателей.

Вышестоящими организациями предприятиям утверждался пе­речень основных показателей хозяйственной деятельности: произ­водство важнейших видов продукции в натуральном выражении; объем реализуемой продукции; общая сумма прибыли и рента­бельность; производительность труда; задания по освоению про­изводства новых видов продукции и др. Ряд расчетных показателей разрабатывался самими предприятиями (объем валовой и товар­ной продукции, численность работников, средняя зарплата и др.).

Существовала система технико-экономического планирования, основой которой была долгосрочная программа (прогноз) науч­но-технического и социально-экономического развития народно­го хозяйства (по соответствующим отраслям), определяющая важ­нейшие направления развития предприятия и его производствен­но-хозяйственной деятельности.

Сердцевиной системы планирования являлся пятилетний (сред­несрочный) план, который был направлен на решение коренных задач производства. Исходными данными для разработки пятилет­него плана предприятия являлись: данные перспективных (на бо­лее длительный срок) прогнозов и планов развития отрасли; ос­новные направления к составлению пятилетнего плана (контрольные цифры); технико-экономические нормы и нормативы.

В отличие от пятилетнего плана, текущее планирование за­ключалось в разработке годового плана предприятия, который регламентировал производственно-хозяй­ственную и финансовую деятельность предприятия на год. Разра­батывался он на базе уточненных показателей пятилетнего пла­на и контрольных цифр на соответствующий год. К моменту выполнения очередного пятилетнего плана долго­срочный прогноз уточнялся на очередные пять лет, тем самым обеспечивалась система непрерывного прогнозирования и плани­рования производства.

Планирование в условиях рыночной экономики имеет опреде­ленную специфику.

В развитых в экономическом отношении странах на предприя­тиях существует хорошо налаженная система планирования при одновременном отсутствии таковой в масштабах всей страны. Дру­гими словами, государство не требует от предприятий обязатель­ного составления и, соответственно, выполнения плановых зада­ний. При этом основное внимание уделяется долгосрочному планированию в про­тивовес планированию ежегодному. Минимальный период эффективного долгосрочного планирова­ния — пять лет, но некоторые компании делают наметки на десять и более лет вперед.

Считается, что планирование должно быть непрерывным. Постоянный пересмотр и ревизия планов необходимы, чтобы они сохраняли свою актуальность и приносили максимальную пользу, чтобы можно было проверить, как идет выполнение планов, из­менить их в зависимости от конкретной обстановки.

В большинстве случаев перспективные планы пересматривают­ся ежегодно. Многие компании предпринимают пересмотр планов каждое полугодие или даже каждый квартал. Таким образом, пред­приятие в условиях рыночной экономики представляет собой орга­низацию, действующую на основе перспективного плана.

Внимание, уделяемое планированию, является характерной осо­бенностью современного производства. Любой проект, прежде чем он доходит до производственной стадии, тщательно планируется.

Первым шагом является изучение рынка.

Планирование часто позволяет менеджеру идти на довольно серьезный риск.. Изучение рынка имеет исклю­чительно большое значение. Подготовка к производству начинает­ся только в том случае, если высший менеджмент компании уве­рен в том, что спрос на данный товар действительно существует.

Система управления, при которой в основу принятия решения о начале производства продукции положена информация о рын­ке, называется маркетингом. Особое значение маркетинговая дея­тельность имеет в условиях, когда на рынке наблюдается состоя­ние устойчивого превышения предложения продукции над спро­сом на нее. В данной ситуации предприятие планирует свое развитие исхо­дя из потребностей и желаний потенциальных покупателей. Это становится для продавца главным условием победы в конкурент­ной борьбе за покупателя. Такая система планирования производ­ства предполагает наличие у производителя продукции, как пра­вило, достаточных материальных, финансовых и трудовых ресур­сов, резервного производственного потенциала. В свою очередь, это позволяем предприятию быстро адаптироваться к постоянно изменяющимся условиям продаж на рынке и запросам потребите­лей.

Производитель продукции постоянно должен решать проблему снижения издержек производства. Используются все возможные способы снижения издержек производства до желательного уров­ня: одни виды сырья и материалов заменяются другими, упроща­ется конструкция, меняются производственные процессы, улучша­ются методы производства.

Основной задачей всех предприятий в условиях рыночной эко­номики является учет интересов потребителей. Поэтому определение возможных объемов реализации продукции и плановой цены про­дажи, а лишь затем планирование производства продукции следу­ет признать единственно верным решением для менеджера.

На стадии планирования для удешевления продукции необхо­димо осуществлять работу по упрощению конструкции изделия. Борьба за повышение производительности труда предполагает, что специалисты предприятия должны изучать конструкции изделий и менять их с единственной целью — удешевить производство.

Организация.Организация производства представляет собой со­вокупность методов, обеспечивающих наиболее целесообразное ис­пользование предметов и средств труда в процессе трудовой дея­тельности с целью выполнения установленных для предприятия плановых заданий. Только при соответствующей организации про­изводства продукции становятся возможными эффективное взаи­модействие людей в процессе совместного труда, целенаправлен­ность и четкая согласованность всех элементов системы. Тем са­мым обеспечивается оптимальное сочетание следующих процес­сов: основных (производственно-технологических), вспомогатель­ных (энергетическая, ремонтная и другие службы) и обслуживаю­щих (контроль за качеством продукции, транспортные и складс­кие операции и т.д.).

Организация производства предполагает дифференциацию про­цесса производства на операции, рациональную расстановку ра­ботников по рабочим местам, обеспечение четкой взаимосвязи между ними в целях бесперебойного выпуска продукции. Работа по организации производства, являясь одной из функций менедж­мента, связана с решением многочисленных вопросов, например: определение номенклатуры выпускаемой предприятием продук­ции; создание технологии производства и контроль над ним; орга­низация транспортировки сырья, материалов и готовой продук­ции; уход за оборудованием и его ремонт; анализ издержек произ­водства и осуществление мер по их снижению; сбор рационализа­торских предложений.

Организация производства на предприятии в решающей степе­ни предопределяется характером и уровнем его специализации. Внутрипроизводственная специализация, являющаяся продолже­нием и углублением специализации предприятия, выражается в обособлении структурных подразделений по выпуску отдельных видов продукции или по выполнению определенных стадий технологического процесса.

Систематически осуществляемые меры по повышению уровня специализации предприятия открывают возможность для совер­шенствования процесса разделения труда между подразделениями. Специализация подразделений предприятия предполагает нали­чие между ними кооперированных связей, что является непре­менным условием организации их совместной работы. Связи эти обусловлены логикой процесса производства и выражаются в ус­лугах, оказываемых вспомогательными службами основным, на­пример, в передаче полуфабрикатов из цеха в цех, обеспечении энергетическими ресурсами, выполнении ремонтных работ.

В зависимости от сочетания основных принципов организации производства — специализации и непрерывности — различают три основных типа производства: массовое, серийное и единичное.

Работа по улучшению организации производства имеет боль­шое значение для повышения его эффективности. Количество вре­мени и размер финансовых средств, которые могут быть с выго­дой затрачены на улучшение методов работы, зависят от масшта­бов использования инноваций (нововведений). Там где произво­дятся небольшие партии продукции, перспективы совершенство­вания организации производства весьма ограничены. Но в тех слу­чаях, когда процесс производства постоянно повторяется и носит массовый, непрерывный характер, возможности для улучшения организации производства практически безграничны.

Таким образом, проблема совершенствования организации про­изводства требует от менеджера поиска путей, способствующих в наибольшей степени повышению его эффективности.

Одно из таких направлений — постоянное сопоставление ре­зультатов работы предприятия и величины издержек производства. Эту задачу легче осуществить, если специалисты, занимающиеся расчетами издержек производства, будут привлекаться уже на са­мом раннем этапе работы. Конкурентная борьба в условиях рыноч­ной экономики сделала необходимым тщательный анализ издер­жек производства с целью выявления всех видов потерь. Можно сказать, что вопрос об издержках производства является централь­ным, поэтому в каждой компании работа по организации произ­водства и исчисление издержек производства всегда должны быть тесно взаимосвязаны.

В теории и практике менеджмента распространена точка зре­ния, что все функции в области улучшения организации произ­водства должны входить в обязанности либо специального подраз­деления на крупных фирмах, либо одного ответственного работ­ника — менеджера по организации производства. В действительно­сти встречается значительное разнообразие форм организации та­кой работы. Некоторые крупные компании распределяют ответ­ственность за ведение работы по организации производства между различными работниками. Координация их деятельности и конт­роль над ними могут быть возложены на одного из менеджеров высшего звена управления.

Мотивация персонала.Давно известно, что оказывать воздей­ствие на людей, стимулируя их к труду, для успешного выполне­ния поставленных задач можно с помощью двух основных методов: поощрения и наказания.

Система стимулов представляет собой совокупность вознаграждений, обещанных работнику за выполнение данной работы с определенной эффек­тивностью.

Мотивация человека складывается из системы ожиданий. Сна­чала работник ожидает, что предпринятые им усилия приведут к необходимым результатам, затем он надеется на то, что эти результаты повлекут за собой вознаграждение и он будет удовлет­ворен ценностью этого вознаграждения. Если человек не будет ощущать четкой связи между достигнутыми результатами и поощ­рением, а также если он уверен, что достигнутые результаты не будут вознаграждены, то мотивация будет низкой. Ослабление мо­тивации также происходит, если ценность получаемого вознаг­раждения для человека незначительна. Однако оценка получае­мого вознаграждения может быть неоднозначна. Сначала люди субъективно определяют отношение полученного вознагражде­ния к затраченным усилиям, а затем соотносят его с вознагражде­нием других людей, выполняющих аналогичную работу. Если срав­нение демонстрирует несправедливость, то возникает психологи­ческое напряжение. В следующий раз человек либо изменяет уро­вень затрачиваемых усилий, либо пытается увеличить уровень получаемого вознаграждения.

Мотивация бывает материальной, моральной и социальной. Ма­териальная мотивация осуществляется путем выплаты сотрудни­кам заработной платы, премий и других видов материального воз­награждения. Примерами моральной (психологической) мотива­ции являются благодарность, грамота, фото на доске почета и др. Наконец, социальная мотивация состоит в создании менеджером условий для интересной творческой работы в дружном, слаженно работающем коллективе, в котором каждый человек может рас­считывать на поддержку и взаимопомощь коллег по работе.

Менеджеры должны обеспе­чить подчиненных достойным уровнем оплаты труда, определен­ным набором социальных благ, создать комфортабельные условия для труда и отдыха сотрудников. Дополнительную мотивацию тру­да создает обстановка причастности каждого сотрудника к реше­нию актуальных для предприятия задач. С этой целью менеджер должен регулярно созывать совещания с участием работников пред­приятия. На таких общих совещаниях целесообразно свободно и откровенно обсуждать производственную политику, финансовые результаты, проблемы издержек производства, вопросы сбыта и др. Персонал предприятия должен получать полную информацию о его деятельности. Особое значение это имеет при внедрении в производство инноваций (нововведений). В тех случаях, когда ад­министрация информирует персонал о своей политике и намере­ниях задолго до проведения их в жизнь, она встречает меньше затруднений при их реализации. Для менеджера должно быть пра­вилом выражение: «Довольный рабочий — это производительный рабочий».

Таким образом, для успеха работы по улучшению методов про­изводства необходимо участие в этой деятельности рабочих и слу­жащих. Они должны быть полностью информированы о состоянии своего предприятия, его успехах и неудачах. В этом случае можно рассчитывать на взаимопонимание и участие рабочих и служащих в решении проблем.

Контроль.Это заключительная функция цикла менеджмента. Контроль заключается в наблюдении за ходом производственных процессов, выявлении отклонения от них. С помощью учета ре­зультатов работы достигается оценка ее итогов.

За рубежом на большинстве предприятий, как крупных, так и мелких, контроль над производством получил весьма большое раз­витие. Более того, считается выгодным иметь большой штат высо­кооплачиваемых работников для контроля над производством, так как это устраняет потери рабочего времени на предприятиях. Пред­приятия стремятся выполнять намеченные планы даже в случае изменения каких-либо условий работы.

Многие крупные компании в условиях действия четкой систе­мы контроля устанавливают значительно более жесткие сроки про­изводственного цикла. Это является следствием надежной деятельности поставщиков и эффективной системы контроля. Уверенность в соблюде­нии сроков поставок является необходимым условием производ­ства. Кроме того, четкость поставок позволяет сокращать издерж­ки производства путем экономии на складском хозяйстве.

Наряду с этим считается выгодным иметь определенное коли­чество резервных производственных площадей и неиспользуемого оборудования, даже если оно используется не полностью, так как это делает излишней переналадку машин, которая отнимает мно­го времени.

На предприятиях создаются аварийные запасы сырья, материа­лов, запасных частей. Однако точное соблюдение производствен­ных графиков и контроль за их выполнением позволяют сокращать запасы и экономить средства, которые могли бы оказаться замо­роженными в запасах.

Конкурентная борьба в условиях рынка делает необходимым тщательный анализ издержек производства с целью выявления всех видов потерь. Только таким способом можно достигнуть наиболь­шей экономии в производстве. Менеджер должен быть заинтересо­ван не столько в том, чтобы знать, какими в конечном счете ока­зываются издержки производства, сколько в том, чтобы контро­лировать эффективность работы предприятия. Поэтому более при­стальное внимание при контроле он должен направлять на отыс­кание причины отклонений от стандартов или нормативов. При определении размеров этих отклонений устанавливается контроль на соответствующих участках работы, чтобы решить: оправданы ли при существующих условиях работы указанные отклонения; каким способом можно в будущем устранить эти отклонения, ве­дущие к превышению нормативных издержек производства; мо­жет ли более тщательный анализ методов работы способствовать достижению лучших результатов.

Другим видом контроля является сравнение сметы доходов и расходов с реальными результатами. Его цель состоит в том, чтобы выявить отступления от плановых заданий сразу же по их возник­новении. Сравнение производится по принципу исключений, при котором по­казатели, имеющие наибольшее значение, выделяются для про­верки, а остальные отбрасываются как ненужные. Отступления от нормативов исследуются только в тех случаях, когда они суще­ственны. Контроль посредством проверки выполнения сметы до­ходов и расходов облегчает распределение ответственности среди персонала предприятия. Каждый работник, который ответственен за свой участок работы, должен работать по утвержденной смете. Через определенные промежутки времени он получает от менед­жера информацию с указанием о том, в какой мере им выполня­ется плановое задание, положенное в основу сметы.

В последнее время в теории и практике контроля появляется все больше сторонников так называемого «экологического» под­хода. Суть его можно понять путем сравнения с традиционным вариантом организации контроля на предприятии.

Традиционный подход к контролю построен на функциональ­ном принципе, при котором процесс работы дифференцируется на множество этапов. Каждый работник получает определенные задания от руководства и должен их строго выполнять в соответ­ствии с установленными правилами. Тотальный контроль за выполнением этих правил отнимает много времени и мешает работе.

Современный взгляд на контроль основан на известном в жи­вой природе принципе выживания и самоконтроля. Экосистема — это некое сообщество организмов, находящихся в сбалансирован­ных, хотя и сложных, отношениях. Несмотря на то, что члены такого сообщества могут конкурировать друг с другом за доступ к ресурсам, они всегда поддерживают общее равновесие в системе. Любое неожиданное событие может нару­шить равновесие. Экосистемы с множеством разнообразных состав­ляющих более активны и жизнеспособны.

Приложение 2