Структура и классификация информационных систем 135

Устранение указанных недостатков является одной из задач, требующих реше­ния при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной и места использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода при­каза о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

□ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

□ классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. рис. 3.2). Следует выявить, какие показа­тели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов.

1. Обследование всех функциональных подразделений организации с целью:

О понять специфику и структуру ее деятельности;

О построить схему информационных потоков;

О проанализировать существующую систему документооборота;

О определить информационные объекты и соответствующий состав реквизи­тов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2. Построение концептуальной информационно-логической модели данных для
обследованной на первом этапе сферы деятельности организации. В этой модели
должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их
реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на
котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

□ ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

□ выявление движения информации от момента возникновения и до ее исполь­
зования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде
схем информационных потоков;

□ совершенствование системы документооборота;

□ наличие и использование системы классификации и кодирования;

Глава 5. Информационные системы и технологии

□ владение методологией создания концептуальных информационно-логических
моделей, отражающих взаимосвязь информации;

□ создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия
современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Комплекс технических средств составляют:

□ компьютеры любых моделей;

□ устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

□ устройства передачи данных и линии связи;

□ оргтехника и устройства автоматического съема информации;

□ эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

□ общесистемная, включающая государственные и отраслевые стандарты по
техническому обеспечению;

□ специализированная, содержащая комплекс методик по всем этапам разработки
технического обеспечения;

□ нормативно-справочная, используемая при выполнении расчетов по техниче­
скому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации техниче­ского обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в ин­формационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональ­ных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрали­зованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.