Создание и использование шаблонов в Excel. Консолидация данных

Шаблоны представляют собой файлы, которые позволяют создавать интересные, привлекательные и профессионально выглядящие книги. Все форматирование в них уже готово — нужно только добавить свое содержимое. Примерами шаблонов могут служить бюджеты, списки, счета и отчеты. Можно изменить документ или уже существующий шаблон, а затем сохранить их как собственные шаблоны.

Сохранение книги или листа как шаблона

1. Откройте книгу, на основе которой нужно создать шаблон.

2. Добавьте, удалите или измените текст, изображения или форматирование и внесите в шаблон другие изменения, которые должны отражаться во всех новых документах, основанных на нем.

3. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

4. Во всплывающем меню Формат выберите команду Шаблон Excel (.xltx).

5. В поле Сохранить как введите имя для нового шаблона, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Создание шаблона на основе другого шаблона

Существующий шаблон можно изменить, чтобы сделать его более полезным. Добавьте статические данные в существующий шаблон и повторно сохраните файл (как шаблон).

1. На панели инструментов Стандартная выберите команду Создать из шаблона .

2. В области навигации слева в разделе Шаблоны нажмите кнопку Все.

Если шаблон не удается найти, можно выполнить поиск по ключевым словам с помощью поля Поиск.

3. Щелкните наиболее подходящий шаблон и нажмите кнопку Выбрать.

4. Добавьте, удалите или измените текст, изображения или форматирование и внесите в шаблон другие изменения, которые должны отражаться во всех новых документах, основанных на нем.

5. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

6. Во всплывающем меню Формат выберите команду Шаблон Excel (.xltx).

7. В поле Сохранить как введите имя для нового шаблона, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Создание книги на основе шаблона

1. На панели инструментов Стандартная выберите команду Создать из шаблона .

2. В области навигации слева в разделе Шаблоны нажмите кнопку Мои шаблоны.

3. Щелкните созданный шаблон и нажмите кнопку Выбрать.

Удаление шаблона из раздела "Мои шаблоны"

1. Перетащите в корзину шаблоны, которые требуется удалить.

Пример использования шаблона «Расписание».

1. Скачиваем нужный шаблон расписания при помощи программы MicrosoftOfficeExcel и сохраняем его в компьютер.

2. Открываем документ. При этом откроется точная копия шаблона.

3. Вносим необходимые записи.

4. Сохраняем документ. При этом шаблон расписания останется без изменений, и им можно будет пользоваться повторно.

Консолидация данных.

В Excel данные, используемые для обработки и анализа, могут размещаться в разных ячейках и диапазонах ячеек одного листа, на нескольких листах одной книги и даже в различных книгах. При этом с помощью консолидации и связывания объектов процесс получения и отображения результатов обработки данных можно существенно упростить.

Консолидация объектов - это процесс объединения данных из разных источников в виде итоговых значений, размещаемых в диапазоне назначения.

Объектом консолидации или источником консолидируемых данных могут быть отдельные ячейки и диапазоны ячеек, размещенные на одном или нескольких листах, в одной или разных книгах. Если объектом консолидации являются данные, размещенные на одном рабочем листе, на нескольких листах одной книги или в разных книгах, то говорят о консолидации данных, листов и книг соответственно.

Консолидация листов и книг используется для обработки данных, поступающих, например, из различных отделений одной компании.

Возможны следующие виды консолидации:

- по физическому расположению . Консолидация по расположению ячеек возможна, если данные одного типа на всех листах расположены в одних и тех же позициях относительно исходных диапазонов. Сами диапазоны при этом могут располагаться по-разному. Данные в диапазоне назначения будут расположены так же, как и в диапазонах-источниках.

- по заголовкам строк и столбцов . Этот метод консолидации позволяет консолидировать исходные данные, содержащие наряду с полями, общими для всех диапазонов, какие-либо уникальные поля. Порядок расположения полей не имеет значения. Сопоставление информации осуществляется по заголовкам строк и столбцов.

- с использованием ссылок

- ручная консолидация. Если в исходных диапазонах данные расположены одинаково, можно для подведения итогов воспользоваться командой Правка, Специальная вставка. Эта команда позволяет производить суммирование (и другие арифметические операции) копируемых данных с уже имеющимися данными в диапазоне.

Между исходными и консолидированными данными, а также между ячейками и диапазонами ячеек, диапазонами ячеек и графическими объектами, в том числе и рисунками, может быть установлена связь, позволяющая мгновенно обновлять данные после изменения исходных значений.

Связь объектов часто используется для распределения большого объема информации по различным рабочим книгам или листам, которые по отдельности подвергаются проверке, а затем объединяются в виде единой информационной системы.