Сортировка данных по нескольким полям

Стандартные средства Excel позволяют одновременно сортировать записи по трем полям.

Если сортируемый список окружен со всех сторон пустыми ячейками, то достаточно установить курсор в одну из ячеек. Последовательность сортировки полей выбирается в диалоговом окне Сортировка диапазона в раскрывающихся списках Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь, по (Then by) (рис. 18.1). Расположенные рядом с каждым списком переключатели по возрастанию (Ascending), п o убыванию (Descending) позволяют задать направление сортировки.

Переключатель Идентифицировать поля по (My list has) можно установить в следующие положения:

· подписям (No header row) – исключает первую строку с названиями столбцов из сортировки и позволяет работать с полями по их названиям;

· обозначениям столбцов листа (Header row) – если в сортируемом диапазоне первая.строка не содержит названий столбцов.

Рис. 18.1. Задание условий сортировки

Для проведения сортировки в особом порядке, например по месяцам: январь, февраль, март и т.п., нажмите кнопку Параметры. При необходимости можно установить флажок, позволяющий принять во внимание регистр букв. Можно также выбрать направление упорядочения: сверху вниз или слева направо.

При необходимости сортировки по четырем и более полям следует выполнить несколько последовательных сортировок. Чтобы не терять результаты предшествующей сортировки, необходимо вначале выполнить сортировку по последним трем ключам, а затем по самому первому.

46.Как защитить ячейку
1

Итак, для начала – как отличить защищенную ячейку от незащищенной? Выделите ячейку/ячейки, нажмите на одну из них правой кнопкой и в контекстном меню выберите “Формат ячеек…”.

2

Перейдите на вкладку “Защита”. Это самая правая вкладка в окне форматирования ячейки.
Посмотрите на две галочки, которые там есть.
Если верхняя (“Защищаемая ячейка”) отмечена – значит, редактирование данных ячеек будет недоступно, если включить защиту листа. Если же её снять – ее можно будет редактировать даже в режиме защиты.
Если отмечена нижняя (“Скрыть формулы”) – при защите листа нельзя будет увидеть формулу ячейки в строке формул.
Нажмите “ОК”, чтобы закрыть данное окно.
По умолчанию у всех ячеек верхняя отмечена

3

Выберите в меню сверху пункт “Сервис → Защита → Защитить лист…”.

4

Вы увидите окно, в котором можно настроить, как именно будет защищен лист. Можно ввести в текстовое поле пароль, который необходимо будет ввести для снятия защиты.
Теперь об основных галочках в рамке “Разрешить всем пользователям листа”. “Выделение заблокированных ячеек” – можно ли выделять ячейки, у которых стоит галочка “Защищаемая ячейка” (см. шаг 2), “Выделение незаблокированных ячеек” – у которых не стоит. “Форматирование ячеек/столбцов/строк” – можно ли формать формат ячеек (цвет, шрифт, границы, …), стобцов (ширина), строк (высота). “Вставку стобцов/строк/гиперссылок” – можно ли добавлять на страницу столбы, строки, вставлять гиперссылки, “Удаление столбцов/строк” – можно ли удалять столбцы и строки. Нажмите “ОК”, чтобы защитить лист.

5

Теперь Вы не сможете изменить содержимое ни одной из ячеек, у которых стояла галочка “Защищаемая ячейка”. Если попробуете, то увидите окно с сообщением, что Вы не можете этого сделать.

6

Чтобы снять защиту листа, выберите в меню пункт “Сервис → Защита → Снять защиту листа…”. Если Вы указывали пароль, защищая лист – Excel запросит у Вас пароль.

7

Теперь к практике. Для начала решите – какие ячейки должны быть защищены, а какие нет. На рисунке два примера – темным отмечены ячейки, которые должны быть заблокированы.
В левом проще сначала заблокировать все ячейки, потом разблокировать прямоугольное поле.
В правом проще сначала разблокировать все, потом заблокировать нужные ячейки.

8

Выделите все ячейки, нажав на прямоугольник на пересечении разметки столбцов и ячеек. Затем зайдите в уже знакомое нам окно “Формат ячеек” (нажмите правой кнопкой и выберите этот пункт в контекстном меню).

9

Перейдите на вкладку “Защита”, заблокируйте или разблокируйте все ячейки (зависит от того, каких ячеек должно быть больше – блокированных или разблокированных; см. шаг 7), установив или сняв галочку “Защищаемая ячейка” соответственно. Нажмите “ОК”.

10

Теперь измените эту галочку для тех ячеек, для которых это необходимо.
То есть, если вы заблокировали все ячейки, разблокируйте те, которые должны быть доступными для редактирования. И наоборот, если вы разблокировали все ячейки, заблокируйте те, которые должны быть защищены от редактирования.

11Теперь осталось только установить защиту листа

Как защитить лист

1. В главном меню выбираем вкладку "Рецензирование", затем на ленте в группе "Изменения" кликаем по пункту "Защитить лист".

2. В открывшемся окне "Защита листа" устанавливаем опцию "Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек". При необходимости в поле "Пароль для отключения защиты листа" устанавливаем пароль. Не зная его, будет невозможно отключить защиту листа. По окончанию кликаем на кнопку "ОК" для защиты листа или "Отмена" для отказа от этого.

3. Если в поле "Пароль для отключения защиты листа" установлен пароль, то откроется окно "Подтверждение пароля". Повторяем введенный пароль в поле "Введите пароль еще раз" и кликаем на кнопку "ОК" для защиты листа или на кнопку "Отмена" для отказа от этого.

4. При попытке изменения содержимого ячеек на защищенном листе появляется окно, предупреждающее о необходимости предварительного снятия защиты листа.

5.Для снятия защиты листа в главном меню выбираем вкладку "Рецензирование", затем на ленте в группе "Изменения" кликаем по пункту "Снять защиту листа".

6.Если ранее был уставлен пароль, в появившемся окне "Снять защиту листа" вводим установленный пароль и кликаем на кнопку "ОК" для снятия защиты листа или на кнопку "Отмена" для отказа от этого.

Снятие защиты

Сервис -> защита -> снять защиту листа

Или серфис -> макрос -> безопасность -> низкая -> Ок

47 .Параметры страницы

1. Установите текстовый курсор в области того листа, ориентацию которого следует изменить.
2. Вызовите диалоговое окно Параметры страницы и в центре вкладки Поля этого окна выберите нужную ориентацию. На этой же вкладке, в этом же окне, в раскрывающемся списке Применить выберите до конца документа.
3. Нажмите ОК в окне Параметры страницы и убедитесь, что все страницы, начиная с текущей, сменили свою ориентацию.
4. Перейдите на следующий лист, который должен уже быть нормальной ориентации, вызовите диалоговое окно Параметры страницы и выполните вышеуказанную последовательность действий, чтобы, начиная с этого листа, установить нормальную вертикальную ориентацию листов.

Ранее было сказано, что размеры полей - расстояний от края страницы до текста - в контрольной, курсовой или дипломной работе должны быть таковы: левое - 20 или 30 мм; правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

Задать размеры полей можно все в том же диалоговом окне Параметры страницы, использовавшемся нами в предыдущем примере для задания ориентации листов. Перейдите в этом окне на вкладку Поля, в полях ввода Нижнее, Верхнее, Левое и Правое укажите требуемые значения полей. Прежде чем нажать ОК в окне Параметры страницы, проследите, чтобы в раскрывающемся списке Применить стояло значение ко всему документу.

48СУБД Access

Система управления базами данных СУБД – это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными, введения базы данных и обеспечение взаимодействия с прикладными программами. Существует три принципиальных отличия между СУБД и табличными процессами: Все СУБД разрабатываются с целью обеспечения обработки больших объемов информации, чем тем, с которыми справляется электронная таблица. Базы данных могут легко связать несколько таблиц, так что для пользования они буду представляться единой таблицей. Базы данных минимизируют общий объем самой базы данных.

Основные функции СУБД:

Создание базы данных в виде файлов на внешнем носителе.

Загрузка и редактирование базы данных.

Сохранение базы данных при изменении структуры и содержимого базой данных.

Поиск информации в базе данных по запросу.

Формирование отчетов позволяющих, представить информацию в упорядоченном виде. Обеспечение целостности данных.

Обеспечение безопасности за счет шифрования данных, защиты паролем, разграничение уровней доступа.

Для реализации перечисленных функций имеются следующие средства:

Средства описания структуры базы данных.

Средства создания запросов для выборки данных при заданных условиях.

Средства конструирования экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме.

Средства создания отчетов для вывода на печать результатов обработки.

Языковые средства, которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных.

Средства создания приложения пользователя, позволяющие объединить различные операции работы с базой данных в единый технологический процесс.

Основные характеристики СУБД Access:

Обладает всеми достоинствами Windows технологий.

В Access таблицы формы запросы и отчеты хранятся в общем файле базы данных.

В состав Access включен ряд специальных программ, таких как конструкторы и мастера.

В Access имеется аппарат, который называется «построитель выражений».

В Access имеется язык программирования ВБА.

Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных.

В Access имеются средства, необходимые для работы с другими базами данных различных форматов.

СУБД Access содержит следующие объекты:

1. Таблицы. 2. Запросы 3. Формы. 4. Отчеты 5. Макросы 6. Модули