Отличие электронного документа от бумажного

Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. К особенностям бумажного документа можно отнести его привязку к материальному носителю. Для примера, в случае уничтожения носителя — теряется и непосредственно документ.

Электронный же документ не осязаем и не имеет привычного для нас набора осязаемых реквизитов (обычная подпись, печать и пр.). Нет возможности потрогать, визуально его ощутить. Помимо этого электронный документ не привязан к носителю. Он может существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Ежедневное использование документов на бумажных носителях не требует каких -либо правил, за исключением необходимости наличия набора реквизитов, благодаря их привычности для обывателя.

В отличие от традиционного, бумажного документооборота, информация при использовании документооборота электронного не доступна для непосредственного восприятия человеком. Информация создается, хранится, передается только с использованием компьютерной техники и программного обеспечения. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.

Документы на бумажных носителях необходимы хотя бы потому, что этого требуют многие нормы законодательства - налогового, законодательства о бухгалтерском учете. Обмен документами в электронном виде может использоваться только в каком-то одном направлении деятельности организации - переписке с представительствами и филиалами, отношениях с клиентами и т.п. Соответственно, и "налаживать" документооборот придется применительно к специфике этого участка отношений.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

Вопрос 16

16.Электронные таблицы: основные объекты и работа с ними (книга, лист, ячейка, строка, столбец, диапазон, таблица и др.).

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для: 1)проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2)автоматизации итоговых вычислений;

3) решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

4) обработки результатов экспериментов;

5) проведения поиска оптимальных значений параметров;

6) подготовки табличных документов;

7) построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Вопрос 17

17.Адресация ячеек в MS Excel: относительная и абсолютная (привести примеры).

В Excel имеется несколько способов адресации (обращения к ячейкам): абсолютная и относительная.

Адреса ячеек меняются при копировании формул: 1)При копировании по горизонтали вправо (влево) смещение на одну ячейку увеличивает (уменьшает) каждый номер столбца в формуле на единицу; 2)При копировании по вертикали вниз (вверх) смещение на одну ячейку увеличивает (уменьшает) каждый номер строки в формуле на единицу. Такой вид адресации ячеек называется относительной адресацией.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса ячеек при копировании формул из одной ячейки в другую изменяются автоматически, то есть меняются относительно исходной формулы. Если при изменении положения формулы (при копировании и распространении) автоматически меняются ссылки на ячейки относительно исходной, то такие ссылки называются относительными. Адрес ячейки, изменяющийся при копировании формулы называется относительным. Он имеет вид В1, А3.

Абсолютная адресация используется в том случае, когда нужно использовать значение, которое не будет меняться в процессе вычислений. Тогда записывают, например, так: =$А$5. Соответственно, при копировании такой формулы в другие ячейки текущего рабочего листа, в них всегда будет значение =$А$5. Для того, чтобы задать ячейке абсолютный адрес, необходимо перед номером строки и номером столбца указать символ “$” либо нажать клавишу F4.

Изменение типа ссылки: Для того, чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, достаточно в режиме редактирования формулы установить курсор непосредственно за ссылкой и нажать клавишу <F4>.

Смешанная адресация представляет собой комбинацию относительной и абсолютной адресаций, когда одна из составляющих имени ячейки остается неизменной при копировании. Примеры такой адресации: $A3, B$1.

Рассмотрим следующий примеры: В ячейки С2, С3 запишем числа 5 и 8 соответственно, в ячейки D2, D3 запишем числа 4 и 11 соответственно, а в ячейку A4 запишем формулу =C2*D2; при относительной адресации это означает, что содержимое ячейки, находящейся на 2 строки выше, чем А4, и на 2 столбца правее, чем А4, умножить на содержимое ячейки, находящейся на 2 строки выше и на 3 столбца правее, чем А4. При копировании формулы из ячейки А4 в ячейку А5 получим в ячейке А5 следующую формулу: = C3*D3. Таким образом, относительные адреса ячеек D2 и C2 автоматически заменяются на новые адреса D3 и C3, то есть описанное выше соотношение на 2 строки выше и на 2 столбца правее и т.д. сохраняется.

Абсолютный адрес указывает на единственное положение в ЭТ. При копировании формул абсолютный адрес сохраняется неизменным. Признаком абсолютного адреса является наличие знака $ перед именем столбца и/или номером строки. Запишем в ячейку В4 формулу =С2*$D$2; при копировании формулы из ячейки В4 в ячейку В5 получим в ячейке В5 следующую формулу =С3*$D$2, то есть абсолютный адрес ячейки D2 при копировании не меняется, а относительный адрес ячейки С2 при копировании меняется.

При смешанной адресации в адресе одной ячейки используются абсолютный адрес и относительный адрес. Например: В$10, $A10.

Таким образом, для одной ячейки можно записать следующие адреса:

C12 — относительный адрес,

$C$12 — абсолютный адрес,

$С12, С$12 — смешанные адреса.

Вопрос 18