Установка программы на жесткий диск («INSTALL»).

ВВЕДЕНИЕ

В настоящем документе представлена краткая инструкция пользователю по установке и работе с программой "Заполнение базы данных студентов (школьников)»[1].

НАЗНАЧЕНИЕ

Программа "Заполнение базы данных студентов (школьников)" предназначена для автоматизированного ведения в учебном заведении базы данных (здесь и далее по тексту - БД) студентов (школьников), обладающих правом приобретения в кассах метрополитена льготных проездных документов.
Возможности программы:

n Поддержание уникальности записей БД[2];

n Оперативный просмотр состояния БД;

n Внесение необходимых изменений:

- корректировка имеющихся записей;

- удаление ошибочных записей;

- удаление записей при завершении учащимися обучения в данном учебном заведении;

n Добавление записей;

n Поиск записи для изменений или удаления из БД;

n Формирование файла данных для последующей его обработки подсистемой ведения БД льготных пассажиров и внесения необходимых изменений в БД автоматизированной системы контроля оплаты проезда в метрополитене;

n Восстановление по данным из РОНО БД в учебном заведении в случае утраты данных.

Программа "Заполнение базы данных студентов (школьников)" может быть использована при ведении БД в районной организации, объединяющей несколько учебных заведений.

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ  
НАЗНАЧЕНИЕ  
1.Установка программы на жесткий диск («INSTALL»).  
2. Первоначальный запуск программы.  
3. Ввод кода ОКПО и кода агентства.  
4. Основные принципы работы с программой.  
5. Пункт меню «БД».  
6. Пункт меню «Работа с БД».  
7. Пункт меню «Работа с файлом»  
8. Сообщения, выводимые пользователю во время работы программы.  

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»).

1.1.Подключить переносной носитель информации(напр. flash,cd) к компьютеру.

1.2.Скопировать на жесткий диск каталог с программой.

1.3.Убедится в наличии на жестком диске следующих файлов в папке (каталоге, директории):

BD_STUD.EXE – исполняемый модуль программы;

BD_STUD.INI - файл начальных установок программы;

ARJ32.EXE – исполняемый модуль программы-архиватора;

1.4.Для удобства создать на рабочем столе ярлыкдля программы BD_STUD.EXE.

1.5.Запустить на выполнение программу BD_STUD.EXE.

Примечания.

Þ В общем случае, для повышения быстродействия рекомендуется
устанавливать программу на локальный диск компьютера и избегать установки на сетевые диски. Программа не является сетевой, т.е. нельзя одновременно с разных компьютеров работать с одной БД.

Þ Рекомендуется избегать работать с программой на переносном носителе, т.к. повышается вероятность потери информации в связи с повреждением носителя.

Þ Выражение «Выделить \ нажать кнопку», (относится к экранным формам (кнопкам)) далее по тексту предполагает использование клавиатуры или манипулятора «мышь» при работе с программой и означает перемещение между полями ввода / вывода информации и управляющими кнопками программы (Этого легко достигнуть, нажав клавиши TAB или SHIFT+TAB). При использовании манипулятора «мышь» необходимо нажать левую кнопку «мыши» для достижения требуемого результата.

Первоначальный запуск программы.

2.1. После запуска на выполнение, BD_STUD.EXEпотребует ввести код ОКПО, а так же агентский код, присвоенный организации метрополитеном..

Пункт меню «БД».

Пункт меню «БД»(рис. 3 и п. 4.1) содержит следующие подпункты:

Ø «Сохранить»

Ø «Восстановить»

Ø «Сжатие БД»

Ø «Выход»

5.1.Для завершения работы программы пользователю необходимо выбрать подпункт «Выход». Работа с программой автоматически завершается, никаких сообщений пользователю не выводится.

5.2.Подпункт меню «Сохранение» позволяет пользователю создать резервную копию БД (создается файл BDSTUD_ГГГГ-ММ-ДД_чч-мм.BKP, где:

ДД –день, ММ –месяц, ГГГГ -год, чч-мм: - время создания файла – копии ).

На экране пользователю отобразится информационное сообщение[7] о создании файла резервной копии . Никаких дополнительных действий не требуется.

5.3.Подпункт меню «Восстановить» позволяет восстановить БД из ранее созданной резервной копии. На экран выводится диалог для выбора файла резервной копии.

Если пользователь выбрал файл и нажал открыть, БД будет приведена к состоянию на момент формирования файла резервной копии.

5.4.Подпункт меню «Сжатие БД» - предназначен для уменьшения размера файла путем удаления из него пустых записей. Особенно это необходимо для РОНО чья БД содержит информацию нескольких учебных заведений.

Пункт меню «Работа с БД».

Пункт меню «Работа с БД»(рис. 4) содержит следующие подпункты:

Ø «Коррекция записей»

Ø «Организации»

Ø «Отчеты»

Примечание:

В процессе работы в отдельной организации (школа, техникум, ВУЗ и проч.) запрещается (и данные опции будут не доступны пользователю):

- «удалить организацию»

В процессе работы в РОНО, начиная с первоначального (установочного) запуска программы можно работать только с файлами, сформированными в отдельных организациях, а именно *.act.

6.1.Подпункт меню «Коррекция записей» (рис. 8) – основной режим работы программы – предназначен для добавления, изменения и удаления отдельных записей.

Представленная экранная форма (рис. 8) разделена на две области:

слева - поиск и выбор нужной записи, справа – просмотр и редактирование персональных данных.

В каждой области расположены следующие управляющие элементы:

· выпадающее меню «Фильтр по организации» расположено в верхнем левом углу и предназначено для отображения данных только тех организаций, которые выбраны из списка. Данная функция доступна только в РОНО, в БД которой содержится информация от двух и более организаций.

· строка поиска расположена вверху справа от меню «Фильтр по организации» и предназначена для поиска нужной информации в таблице. В поле поиска нужно ввести искомое значение, после чего станет доступна кнопка «Найти», расположенная правее поля ввода. Нажатие на эту кнопку запустит процедуру поиска, и указатель будет помещен на первое найденное значение в списке. Повторное нажатие переместит указатель на следующее найденное значение и так до тех пор пока не будет достигнут конец списка.

· Под управляющими элементами поиска и фильтра расположен список учащихся, представленный в виде таблицы со следующим набором полей:

o «№ записи» - служебное поле, содержит номер записи в файле данных, не является последовательным из-за особенностей хранения данных в файле;

o «Документ» - содержит буквенное обозначение типа документа и его номер;

o «ФИО» - фамилия, имя, отчество учащегося;

o «Дата рождения» учащегося;

o «№шк. бл.» - номер билета учащегося;

o «Класс» - номер класса для учащихся школ, или номер курса для студентов;

o «Окончание льготы» - последний день действия льготы на проезд.

· ниже списка учащихся отображается кол-во записей в БД и панель с кнопками производимых действий с выбранной записью(записями):

o кнопка «Изменить» становится доступна при выборе одной записи из списка. Нажатие на нее переводит форму в режим редактирования и делает доступными для изменения поля в правой области формы

o кнопка «добавить» предназначена для добавления новых записей в БД. Нажатие на нее переведет форму в режим добавления и боля в бравой области формы станут доступными для ввода новой информации

o кнопка «Удалить» доступна при выборе одной и более записей. Нажатие на нее приводит к удалению выбранных записей из БД.

o кнопка «В след. класс» доступна при выборе одной или нескольких записей. Нажатие на нее выставит у выбранных записей следующий номер класса.

Правая область формы содержит поля:

· «Тип документа» – предлагает пользователю выбрать один из видов документов (паспорт, заграничный паспорт, удостоверение личности, свидетельство о рождении, паспорт иностранного гражданина).

· «Документ»- поле для ввода номера документа выбранного типа. В зависимости от выбора пользователем типа документа такие поля как номер серии и серия могут быть заполнены автоматически.

· «ФИО» - содержит поледля внесения фамилии, имении отчества учащегося.

· «Дата окончания льготы» - позволяет указать дату окончания срока разрешения на выдачу ПД (проездного документа на основе БСК).

· «СНИЛС» - поле ввода номера страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поле ввода позволяет ввести только цифры, при отсутствии у учащегося номера СНИЛС поле заполняется нулями.

· «Дата рождения» - позволяет указать дату рождения, прописанную в документе (паспорт, свидетельство о рождении и проч.).

· «Дополнительная инф.» – поля « № студ. билета» (необходимо указать номер студенческого или школьного билета - документа, подтверждающего право на льготную оплату проезда в городском транспорте), «Класс» - состоит из двух полей (первое, цифровое поле, позволяет указать параллель классов, второе - буквенное позволяет указать класс в параллели).

· кнопка «Сохранить» записывает в БД внесенные пользователем изменения.

· Кнопка «Отмена» переводит форму в режим просмотра и не сохраняет внесенные пользователем изменения.

· Кнопка «Очистить все» очищает поля редактирования от внесенных пользователем значений.

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 8.

Сортировка записей осуществляется путем нажатия на соответствующий заголовок таблицы. При этом в заголовке появиться картинка в виде стрелочки, указывающая на порядок сортировки–прямая(от меньшего к большему) или обратная(от большего к меньшему). Повторное нажатие на это же поле меняет порядок сортировки: так если была сортировка по возрастанию то она измениться на сортировку по убыванию. На рис.9 показан пример обратной сортировки по полю ФИО.

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 9.

Поиск осуществляется по всем полям таблицы от текущей строки (выделенной цветом) до последней. На рис. 10 показан пример поиска по фамилии.

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 10.

Выборка нескольких записей осуществляется стандартными способами Windows.Если требуется выбрать строки из разных частей таблицы, нужно зажать клавишу CTRL и не отпуская её, нажимать левой клавишей мыши на нужных строках таблицы(рис.11)

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 11.

Если нужно выбрать строки таблицы, расположенные друг за другом, нужно выбрать строку таблицы в начале интервала, а затем, зажав клавишу SHIFT, нажать левой клавишей мыши на конечной строке интервала (Рис. 12).

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 12.

Следует обратить внимание, что при выделении нескольких записей, будут доступными только кнопки «Удалить» и «В след. класс». Это так называемые «групповые» операции, которые возможны при выборе более одной записи.

Примечание: для РОНО режим добавления новой записи не доступен, т.к. сведения об учащихся формируются на основе данных предоставленных учебными заведениями.

6.3.1.Подпункт меню «Организации» (рис. 15) – вспомогательный режим работы программы – содержит следующие подпункты:

Ø «Заменить ОКПО»

Ø «Заменить код агентства»

Ø «Удалить орг.»

Примечание: Подпункт меню «Удалить орг.» доступен только в том случае, если программа функционирует на уровне РОНО, т.е. в БД объединены данные из нескольких организаций.

Подпункты меню «Заменить ОКПО» и «Заменить код агентства»

доступны в программе, работающей в только в учебном заведении.

Выбор пункта меню «Заменить ОКПО» - позволяет на уровне учебного заведения выполнить замену кода ОКПО организации (рис. 13).

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис.13.

Выбор пункта меню «Заменить код агентства» - позволяет на уровне учебного заведения выполнить замену кода организации в классификации метрополитена (код агентства) (рис. 14).Действие не выполняется при нажатии «Отмена».

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 14

«Удалить орг.» - позволяет на уровне РОНО выполнить удаление всех записей по выбранному коду организации. При этом пользователю будет предложено выбрать из выпадающего списка одну из существующих в БД организаций (рис. 15).

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис. 15.

6.3.2.Подпункт меню «Отчеты» содержит следующие варианты:

Ø «По организациям»

Ø «По классам»

Отчет по организациям содержит информацию о количестве организаций в БД и количестве учащихся по каждому учебному заведению. Для учебных заведений в отчете будет только одна запись. Пример отчета показан на рис. 17.

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис.17.

Отчет по классам, содержит информацию о количестве учеников в каждом классе и общее число учащихся по организации. Пример отчета показан на рис. 18.

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»). - student2.ru

рис.18.

Приложение 1.

ВВЕДЕНИЕ

В настоящем документе представлена краткая инструкция пользователю по установке и работе с программой "Заполнение базы данных студентов (школьников)»[1].

НАЗНАЧЕНИЕ

Программа "Заполнение базы данных студентов (школьников)" предназначена для автоматизированного ведения в учебном заведении базы данных (здесь и далее по тексту - БД) студентов (школьников), обладающих правом приобретения в кассах метрополитена льготных проездных документов.
Возможности программы:

n Поддержание уникальности записей БД[2];

n Оперативный просмотр состояния БД;

n Внесение необходимых изменений:

- корректировка имеющихся записей;

- удаление ошибочных записей;

- удаление записей при завершении учащимися обучения в данном учебном заведении;

n Добавление записей;

n Поиск записи для изменений или удаления из БД;

n Формирование файла данных для последующей его обработки подсистемой ведения БД льготных пассажиров и внесения необходимых изменений в БД автоматизированной системы контроля оплаты проезда в метрополитене;

n Восстановление по данным из РОНО БД в учебном заведении в случае утраты данных.

Программа "Заполнение базы данных студентов (школьников)" может быть использована при ведении БД в районной организации, объединяющей несколько учебных заведений.

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ  
НАЗНАЧЕНИЕ  
1.Установка программы на жесткий диск («INSTALL»).  
2. Первоначальный запуск программы.  
3. Ввод кода ОКПО и кода агентства.  
4. Основные принципы работы с программой.  
5. Пункт меню «БД».  
6. Пункт меню «Работа с БД».  
7. Пункт меню «Работа с файлом»  
8. Сообщения, выводимые пользователю во время работы программы.  

Установка программы на жесткий диск («INSTALL»).

1.1.Подключить переносной носитель информации(напр. flash,cd) к компьютеру.

1.2.Скопировать на жесткий диск каталог с программой.

1.3.Убедится в наличии на жестком диске следующих файлов в папке (каталоге, директории):

BD_STUD.EXE – исполняемый модуль программы;

BD_STUD.INI - файл начальных установок программы;

ARJ32.EXE – исполняемый модуль программы-архиватора;

1.4.Для удобства создать на рабочем столе ярлыкдля программы BD_STUD.EXE.

1.5.Запустить на выполнение программу BD_STUD.EXE.

Примечания.

Þ В общем случае, для повышения быстродействия рекомендуется
устанавливать программу на локальный диск компьютера и избегать установки на сетевые диски. Программа не является сетевой, т.е. нельзя одновременно с разных компьютеров работать с одной БД.

Þ Рекомендуется избегать работать с программой на переносном носителе, т.к. повышается вероятность потери информации в связи с повреждением носителя.

Þ Выражение «Выделить \ нажать кнопку», (относится к экранным формам (кнопкам)) далее по тексту предполагает использование клавиатуры или манипулятора «мышь» при работе с программой и означает перемещение между полями ввода / вывода информации и управляющими кнопками программы (Этого легко достигнуть, нажав клавиши TAB или SHIFT+TAB). При использовании манипулятора «мышь» необходимо нажать левую кнопку «мыши» для достижения требуемого результата.

Наши рекомендации