Системы Управления Базами Данных

Основные функции СУБД:

· определение данных(описание структуры баз данных) – можно определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать структуру данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой;

· обработка данных– можно выбирать любые характеристики объектов, фильтровать и сортировать данные, можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения;

· управление данными– можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, изменять их или добавлять новую информацию, можно определить правила коллективного использования данных.

Примеры СУБД: MySQL, InterBase, Informix, MS Access, Paradox, dBase, Oracle и др.

Общая характеристика и функциональные возможности СУБД MS Access

Объекты СУБД Access

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросыи модули.

Обычно термин «база данных» относится только к файлам, в которых хранятся данные. База данных MS Access 2007 включает в себя не только таблицы, но и объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые созданы для автоматизации работы с ними (запросы, фор­мы, отчеты, макросы и модули). Все эти объекты хранятся в одном фай­ле базы данных с расширением *.accdb (предыдущие версии MS Accessимели расширение *.mdb).Страницы доступа к данным MS Access сохраняет в отдельных файлах, а в файле базы данных раз­мещаются только ярлыки на них.

· Таблица- объект базы данных, который используется для хранения данных.

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информа­ция о конкретном предмете.

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, ко­торая отводится для отдельной характеристики предмета.

· Запрос – средство извлечения информации из БД, причем исходные данные для построения запросов могут быть распределены среди нескольких таблиц и (или) запросов.

· Формы используются для просмотра таблиц и ввода в них информации в экранном окне, они позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде.

· Отчет используется для выдачи обработанной и сформатированной информации на печать или экран.

· Страницы доступа к данным представляют специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть. Такие страницы содержат данные, хранящиеся в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

· Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций, каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, выполняющих определенные действия. В Access нет средств автоматической записи макросов (как в Excel), они выбираются из предлагаемого списка.

· Модуль – набор описаний, инструкций и процедур (т.е. действий) на языке Microsoft Visual Basic (VBA), собранных в одну программную единицу и сохраненных под общим именем. Модули описывают действия с определенными компонентами и объектами БД.

Связь между таблицами

Межтабличная связь– отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.

Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

· "Один-ко-многим" – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими запи­сями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.

· "Один-к-одному", когда каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице (записи в обоих связываемых полях уникальны);

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированой базе данных.

· "Много-ко-многим" межтабличное отношение, при кото­ром каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – не­сколько записей в первой таблице (записи в связываемых полях могут быть повторяющимися).

Первичный ключ, индексация

Access относится к реляционным базам данных, информация в которых хранится в связанных таблицах. Каждая таблица должна иметь уникальное имя. Для организации связи между таблицами каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то MS Access предотвращает дублирование ключа или ввод нулевых значений в эти поля.

Первичный ключ (ключевое поле)– поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:

· он однозначно определяет каждую строку (нет повторяющихся значений)

· в нем нет пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

· он никогда не меняется или меняется, но крайне редко.

Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.

Таблицы

Современные СУБД допускают возможность создания таблицы в нескольких режимах: конструктора, с помощью шаблонов, путем ввода данных. Кроме этого, можно импортировать таблицу из другого приложения.

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип дан­ных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимы следующие значения свойства Тип данных.

Тип данных	Назначение
текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов (например, текст, номера телефонов или почтовые индексы)
поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел (например, примечания или описания).
числовой	Числовые данные(целые или дробные), используемые для проведения расчетов.
дата/время	Даты и время
денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах денежные значения
счетчик	Автоматически вводящиеся и последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
логический	Логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл).
поле объекта OLE	Объект других приложений, ис­пользующих протокол OLE (например, таблица MS Excel или документ MS Word)
гиперссылка	Адрес ссылки (путь) на документ или файл, на­ходящийся в Internet, интрасети или локальном компьютере
мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, кот. определяет тип поля.

Маска ввода позволяет управлять вводом данных в поле (контролировать правильность ввода и автоматически вводить определенные символы). Например, ее можно использовать для преобразования вводимых сим­волов к нужному регистру или же для автоматического добавления ско­бок и дефиса к номерам телефонов. Чаще всего маски ввода использу­ются для текстовых полей, полей даты/времени, а также для числовых и денежных полей.

Маска ввода отображается в поле таблицы в виде символов шаблона(или знаков заполнителя) и текстовых символов. Символ шаблонаис­пользуется для отображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводимые пользователем символы.

Поиск данных в таблицах

Существует четыре способа поиска конкретной записи.

· Переход – переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице или форме, запросе, отчете. (Главная – Найти: Перейти…)

· Поиск – задание условия (выражения поиска) и оператора сравнения (например, «равно» или «содержит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми. (Главная – Найти…. (илиCtrl+F)

· Фильтр – включает задание условия и операторов сравнения. Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. (Главная - Сортировка и фильтр…)

· Запрос – позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортировать записи.

Ускорить поиск нужной записи можно и с применением сортировкиданных по одному или нескольким полям таблицы командой Главная – Сортировка.

Чтобы при поиске в таблицах видеть только записи, определяемые заданным критерием, используется фильтрация (Главная - Сортировка и фильтр…). Фильтры бывают нескольких типов – например, фильтр по выделенному, а также расширенный фильтр (выводит бланк фильтра, в который следует ввести поля (перетаскиванием мышью или двойным щелчком) и условия отбора по соответствующему полю), другие фильтры.

Результаты фильтрации отображаются непосредственно в таблице и, как правило, не сохраняются для дальнейшего использования.

Фильтр используется только для записей одной таблицы.

Запросы, выборка

Запросы, так же, как и фильтры, служат для отбора записей по заданным критериям. Но в отличие от инструмента "Фильтр" запрос – это компонент БД, допускающий многократное использование. Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.

Запросы обеспечивают доступ сразу к множеству полей и записей одной и более таблиц, отображают данные в заданном порядке, а также производят вычисления с использованием отобранных записей.

Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов. Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно.

Запрос– объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными.

При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкойили динамиче­ской таблицей.

Выборка (динамическая таблица)– представленный на экране ре­зультат выполнения запроса.

С выборкой можно работать так же, как с таблицей – просматривать, печатать, обновлять данные. Однако этот набор записей, в отличие от реальных таблиц, не существует в базе данных. MS Access создает его из данных таблиц и других запросов только во время выполнения опре­деленного запроса. При изменении данных выборки Access вносит соот­ветствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отражаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот.

Запросы можно классифицировать по результатам их действийи особенностям выполнения:

· запросы на выборку (простые запросы), используемые для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц;

· параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;

· перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, напоминающем электронную таблицу;

· запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных - обновлять их, дополнять новыми записями, удалять неко­торые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые, в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

Существует четыре типа запросов на изменение:

- Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

- Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

- Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

- Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

О формах и отчетах

Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений.

Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно).

Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Отчет – результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос.

В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы (для этого следует нажать в окне мастера кнопку "ИТОГИ"): сумму значений набора записей, среднее, минимальное и максимальное значение.

Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Так, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги.