Внемашинная организация экономической информации. Классификация и кодирование информации. Классификаторы.

Информационное обеспечениекомпьютерных технологий делится на внемашинноеи внутримашинное.

К внутримашинному ИО относится – совокупность всех данных на машинных носителях и комплекс программ формирования, ведения и доступа к этим данным, т.е. организация данных на машинных носителях в виде баз и банков данных, а также ведения и доступа к этим данным.

К внемашинному информационному обеспечению относят классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы. Оно позволяет идентифицировать объекты и представлять их во входных документах.

Классификация– это разбиение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

Объект классификации – это элемент классифицируемого множества.

Система классификации – совокупность правил распределения объектов множества на подмножества в соответствии с признаками.

Признак классификации – это свойство или характеристика объекта, по которой производится классификация (которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами).

Аспект классификации – точка зрения, характеризуемая определенным признаком или их совокупность, с которой рассматриваются классифицируемые объекты.

Классификации и кодированию подлежат технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в статистике, финансовой и правоохранительной деятельности, банковском деле и других сферах.

Классификатор — это документ, систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

В РБ существует единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Различают иерархическую и фасетную системы классификации.

Иерархическая система классификации – это разбиение множества объектов на подмножества, классов на подклассы и т.д., при котором между подмножествами устанавливаются отношения соподчинения. Характерным признаком иерархической системы является деление каждой группировки на более мелкие образования только по одному признаку.

Достоинства:

· логичность;

· простота построения;

· возможность создания легкозапоминаемых кодов;

Недостаток: жесткость структуры и невозможность формирования группировок объектов по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Пример: Институт – форма обучения – группы или Институт – факультеты – специальность – группы или Институт – факультеты – курсы – группы и т.д.

Фасетная система классификации, в которой применяется параллельное разбиение множества объектов на независимые классификационные группировки по различным признакам.

Фасет – это аспект классификации, используемый при образовании независимой классификационной группировки.

Методом комбинации различных признаков, взятых из разных фасет, образуют группировки, соответствующие постановке задач. Фасеты и значение их признаков для каждого кодируемого множества объектов определяется в виде таблицы (по вертикали – фасеты, по горизонтали – группировки признаков). Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов.

Фасетная система отличается большой гибкостью и удобством использования. Она дает возможность строить группировки по любому сочетанию выбранных признаков.

Недостаток: сложная система построения

Кодирование– это процесс присвоения условных обозначений различным объектам.

Код — это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой.

Система кодирования–совокупность правил обозначения объектов классификации.

Цель кодирования – представить информацию в наиболее компактной и удобной форме.

Для небольших по объему номенклатур используются регистрационные коды, позволяющие различать один объект от другого.

Основой кодирования многопризначных номенклатур является их классификация. Поэтому такие коды называются классификационными. Классификация и кодирование информации – это единый и неразрывный процесс однозначного описания экономической информации.

При построении кодов следует учитывать ряд требований:

• коды должны включать все объекты учитываемого множества;
• должно быть обеспечено единство и однозначность обозначений номенклатурных позиций, а также возможность расширения номеклатуры без нарушения принятой системы кодирования;
• коды должны быть минимальны по значности, ориентированными на машинную обработку информации и позволять с помощью ЭВМ обнаружить ошибки.

Методы кодирования могут носить самостоятельный характер, не основанный на предварительной классификации – регистрационные методы кодирования (порядковый и серийно-порядковый), или быть основанными на предварительной классификации объектов – классификационные методы кодирования (последовательный и параллельный).

При использовании порядковой системы кодирования объекты кодируются в соответствии с текущим номером. Данная система применяется, когда кодируемых объектов немного и используется только один признак. Недостаток: система не гибкая.

Пример: 1). нумерация домов на улице (строительство нового дома между домами с № 1 и № 2 – дом №?), 2). добавление (удаление) студента из списка группы (смена нумерации…).

Серийно-порядковая системапредполагает предварительное разбиение кодируемого множества объектов на подмножества; в каждой группе объектов выделяется серия кодовых обозначений, в пределах которых каждому объекту присваивается номер по порядку, серии обозначений для каждой группировки определяется таким образом, что после присвоения кодов элементам этой группировки, в ней оставались бы еще свободные номера – резервы на случай появления новых объектов. Резерву отводятся очередные позиции кодовых обозначений.

Пример: нумерация аудиторий (101, 102, 201, 202, 203,…). Здесь 2 класса: № этажа, № аудитории на этаже.

Последовательная система кодирования используется при иерархической системе классификации, в этом случае каждому признаку классификации в кодовых обозначениях отводится соответствующее количество признаков таким образом, что код нижестоящей группировки образуется путем добавления к коду вышестоящей группировка.

Последовательная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая система.

Пример: Дата изготовления: 12.02.2008 или 08.11.25

Параллельная система кодирования предназначена для обозначения объекта по нескольким независимым признакам. Ей соответствует фасетная система классификации.

В каждой фасете из структурных формирований выделяется разряд или группа разрядов, причем значение признаков, указывающихся в любом разряде кода, не зависит от значения признака в другом разряде кода. Это позволяет по конкретному кодовому обозначению определить набором, каких признаков описывается рассматриваемый объект.

Пример: нумерация групп в ИПП: 11 или 22 (вид обучения, 2 знака), 8 (специальность, 1 знак), 1 (номер группы внутри специальности и года, 1 знак), 5 (год поступления, 1 знак). Тогда группа - 22812, 11121, 11019.

Тема 2. Базы данных

Общие понятия

Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими (з-н«Об информации, информатизации и защите информации» (10.11.2008));

Напомним, что базы данных, как и базы знаний, входят в информационные ресурсы информационных систем.

(информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах (з-н«Об информации, информатизации и защите информации» (10.11.2008))

Под базой знаний понимают следующее:

база знаний − совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил (з-н«Об информации, информатизации и защите информации» (10.11.2008)).

база данных – совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях (з-н«Об информации, ….»)

По-другому,база данных(БД) представляет собой совокупность специальным обра­зом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские программные ком­плексы реализованы с использованием инструментальных средств систем управления базами данных (СУБД). СУБД предназначены для автоматизации процедур создания, хранения, извлечения, обра­ботки и анализа электронных данных..

Система управления базами данных(СУБД) представляет собой ком­плекс программных средств, необходимых для создания и использова­ния баз данных.

Модели БД

Логическую структуру хранимых в базе данных называют моделью представления данных.

База данных может быть основана на одной или на совокупности не­скольких моделей. Существуют 3 основных типа моделей данных: ре­ляционная, иерархическаяи сетевая.

Иерархическая модельданных представляет собой совокупность эле­ментов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Принцип работы модели – несколь­ко узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. К основным недостаткам модели следует отнести затруднение поиска и сортировки данных, невозможность пере­хода по записям одного уровня (необходимо выйти на предыдущий уро­вень и войти в другую ветвь связей).

Сетевая модельбазы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако в сетевой мо­дели принята свободная связь между элементами разных уровней.

Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического. В иерархических структурах запись-потомок должна иметь в точности одного предка; в сетевой структуре данных потомок может иметь любое число предков.

Реляционнаямодель (от латинского relatio − отношение) хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. При­мер: двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. Над этой моделью базы данных очень удобно производить следующие действия: сортировку данных, выборку данных по группам, поиск запи­сей.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). MS Access является системой управления реляционными базами дан­ных.

В реляционных базах данных информация представляется в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Связь между таблицами устанав­ливается через совпадающие значения одинаковых полей, содержащих­ся в обеих таблицах.