Обработка текста и документа

Рассмотрим минимальный и расширенный наборы типовых операций по обработке текстов в текстовом процессоре.

Минимальный набор типовых операций

Рассмотрим минимальный набор типовых операций, которые возможны в текстовом процессоре над документом, абзацем, фрагментом текста, словом, символом.

С документом в целом проводятся следующие операции текстового набора:

- Создание (формирование файла документа и задание ему уникального местоположения и имени)

- Открытие (загрузка существующего файла в текстовый процессор).

- Сохранение

- Удаление

- Печать

Разделы есть не во всех текстовых процессорах и операции с параметрами страниц не входят в минимальный набор.

С абзацем проводятся следующие операции:

1) Установка границ

Устанавливаются левая, правая, верхняя, нижняя границы абзаца.

2) Отступы и интервалы

Устанавливаются расстояния от предыдущего и следующего абзацев, межстрочный интервал, красная строка.

3) Выравнивание (выключка)

Различают 4 вида горизонтального выравнивания: влево, вправо, по центру, по ширине, - и три вида вертикального: вверх, вниз, по высоте.

4) Перенос

Возможны три способа переноса текста на следующую строку: по словам, по слогам, по символам.

5) Позиции табуляции

Устанавливаются горизонтальные позиции по строке, куда попадает следующий символ после очередного символа табуляции. Удобны для построения столбцов и таблиц текста.

Фрагмент – непрерывная часть текста. Фрагменты не входят в структуру электронного документа. Они используются для целей создания и форматирования текста.

Существует 3 вида фрагментов: строчный, прямоугольный, линейный (рис 9.2).

С фрагментом проводятся операции: выделение, копирование, перемещение, удаление, печать, форматирование.

Для слова существует специальная операция выделения.

Параметрами форматирования символов являются: шрифт, размер, начертание, цвет, разреженность, приподнятость, кернинг, анимация. При вводе символов имеются 2 режима: вставки и поверху (замены).

Расширенный набор типовых операций

К расширенному набору типовых операций текстового процессора относятся:

1) поиск и замена

2) проверка правописания

3) параметры страниц

4) стили

5) шаблоны

6) макросы

7) таблицы.

Поиск и замена

В этой операции ищется одна последовательность символов и затем она заменяется на другую последовательность. Обе последовательности задаются пользователями и могут быть разной длины. Если вторая последовательность нулевой длины, то операция замены реализует удаление символов.

Имеются режимы:

1) одноразовый и глобальный

2) автоматической и ручной замены

3) чувствительности к строчным и прописным символам

4) направления поиска: вверх, вниз, по всему документу

5) учета форматирования.

Проверка правописания

Проверка правописания выполняется специальной программой. Проверяются орфография, синтаксис, склонение, спряжение, пунктуация, стиль. Основой проверки служат словарь и набор правил. Словарь может изменяться пользователем. Набор правил фиксирован. С помощью правил проверяются плохой стиль документа (как не надо говорить и писать): много придаточных предложений, повтор одинаковых слов, много подряд идущих согласных или гласных, разные падежи в перечислениях и т.п.

Параметры страниц

Параметры страниц относятся к параметрам форматирования разделов.

Различают логическую и физическую страницы.

Логическая страница – прямоугольное пространство, включающее текст и графику документа.

Физическая страница = Логическая страница + Поля.

Пользователь назначает два размера физической страницы и размеры четырех полей. В верхней и нижней частях каждой страницы располагаются нижний и верхний колонтитулы. Они могут содержать вспомогательную информацию: номер страницы, фиксированный текст, сноски. Параметры страницы одинаковы для всех страниц одного раздела.

К параметрам страниц также относятся:

- Ориентация листа (книжная или альбомная)

- Расстояния по вертикали до колонтитулов

- Источник бумаги

- Колонки

- Границы страницы (очерчивается логическая страница)

- Вид сносок

- Порядок печати страниц

Раздел может начинаться посередине страницы. В этом случае размеры листа и полей в соседних разделах должны быть одинаковы.

Стили

Стиль – это набор правил и параметров по форматированию символов и абзацев.

Существуют стиль символа и стиль абзаца. В стиль абзаца входит какой-нибудь стиль символа.

Нужно отличать понятие стиля, данное здесь, от понятия стиля документа, упомянутого в пункте 9.2.2.1. Это совершенно разные понятия.

Каждому стилю дается имя, например: Обычный, Заголовок1, Заголовок2. Стиль содержит параметры форматирования: имя шрифта, начертания, размер, интервалы, отступы строк и абзацев, выравнивание, нумерацию списков, позиции табуляции и др. Каждый символ и абзац обладает каким-то стилем. Если пользователь не называет стиля, то используется стиль, заданный по умолчанию. Параметры стиля сохраняются вместе с документом. Поэтому одноименные стили в разных документах могут иметь разные параметры форматирования.

Главное свойство стиля: при изменении параметров стиля автоматически изменяется текст открытого документа, относящийся к данному стилю.

Шаблоны

Шаблон - набор правил и средств по форматированию документа в целом и его разделов.

Каждый шаблон имеет уникальное имя, например: Нормальный, Стандартный отчет.

В шаблоне содержится пример содержимого, параметры страниц, стили, настройки меню и панелей инструментов, автотекст, макросы.

Каждый электронный документ создан на основе какого-то шаблона. При изменении шаблона новые свойства приобретут только вновь создаваемые на основе этого шаблона документы. На созданные ранее документы изменения в шаблоне не влияют.

Макросы

Макрос – последовательность команд текстового процессора, записанная ранее под общим именем.

Главное свойство макроса: после вызова макроса, записанная в нем последовательность команд будет в точности воспроизведена. С помощью макросов автоматизируются типовые этапы подготовки электронного документа. Макросы создаются и записываются 2-я способами (бывают 2 вида макросов):

1. запись последовательности нажатия кнопок и клавиш;
2. написание программы на внутреннем алгоритмическом языке.

Таблицы.

Таблица - это информация организованная с помощью строк и столбцов. Пересечение сточек и столбцов – ячейка. Таблицы встречаются часто в документах. Поэтому в текстовом процессоре имеются специальные средства по работе с таблицами.

Существуют особые параметры форматирования: таблицы в целом строк, столбцов, ячеек.

9.3. Принципы подготовки бумажных и электронных документов

Подготовка документа состоит из двух этапов:

1. создание документа
2. форматирование документа.

Рассмотрим основные принципы подготовки документа, которые с одной стороны, делают его понятным читателю, с другой, ускоряют его подготовку.

Принципы создания документа

При создании документов необходимо придерживаться следующих принципов. Принципы носят характер советов. Их эффективность проявляется при большом количестве документов.

1. Используйте режим просмотра перед печатью.

Перед печатью необходимо посмотреть на экране дисплея документ в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге. Это позволит организовать документ, не допуская перепечатки.

1. Учитесь быстро печатать.

Главное ограничение подготовки документа - это скорость ввода текста с клавиатуры. Учитесь печатать «вслепую».

1. Сначала пишите, потом редактируйте.

Создавая документ, не исправляйте ошибок. Исправления рекомендуется делать потом, когда ошибки исправлены автоматически или явно указаны.

1. Удаляйте с осторожностью.

Не удаляйте текст большими кусками. Работайте в режиме вставки, а не замены.

1. Сохраняйте чаще.

Перебои с электропитанием, зависание программ, настроение, могут свести на нет многие часы вашей работы. Пользуйтесь режимом автосохранения 1 раз в 20-30мин. Хорошей привычкой является ручное сохранение.

1. Храните копии важных документов.

Создавайте резервные копии файлов на дискетах и на других носителях. Особо важные документы храните на бумаге.

1. Используйте небольшие файлы.

Большие файлы обрабатываются нелинейно дольше. Ущерб от потери маленького файла мал.

1. Создайте себе удобства.

В удобной позе уменьшаются трудовые затраты и меньше вероятность ошибок и непредсказуемых действий.

1. Делайте передышки.

Короткие перерывы по пять минут в час помогут вам и вашим глазам не устать от работы.