Редактирование текста и сервисные операции
Редактирование текста – это внесение каких-либо изменений в существующий документ. Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удалению символа.Сложные операции предполагают работу с фрагментами документа, которые могут содержать рисунки, таблицы, кадры и другие объекты. В MS Word 2007 можно перемещать, копировать и удалять фрагменты документа.
Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, необходимо выделить фрагмент в документе. Для выделения текста можно использовать мышку или клавиатуру. Например, для выделения слова можно установить курсор мышки на это слово и сделать двойной щелчок. Для выделения строки - установить указатель мышки напротив выделяемой строки слева от документа и сделать один щелчок. Для выделения абзаца - установить указатель мышки напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа и сделать двойной щелчок. Чтобы выделить фрагмент документа произвольного размера можно установить указатель мышки в начале фрагмента, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента. Для завершения выделения нужно отпустите кнопку мышки. В качестве фрагмента могут выступать единичный символ, слово, предложение, абзац, несколько абзацев. Выделенный в документе фрагмент можно удалить, переместить, копировать. Для этого можно использовать, например, "быстрые клавиши".
Для сохранения документа его необходимо записать в файл на жесткий диск, воспользовавшись соответствующей командой. Файлу нужно дать имя и определить папку для хранения файла. Возможно автоматическое сохранения файла с документом и его защита.
При работе с документом MS Word 2007 обеспечивает выполнение большого количества сервисных операций. Среди них - поиск и замена текста, проверка орфографии (ручная или автоматическая), автоформат, введение сносок и спецэффектов, работа с кадрами, с колонками, с колонтитулами, с графикой, с автофигурами, с таблицами, с формулами, с макрокомандами.
Среди специальных операций можно отметить работу с копилкой для перемещения текста и рисунков. Копилка в MS Word 2007 обеспечивает перенесение нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их единой группой в другое место документа. Копилка накапливает объекты в виде элементов автотекста, так что их можно использовать для вставки неоднократно. Для изменения набора объектов в копилке необходимо ее предварительно очистить. Алгоритм следующий:
· Выделите текст или рисунок, который следует поместить в копилку, а затем нажмите клавиши CTRL+F3.
· Повторите этот шаг для каждого объекта, который следует поместить в копилку.
· Установите курсор в документе туда, куда следует вставить содержимое копилки.
· Выполните одно из следующих действий:
А) Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F3.
Б) Для вставки содержимого копилки без ее очистки, выделите в меню Вставка команду Автотекст, а затем - команду Автотекст. В поле Имя элемента выберите Копилка, а затем нажмите кнопку Вставить.
Для оформления документа чрезвычайно важен шаблон. Он определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа (начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов, вид текста, колонтитулы, стили (обычный или пользовательский), таблицы, рамки, графические изображения, специальные средства (макросы, кнопки и панели инструментов). Существуютшаблоны трех типов:
· Обычный - предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию.
· Специальные - входящие в комплект поставки MS Word 2003 (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные пользователем разнообразные пользовательские шаблоны.
· Мастера -в интерактивном режиме они проводят пользователя через все стадии создания конкретного документа.
Стиль - это совокупность параметров форматирования в MS Word 2007, имеющая свое название. Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента. Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога.
MS Word 2007 содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей (нормальный, заголовок 1, заголовок 2, заголовок 3 и шрифт абзаца по умолчанию). Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке “Стиль” на панели инструментов “Форматирование”. В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль “Нормальный”. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.
Параметры форматирования, входящие в понятие стиля абзаца, - это шрифт (которым написан текст абзаца), отступы и интервалы (установленные для данного стиля абзаца), позиции табуляции (установленные в абзаце), обрамление вокруг абзаца текста, язык абзаца, нумерация строк в абзаце.
Методика использования стилей сводится к следующему:
· Старайтесь не изменять стандартные стили MS Word 2007 (особенно в файле normal.dot).
· Сначала создайте стили, а потом начинайте создавать документы.
· Создайте типовые стили и шаблоны для Вашей организации (недопустимо чтобы каждый сотрудник тратил время на оформление каждого нового документа).
5. Правила подготовки современных документов
- это вопросы делопроизводства (начиная с полей страницы документа), шаблоны документов (бланки, письма ...), виды оформления (стиль, шрифт, размер, форматирование), приемы работы с текстом (замены, сноски, списки, орфография, тезаурус), использование колонтитулов (верхний и нижний, нумерация страниц, подписи) и макрокоманд (их создание, хранение и применение).
Для большинства пользователей подготовка текстов и документов начинается с вопроса "Как правильно их готовить?". При этом начальные правила звучаттак:
· Не перегружайте страницу документа.
· Проявляйте последовательность в использовании шрифтов и не используйте более трех шрифтов в одном тексте.
· Не увеличивайте без необходимости интервал между строками.
· Уменьшайте интервал между строками в заголовке, если там все буквы заглавные.
· Не переносите слова в заголовке.
· Не выравнивайте ширину строки в заголовках (или в строках, набранных крупным шрифтом).
· При выводе на лазерный принтер не печатайте текст на темном фоне либо поверх иллюстраций.
· Используйте спецэффекты только в подходящих для этого случаях.
· Нажимайте на клавишу Enterтолько тогда, когда Вы хотите создать или начать новый абзац в тексте или когда нужно вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки (Word сам переносит слова на новую строку при достижении границы области печати).
· Используйте для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида мощное средство - характеристики и свойства абзаца.
· Не делайте в документе более одного пробела подряд. Вместо этого используйте табулятор. Для установки разных характеристик бумаги в одном документе создавайте разделы документа через механизм "разрывов" и т.д.
6. Термины и определения
Документ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Документ - информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам (стандартам), заверенное в установленном порядке.
Документ - любой самостоятельный файл, созданный в редакторе Word и получивший при сохранении уникальное имя, с помощью которого он будет использоваться в дальнейшем.
Документ - файл, созданный в редакторе Word и имеющий все атрибуты документа.
Исходный документ -документ, в котором был создан связанный или внедренный объект.
Конечный документ -документ, в который вставляется упакованный объект, связанный или внедренный объект. Для внедренного объекта такой документ иногда называют документом-контейнером.
Составной документ – это документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и создавались в разных приложениях или программах.
Редактор формул – редактор MS Equation 3.0, встроенный в Word.
Страница – документ, снабженный уникальным адресом, который можно открыть и посмотреть с помощью программы просмотра.
Источник бумаги - приспособление, такое как верхний лоток для бумаги или податчик конвертов, подающее бумагу в принтер.
Дескриптор - одно слово или словосочетание, заменяющее в определенном контексте множество связанных по смыслу слов и словосочетаний, выражающих одну и ту же мысль.
Тезаурус - нормативный словарь, в котором понятие определяется логически упорядоченным множеством синонимичных или близких по значению слов.
Текст - последовательность символов, слов и предложений, построенная в соответствии с законами языка. Главная особенность текста: текст всегда линейный, последовательно излагающий события и явления. Внутри свободного текста может быть информация в виде рисунков, диаграмм и формул.
Графические объекты - это рисунки, фотографии, диаграммы и т.п.
Таблица в документе – это табличное задание данных в документе.
Вставка объектов – это способ внедрения в документ Word объектов, созданных в другой инструментальной среде.
Стиль - набор различных форматов, определяющих вид фрагмента документа при применении данного стиля.
Форматирование - способ приведения документа или его фрагмента к определенному виду. Для этого используются определенные приемы форматирования и инструменты.
Шаблон - стандартный бланк, используемый для создания других документов.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Система делопроизводства и документооборота электронных документов - комплексное применение компьютеров в управленческой деятельности для обращения, хранения, поиска и отображения информации, позволяющее свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей информации.
Электронный документ - документ в электронной форме: закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Электронный документооборот - система документооборота, в которой обращаются электронные документы в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.
Офис - место, где совершаются деловые операции персоналом предприятия, облеченным доверием и властью принимать управленческие решения.
Электронный офис - офис, в котором автоматизированы рабочие места сотрудников, что позволяет совершать все деловые операции на основе безбумажной технологии (в электронной форме).
7. Типовые тестовые задания
1. Последовательность символов, слов и предложений, построенная в соответствии с законами языка – это ...
2. Информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке – это ...
3. Закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями – это ...
4. Система создания, передачи, приема и архивирования документов, контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа – это ...
5. По умолчанию Word определяет работу с листом бумаги, имеющим книжную ориентацию и формат А4 размером ... мм.
6. Делопроизводство определяет поля страницы документа в Word (слева, справа, сверху, снизу) равные ... мм.
7. Задание параметров в Word для страницы с текстом по жирности, курсиву, подчеркиванию и по типу используемых шрифтов - все это есть …
8. Большая заглавная буква слова в абзаце, верхний край которой выровнен по верхнему краю абзаца, называется в Word …
9. Набор команд, которые автоматически выполняются в Word как одна команда, называется …
10. Варианты - одинарный, полуторный, двойной, минимум, точно, множитель - характеризуют в абзаце Word …
11. Чтобы в Word скопировать выделенный фрагмент текста в буфер обмена нужно нажать клавиши …
12. Чтобы в Word вырезать выделенный фрагмент текста в буфер обмена нужно нажать клавиши …
13. Чтобы в Word вставить из буфера обмена в документ фрагмент текста или любой имеющийся в этом буфере объект, нужно нажать клавиши …
14. Если, находясь на полосе выделения в Word, щелкнуть мышкой один раз, то будет выделен(о, а) …
15. Если, находясь на полосе выделения в Word, дважды щелкнуть мышкой, то будет выделен(о, а) …
16. Если, находясь на полосе выделения в Word, трижды щелкнуть мышкой, то будет выделен(о, а) …
17. Если, находясь на абзаце текста конкретного документа в Word, дважды щелкнуть мышкой на каком-либо слове, то будет выделен(о, а) …
18. Для выделения в Word с помощью клавиатуры одной строки текста нужно нажать клавиши …
19. Для выделения в Word с помощью клавиатуры одного символа текста нужно нажать клавиши …
20. Для выделения в Word с помощью клавиатуры одного слова текста нужно нажать клавиши …
21. Для выделения в Word с помощью клавиатуры одного абзаца текста (от его начала до конца или наоборот от конца до начала) нужно нажать клавиши …
22. Для выделения в Word с помощью клавиатуры части строки от курсора до начала текущей строки текста нужно нажать клавиши …
23. Для выделения в Word с помощью клавиатуры части строки от курсора до конца текущей строки текста нужно нажать клавиши …
24. Для выделения в Word с помощью клавиатуры части документа от курсора до начала документа нужно нажать клавиши …
25. Для выделения в Word с помощью клавиатуры части документа от курсора до конца документа нужно нажать клавиши …
26. Для добавления текста к графике ClipArt в Word нужно использовать операцию …
27. Для создания в Word колонтитула с произвольным расположением на странице (а не только сверху или снизу) можно использовать прием привязки колонтитула к …
28. Файлы в Word, которые содержат особенности форматирования, характерные для документов определенного типа, называются …
29. Перенос нескольких элементов текста из разных мест документа или из разных документов в одно место единой группой возможен при работе в Word с …
30. Сочетания клавиш Ctrl+F3, а потом клавиш Shift+Ctrl+F3, используется в Word при работе с …
31. Параметры обычного шаблона и стиля, базовые макрокоманды Word хранит в файле с именем …
32. .doc – это расширение в имени файлов, создаваемых программой ...
33. .txt – это расширение в имени файлов, создаваемых программой ...
34. .rtf – это расширение в имени файлов, создаваемых программой ...
35. .bmp – это расширение в имени файлов, создаваемых программой ...
Работа с электронными таблицами в программе MS Excel 2007
План лекции
1. Электронная таблица и модель ячейки
2. Интерфейс программы MS Excel 2007
3. Операции с ячейками, ссылки
4. Формулы и функции
5. Диаграммы
6. Термины и определения
7. Типовые тестовые задания
Среди основных тем, рассматриваемых обычно при изучении программы работы с электронными таблицамиMS Excel 2007:
· Технология обработки информации на основе электронных таблиц.
· Программа MS Excel 2007 (назначение, версии, интерфейс, меню, панель задач и панели инструментов, сервисные возможности, работа с ее файлами и с системой помощи).
· Основные приемы работы с электронными таблицами (создание и настройка рабочей книги, оформление листов с таблицами, модель ячейки, типы данных, форматирование строк, столбцов, ячеек, ввод данных и приемы их редактирования, элементарные вычисления).
· Вычисления в MS Excel 2007 (создание и редактирование формул, адресация ячеек, категории функций, правила работы с формулами и функциями, простейшие математические и статистические функции, поиск и исправление ошибок в вычислениях).
· Сортировка и фильтрация данных. Поиск нужной информации. Работа с диапазонами ячеек. Специальная вставка и автозаполнение.
· Диаграммы MS Excel 2007 (типы и мастер диаграмм, оформление элементов и областей диаграмм).
· Печать таблиц (параметры страницы, колонтитулы, нумерация страниц, предварительный просмотр, диапазоны печати).
· Связь MS Excel 2007 с другими офисными пакетами (с MS Word 2007 и с MS Access 2007). XML в MS Excel 2007.
· Приемы и примеры практической работы с данными в электронных таблицах (например, обработка данных социологического исследования и компьютерного тестирования).