Автоматизированное рабочее место (АРМ)

При подходе к организации рабочего места необходимо исходить из решаемых сотрудником задач и выполняемых им функций, для которых требуется соответствующее техническое и про­граммное обеспечение. Это может быть:

составление и оформление документов;

регистрация и контроль исполнения;

справочно-информационная работа;

организация рабочего времени руководителя;

прием и передача документов по линиям связи;

организация архивного хранения документов.

Следующим этапом является выбор необходимого программного обеспечения и только за­тем - определение конфигурации компьютера, необходимой для оптимальной работы выбранного программного обеспечения.

В небольшой фирме все вопросы, связанные с информационно-документационным обеспе­чением её деятельности, будут выполняться одним работником (секретарем-референтом). В крупных фирмах эти задачи будут распределены между несколькими сотрудниками и соответственно решаться на нескольких рабочих местах, связанных между собой.

Выбор программного обеспечения

Выбор программного обеспечения определяется теми функциями, которые будут реализова­ны на компьютере/компьютерах фирмы. Можно выделить основные типы программного обеспе­чения:

• операционная система (ОС);

• текстовый процессор;

• электронная таблица;

• СУБД (система управления базами данных);

• система электронного документооборота, хранения и организации движения (мар­шрутизации) документов;

• специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтер­ские, справочные).

2.5 ИС. Работа по использованию ИС на предприятии

Информационная система - это объединенная система, которая представляет собой автоматический сбор, обработку и манипулирование данными, а так же вклю­чает в себя технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Современной формой информационной системы является банки данных, кото­рые включают в свой состав вычислительную систему, одну или несколько баз дан­ных, СУБД и прикладные программы.

Основные функции банков данных:

1. хранение и защита информации;

2. изменение хранимых данных;

3. поиск и отбор данных по запросам пользователей;

4. обработка данных и вывод результатов.

Информационные системы можно разделить на фактографическую ИС и доку­ментальную ИС.

Основная характеристика фактографической ИС - это основные факты реально­го мира. В фактографической ИС данные хранятся в виде структур (Ф.И.О., дата рождения).

Документальная ИС не включает в себя информацию в виде структур. Целью фактографической ИС является выдача данных по тем или иным структурам. Целью документальной ИС является выдача ответа на тат или иной запрос пользователя (как правило, этот документ или список документов, объектов, удовлетворяющих характеристикам данного запроса).

Примеры ИС:

1. Электронный документооборот подразумевает обращение документации в любом офисе, начиная от бумажного варианта (рукописный) и заканчивая печатным документом.

2. Семантические системы (интеллектуальные системы) - предназначены для поиска, анализа, отображения, обобщения информации с использованием всевоз­можных связей.

3. Геоинформационные системы - исключительно мощные и сложные ИС. Ос­новная задача этих систем обеспечить наглядные представления различных пара­метров земной поверхности в виде структурированных данных для использования в различных картах, научных исследованиях, для оптимизации транспортных пото­ков, размещения сетей деловых объектов,

4. военных операций.

Исходя из потребностей разработки ИС, нам необходим некий объект, в котором бы содержались все эти сведения, т.е. это может быть таблица и БД.

База данных (БД) - это электронный архив, который обеспечивает хранение информации и предоставляет ее для обработки, вывода по определенным правилам, включающих общие принципы манипулирования с данными.

СУБД - это пакет прикладных программ и совокупность языка программирова­ния, которые предназначены для создания, сопровождения и использования БД.

Приложение — это программа или комплекс программ использующих БД и обеспечивающих автоматизированную обработку информации из некоторой пред­метной области.

Приложения могут создаваться как в среде СУБД, так и вне ее - с помощью системы программирования, использующей средства доступа к БД

В информационных системах, которые работают на ПК, большое распростра­нение получили dBase подобные СУБД. Все они используют одни и те же файлы с расширением dbf (FoxPro). Однако в целом системы основаны на dbf файлов, можно считать устаревшими.

Среди современных СУБД наиболее популярны MS Access, Paradox,Lotus. Они поддерживают технологию OLE и могут манипулировать не только числовой, тек­стовой, но и графической информацией. Перечисленные СУБД в лучшем случае ис­пользуются ЛВС. Более мощные ИС используют СУБД с SQL доступом (структури­рованный язык запросов) по технологии клиент-сервер. Архитектура ИС выглядит следующим образом для БД.

2.6 Локальные, корпоративные и глобальные сети. Телекоммуникационные сети, работа в сети

Способность компьютера передавать и принимать информацию используют для объединения двух или более компьютеров для совместной работы с программами и данными. Такое объединение компьютеров называется локальной сетью. Простей­шие локальные сети используют для обслуживания рабочих групп.

Рабочая группа - это группа лиц, работающая над одним проектом или сотрудники одного подраз­деления. Два компьютера работающие в операционной системе Windows 95, 98 можно соединить отрезком кабеля, подключенного к их параллельным портам. В этом случае никакого дополнительного аппаратного и программного обеспечения такой сети не требуется.

Роль аппаратного соединения выполняет стандартный па­раллельный порт. А программное обеспечение уже есть в операционной системе. При прямом соединении один компьютер назначается ведущим, а другой ведомым. С ведущего компьютера можно получить доступ ко всем дискам и папкам ведомого компьютера. Для которых разрешен совместный доступ, достоинством прямого со­единения является недостаточно, в этом случае необходимо в каждый компьютер установить сетевую плату

Соединить их кабелями и запустить специальные про­граммы, управляющие совместной работой компьютера в некоторых сетях есть спе­циальный управляющий компьютер, который называют файловым сервером. Все обычные компьютеры такой сети называют рабочими станциями. Если в сети есть файловый сервер, то говорят, что это сеть типа клиент-сервер. Если сервера нет, то все рабочие станции имеют как бы равные возможности, то такую сеть называют одноранговой. У одноранговых сетей, есть важная особенность они не нуждаются в специальном программном обеспечении. На рабочем столе есть значок сетевое ок­ружение. С его помощью каждый член рабочей группы может войти на другой ком­пьютер группы и воспользоваться папками и файлами, открытыми для совместного пользования.

Система Windows 95-98 позволяет управлять режимами доступа к со­вместным данным. Такое управление называют системной политикой или систем­ными правилами. Лицо ответственное за работу локальной сети и настройку сис­темной политики называют системным администратором. Назначение всех ком­пьютерных сетей - это совместный доступ к данным. Локальная сеть, кроме того, предоставляет возможность совестного использования оборудования. Например: принтеры.

Оборудование, программы и данные называют ресурсами. Основное на­значение локальной сети - совместный доступ к ресурсам.

Локальные компьютерные сети можно объединять друг с другом, даже если между ними очень большие расстояния, однако не всегда удается использовать спе­циальные кабельные соединения, на помощь приходят обычные средства связи:

· Телефонные линии,

· Радиостанции,

· Волоконно-оптические линии,

· Космическая спутниковая связь и другие.

Разница между ними только в надежности, в уровне помех и скорости передачи данных (пропускная способ­ность линии и в стоимости использовании линии). Как правило, чем лучше ли­ния, тем дороже стоят ее адреса и тем больше данных можно пропустить за единицу времени. При соединении двух или более сетей между собой возника­ет межсетевое объединение и образуется глобальная компьютерная сеть.

Глобальная сеть может охватывать город, область, страну и весь земной шар, но не всех граждан, например: министерство обороны может иметь свою на­циональную сеть, а министерство образования свою. Эти сети могут охваты­вать всю страну, но нигде не пересекаться.

Если две сети, работающие по раз­ным протоколам все-таки пересекаются, то нужен компьютер для перевода данных из формата одной сети в формат другой. Компьютеры или программы, выполняющие эту функцию, называют шлюзами. Если объединяют две сети одинаковыми протоколами, то оборудование, стоящее между ними называют мостами.

Иногда владельцы сетей подключаются к глобальным сетям, но не допускают подключение внешних пользователей к своей сети. В этом случае шлюзовой компьютер выполняет защитную роль и называется брандмауэр.