Базы данных MS Access. Проектирование базы данных

Базы данных и системы управления базами данных (СУБД).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД).

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Если подойти к понятию базы данных с чисто пользовательской точки зрения, то возникает другое определение.

База данных – совокупность хранимых операционных данных некоторого предприятия.

Опыт использования баз данных позволяет выделить общий набор их рабочих характеристик.

Характеристики базы данных:

- полнота – чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако не должно быть избыточной информации);

- правильная организация – чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимые сведения;

- актуальность – любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т.е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;

- удобство для использования – база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь развитые методы доступа к любой части информации.

Надо отметить, что база данных – это, собственно, хранилище информации и не более того. Однако работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, введения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств, предназначенный для:

- создания структуры новой базы,

- наполнения ее содержимым,

- редактирования содержимого,

- отбора данных в соответствии с заданным критерием.

Иными словами, СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.

Основные функции СУБД:

- определение данных – определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать свойства данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.

- обработка данных – данные могут обрабатываться самыми различными способами. можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. можно объединять данные с другой, связанной с ними, информацией и вычислять итоговые значения.

- управления данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию.

В последнее время широкое распространение имеют СУБД ACCESS (входит в состав MS Office). ACCESS – в переводе с английского означает “доступ”. MS ACCESS одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Таблицы – основные объекты базы данных. В таблицах хранятся необработанные данные. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в средних учебных заведениях.

Запись – полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.

Таким образом, поле – это наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в базе данных и рассматриваемый как единое целое.

Структура базы данных – это набор полей, которые определяют содержание и вид БД. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Термины база данных, таблица, запись, поле и значение указывает на иерархию от наибольшего элемента к наименьшему в базах данных Access.

Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы

Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: “.”, “!”, “[”, “]”.

Типы полей

Тип поля указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

- Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).

- Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев.

- Числовой – при выполнении над данными математических операций.

- Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

- Дата/Время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

- Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

- Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.

- Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением.

Базы данных, имеющие связанные таблицы по совпадающим значениям полей, называются реляционными. Большинство современных БД для персональных ЭВМ являются реляционными.

Объекты MS Access

База данных в ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Прежде, чем начать непосредственную работу по разработке базы данных, остановимся на характеристиках некоторых основных объектов базы данных.

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа:

1. Таблица – это основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

2. Форма – объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

3. Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

4. Отчет – объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макросы – это макрокоманды (простые команды), предназначенные для автоматизации выполнения каких-то операций с базой без программирования.

6. Модули – это программные процедуры, написанные на языку VBasic.

Открытие базы данных делает ее объекты доступными для Access. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов (все эти объекты хранятся в одном файле с расширением MBD).

Режимы работы с Access

Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:

1) режиме конструктора, предназначенном для правки не содержимого, а устройства. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления;

2) режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.

Ввод и форматирование данных

В созданную таблиц данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

При любом из указанных способов ввода и корректировки, данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске (том, на котором создана таблица БД).

Ввод данных

В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

Этапы проектирования базы данных

Прежде чем преступить к созданию таких объектов как базы данных, как таблицы, формы и отчетов, нужно разработать проект. Главное назначение проекта – выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. Процесс проектирования базы данных обычно включает следующие этапы:

- общее проектирование системы;

- проектирование отчетов;

- проектирование данных;

- проектирование таблиц;

- проектирование полей;

- проектирование форм.

Приведенная версия этапов проектирования БД не является строгой в смысле очередности и обязательности. Общие проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.

Создание общего проекта системы

Важный этап проектирования базы данных заключается в определении объектов и свойств, которые необходимо задать базе данных. Этот процесс называется моделированием данных. Моделью данных является логическое представление структуры данных предметной области, а так же информационные потребности приложений (задач и вопросов), которые используются при создании прикладной базы данных.

Модели данных не связаны с языком программирования или средствами создания приложений.

Приложение представляет собой программу или комплекс программ, использующих БД и обеспечивающих автоматизацию обработки информации из некоторой предметной области.

Приложения разрабатывают для удобства обеспечения работы с БД неквалифицированным пользователем. Модель, в которой участвуют объекты, а не таблицы, создаваемые в дальнейшем на основе этих объектов, называется концептуальной моделью данных.

Основные информационные объекты предметной области для создания прикладной базы данных сформулированы в задаче.

Проектирование данных

После того, как решено, что необходимо отобразить в отчетах, следует систематизировать данные, чтобы сделать их доступными для разработанных отчетов. Следующий шаг проектирования – составление описи всех полей данных, которые понадобятся в отчетах. Один из лучших методов – записать на бумаге все элементы данных, находящихся в каждом отчете.

Проектирование полей

Сначала необходимо назвать каждое поле. Имя поля позволяет идентифицировать конкретное поле. При присвоении имени полю следует соблюдать следующие правила:

-имя должно быть описательным, чтобы функция поля узнавалась по его имени;

-поле может содержать от 1 до 64 символов;

-имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы;

-они не могут содержать точку (.), знак восклицания (!), квадратные скобки ([ ]);

-имя поля не должно начинаться с пробела.

Записи в Access идентифицируются уникальными кодами поля Счетчик, которое создается в Access автоматически.

Проектирование форм

После создания данных и установления связей между таблицами необходимо спроектировать формы. Формы состоят из полей, с помощью которых осуществляется ввод или просмотр данных. Формы должны выглядеть как бланки бумажных документов. Такая установка создает наиболее дружественную пользователю систему.