Основные методы оптимизации (облегчения) работы в Excel

При подготовке таблиц можно воспользоваться некото­рыми приемами, которые ускорят и облегчат (оптимизируют) работу в Excel.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу од­ним щелчком мыши. Например, вместо того чтобы «вручную» набирать =C6+F6+..., можно сделать следующее:

ввести «=»;

щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

ввести «+»;

щелкнуть на F6 и т. д.

Ввод функций. Вместо того чтобы набирать функции «вруч­ную», можно щелкнуть на кнопке со значком fx в панели инст­рументов Стандартная, на экране появится диалоговое окно Мас­тер функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию. Так как функция суммирования используется в электронных таблицах очень часто, для нее в панели Стандарт­ная предусмотрена специальная кнопка со значком . Например, если выделить ячейку D10 и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =CУMM(D6:D9). Можно отредактировать данную формулу или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галоч­кой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке , результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул.Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки, при этом адреса ячеек будут измене­ны автоматически. Для этой цели нужно выделить ячейку, в ко­торой записана исходная формула. Например, выделите ячейку D6. При выделении ячейки в правом нижнем углу рамки появля­ется черный квадратик - маркер заполнения. Если установить курсор мыши на маркер, то курсор примет форму черного крес­тика. Нажмите левую кнопку и перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Формула будет скопирована.

Примечание. Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:

• при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу;

• при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в форму­ле на единицу.

Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.

Проценты. Очень часто нам необходимо показать доли в про­центах (т.е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позво­ляет сделать это одним щелчком мыши. Выделите столбец с дан­ными и щелкните мышью на кнопке панели Форматирование с изображением %. Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%». Если необходимо, чтобы значения в дробной части числа отображались с большим или меньшим количеством зна­ков, щелкните в панели инструментов форматирования кнопку «Увеличить разрядность» или кнопку «Уменьшить разрядность».

Размеры ячеек. Можно отрегулировать ширину избран­ных столбцов и высоту избранных строк. Это позволит по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.

Форматирование текста. Изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) можно с помощью кнопок панели Форматирование, точно так же, как с участками текста в процессоре MSWord. Кроме того, можно изменить расположение текста в группе выделенных яче­ек с помощью таких же кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word.

Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать команду Формат-Ячейки, на экране появится окно, которое имеет несколь­ко вкладок; с их помощью можно проводить множество допол­нительных операций по форматированию ячеек.

Например, вкладка Выравнивание позволяет изменить ори­ентацию текста (по горизонтали, по вертикали), повернуть текст, сместить его (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Вклад­ка Шрифт позволяет изменить тип шрифта, начертание, размер и цвет символов, включить дополнительные эффекты. Вкладка Число дает возможность задать формат представления данных (например, указать количество знаков в дробной части числа, вывести обозначение валюты при отображении числа в денеж­ном формате и т.п.). На вкладке Граница можно выбрать множе­ство макетов обрамления ячейки или группы ячеек. Вкладка Вид предоставляет возможность выбрать цвет и узор заливки ячейки таблицы. Вкладка Защита позволяет вам сделать недоступным просмотр формул в ячейке, а также запретить изменения данных в ячейке.

Автоформатирование. Чтобы воспользоваться функцией автоформатирования, необходимо выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону, затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат, просматривая вариант оформления таблицы, выбрать подходя­щий и нажать «ОК». Несмотря на то, что список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, невелик, воз­можности оформления таблицы значительно расширяются за счет «ручного» оформления различных участков таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы.

Цвет фона и символов. Для изменения цвета фона ячеек таблицы необходимо воспользоваться раскрывающимися списками на панели инструментов - список для цвета заливки и список цвета шрифта.

Расчетные операции в Excel

Заранее определенные формулы, кото­рые выполняют вычисления по заданным величинам (аргумен­там) называются функциями. Эти функции позволяют выполнять простые и сложные вычисления. Функция имеет имя (например, SIN) и, как правило, аргументы, которые записываются в круг­лых скобках следом за именем функции. Скобки - обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов. Если аргументов несколько, один аргумент отделяется от другого точ­кой с запятой. В качестве аргументов функции могут использо­ваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и функции. Смысл и порядок следования аргументов однозначно определены описанием функции, составленным ее ав­тором. Например, если в ячейке F3 записана формула с функци­ей возведения в степень =СТЕПЕНЬ(ВЗ;2,3), значением этой ячей­ки будет значение ячейки ВЗ, возведенное в степень 2,3.

Работая с функциями необходимо помнить:

1) функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое);

2) существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют тексто­вые строки);

3) существуют функции без аргументов (например, функция ПИ() возвращает число = 3,1416...).

Функции Excel разделены на категории (тематические груп­пы): финансовые, даты и времени, математические, статистичес­кие, ссылки и массивы, работы с базой данных, текстовые, логи­ческие, проверки свойств и значений.Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный Мастер функций, ко­торый можно вызвать нажатием кнопки «fx» на панели инстру­ментов Стандартная. Предварительно следует выделить ячейку, в которую вставляется формула.

Подробное описание назначения и синтаксиса функций мож­но просмотреть в справочной системе Excel. Для этого вызовите справку Excel и на вкладке Поиск задайте образ поиска, напри­мер СРЗНАЧ, затем в списке найденных разделов выделите раз­дел СРЗНАЧ и щелкните кнопку «Показать». После этого на эк­ране будет развернуто окно справки Excel по данной теме, в котором можно просмотреть описание назначения функции, ее синтаксиса и примеры ее применения.