Технология создания итогового запроса

Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию компьютера, то можно узнать себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля; может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле; может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы по образцу, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трёх классов: “Элитный”, “Офисный” и “Домашний”. Несмотря на то архитектура у всех классов близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Следовательно, имеются заметные отличия в цене этих трёх моделей.

Задание. Подготовить итоговый отчёт, с помощью которого можно определять цену каждой модели компьютеров.

1. Запустить программу Microsoft Access.
2. В окне Microsoft Access включить переключатель Открыть базу данных, выбрать ранее созданную базу Комплектующие и щёлкнуть по кнопке Ok.
3. В окне Комплектующие: базы данных открыть панель Таблицы и выбрать таблицу Комплектующие.
4. Щелчком мыши на ярлычке Конструктор открыть таблицу в режиме проектирования. Это необходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором будут храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты.
5. В начало структуры таблицы вставить новое поле. Для этого выделить первое поле (Компонент) и нажать клавишу Insert.
6. Ввести имя нового поля - Класс и его тип - Текстовый.
7. Закрыть окно Конструктор. При закрытии подтвердить необходимость изменить структуру таблицы.
8. Открыть таблицу Комплектующие и заполнить её содержанием, введя для каждого класса данные по следующим изделиям:
• Материнская плата;
• Процессор;
• Оперативная память;
• Жёсткий диск;
• Корпус;
• Дисковод CD-ROM;
• Дисковод гибких дисков;
• Видеоадаптер;
• Звуковая карта;
• Клавиатура;
• Мышь.

Цены на эти изделия для каждого класса проставить произвольные, но разные. Прочие поля таблицы можно не заполнять, так как в формировании итогового запроса они не участвуют.

1. Закрыть таблицу Комплектующие.
2. Открыть панель Запросы щелчком мыши по одноимённой кнопке окна Комплектующие: базы данных.
3. Двойным щелчком мыши по ярлычку Создание запроса в режиме конструктора открыть диалоговое окно Добавление таблицы и выбрать таблицу Комплектующие. Закрыть окно Добавление таблицы.
4. В бланк запроса по образцу ввести следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена.
5. Для поля Класс включить сортировку по возрастанию. Для поля Цена включить сортировку по убыванию.
6. На панели инструментов Microsoft Access щёлкнуть на кнопке Групповые операции или меню Вид, затем строка Групповые операции. Эта строка необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. На её базе создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
7. Для поля Класс оставить в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щёлкнуть в этой строке - появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчёта значений в данном поле.
8. Для поля Цена выбрать итоговую функцию Sum для определения стоимости изделия как суммы стоимостей комплектующих.
9. Для поля Компонент выбрать итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу.
10. Закрыть бланк запроса и дать ему имя: Расчёт стоимости изделия. Запустить запрос и убедиться в правильности его работы.
11. Закрыть все объекты базы данных и программу Microsoft Access.

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие базы данных.
2. Понятие системы управления базами данных.
3. Что такое поле базовой таблицы?
4. Что такое запись базовой таблицы?
5. Что содержит база данных, если в ней нет ни одной записи?
6. Основные типы данных в среде Microsoft Access.
7. Основные типы объектов в среде Microsoft Access.
8. Основные свойства полей таблицы данных.
9. Технология создания базовых таблиц.
10. Технология создания запросов “с параметром”.