Просмотр изображения документа в Lotus Notes

Собственно все прикладные пакеты OfficeMedia – Канцелярия, Управление и планирование, Офис малого предприятия, Управление персоналом и др., как и прикладные пакеты других фирм, представляют собой набор специализированных баз данных, функционирующих в среде Lotus Notes. Например, БД «Обращения граждан» предназначена для организации работы со специфической категорией документов – обращениями физических лиц. Практически все БД предоставляют различные возможности сортировки и поиска документов в базе данных: по автору (корреспонденту), по дате первого обращения, входящему номеру и др., а также предоставляют возможности контроля исполнения документов, статистического анализа исполнительской дисциплины и степени загруженности сотрудников и т.п. При этом каждая БД (база данных) предоставляет возможности, отражающие специфику конкретной группы документов. Например, БД «Договора» имеет набор стандартных шаблонов для договоров, хранит как тексты договоров организации, так и все документы, которые с ними связаны (предварительная переписка, тексты договоров и контрактов, текущая информация о их выполнении, акты приёма-сдачи работ и т.п.).

Другая БД – «Визирование и согласование» – решает другую задачу – производит автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования, осуществляет оперативный контроль за процессом согласования и визирования документов.

Для эффективной работы системы её функционирование должно быть максимально приближено к оптимизированной работе службы традиционного документационного обеспечения управления (делопроизводства). Для этого перед установкой Notes фирма – системный интегратор, осуществляющая установку, или собственный отдел автоматизации учреждения, организации, фирмы (если такой имеется) должны проводить обследование делопроизводства и объёма документооборота, дать предложения по его рационализации с разработкой оптимальных схем движения документов, а также определить специфические для данной организации данные и параметры, которые необходимо добавить при настройке системы.

Как правило фирмы, предлагающие сложные продукты для автоматизации делопроизводства, являются так называемые системными интеграторами, т.е. предлагают установку «под ключ» и адаптацию продукта к потребностям конкретной организации. Такое решение позволяет получить максимальную эффективность от вложения денежных средств в создание системы автоматизации и обеспечить развитие и модернизацию системы в дальнейшем как по мере расширения потребностей организации, так и с выходом новых, более совершенных версий используемого программного обеспечения.

Примером такой постоянно развивающейся и обновляемой системы, способной расширяться за счёт дополнительных модулей (вспомогательных специализированных программ) и является DOCs Open[46].

Поскольку в основе всего делопроизводства и управленческого процесса в целом лежит работа с документами, то DOCS Open представляет собой в первую очередь иерархическую систему хранения документов, то есть документоориентированную базу данных.

Основными пользователями DOCS Open являются государственные учреждения, крупные и средние промышленные предприятия, банки, юридические компании, торговые фирмы и другие организации, нуждающиеся в эффективном управлении документами. Естественно, что малые предприятия с численностью 5-10 человек не нуждаются в таких мощных средствах. Но при численности компании порядка 100 и более человек и значительном объёме документооборота DOCS Open позволяет строить как системы управления рабочими документами для оперативного использования, так и архивные системы, накапливающие информацию за долгие годы работы.

Особенность этой системы электронного делопроизводства – полная интеграция со всеми распространёнными офисными программами. Осуществляя учёт, хранение и быстрый поиск документов, DOCS Open в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространёнными офисными приложениями.

Все документы, создаваемые в таких офисных программах, как Word, Excel, Microsoft Office, Corel WordPerfect Office, Lotus Smart Suite и многих других при сохранении автоматически регистрируются системой. При этом вместо стандартного окна сохранения документа пользователю предлагается заполнить регистрационную карточку. Чтобы обеспечить обязательную регистрацию всех создаваемых документов, можно сделать невозможным сохранение документа без заполнения регистрационной карточки. Такая принудительная регистрация особенно важна в отечественных условиях низкой исполнительской дисциплины и сопротивления персонала любым нововведениям, усиливающим контроль за повседневной деятельностью. Поля, входящие в регистрационную карточку документа, задаются индивидуально при установке программы в соответствии с особенностями данной организации.

По любым признакам (полям), имеющимся в регистрационной карточке: по имени документа, автору, номеру, приложению (программе), в которой он был создан и т.п., DOCS Open может осуществлять поиск документа. Количество полей в регистрационной карточке не ограничено. Они могут быть числами, датами, текстом, возможен и поиск по содержанию документов. Для быстрого поиска содержание документов индексируется.

Пример формы для поиска документа

Если в систему поступает внешний (бумажный) документ, то вместе с текстом документа может сохраняться и его изображение, поступающее в систему путём сканирования. Это особенно актуально для сохранения документов, имеющих подписи, резолюции, рисунки, другое графическое оформление.

Просмотр изображения ранее отсканированного документа

В процессе работы над большим документом одной из проблем всегда являлось хранение промежуточных вариантов документа. Эта возможность, появившаяся в последней версии Microsoft Office 97 – сохранения нескольких версий одного документа в едином файле – не является новостью. Она уже давно реализована в системах электронного делопроизводства. Например, DOCS Open позволяет хранить до 99 копий каждого документа и до 26 версий каждой копии. При этом ведётся история каждой версии документа. Это позволяет в дальнейшем вернуться к какому-то ранее вычеркнутому элементу, положению и т.п.

Одновременно в специальных журналах, ведущихся в компьютере, могут автоматически регистрироваться все действия пользователей с документом (например, кто и когда просматривал или редактировал документ). Учёт доступа к документам позволяет регистрировать и все попытки несанкционированного использования документа. По каждому документу может быть определён круг лиц, имеющих право чтения или редактирования данного документа, внесения замечаний и дополнений.

Установка прав доступа к конкретному документу для сотрудников или групп сотрудников

В соответствии с решаемыми задачами на базе DOCS Open формируются рабочие места оператора сканирования документов (ввода документов в систему), собственно пользователя (исполнителя), руководителя (должностного лица, распределяющего задания и определяющего загрузку сотрудников в структурных подразделениях), ответственного за контроль исполнения, архивиста и администратора системы (осуществляющего ведение списка пользователей, определяющего их полномочия,

Важной особенностью системы хранения документов в DOCs Open является возможность автоматического переноса (миграции) данных с одних носителей информации на другие. При этом оперативные документы, с которыми ведётся работа, хранятся на жёстких дисках сервера, а те, которые требуются редко, переносятся на более медленные, но и более дешевые (в пересчёте на стоимость хранения 1 Мб. информации) носители, например магнитооптические диски (в крупных организациях – библиотеки магнитооптических дисков). Информация, требующаяся крайне редко или документы постоянного срока хранения могут записываться на магнитную ленту (стример) и на компакт-диск (CD-ROM). Перенос данных может осуществляться автоматически либо на основе заранее заданных критериев для различных категорий документов, либо в зависимости от частоты обращения и размеров того или иного документа. В случае обращения пользователя к документу, перенесённому на такой носитель, данные автоматически восстанавливаются (копируются с магнитной ленты обратно на жёсткий диск) либо предлагается вставить соответствующий CD-ROM.

В ближайшее время в связи с постепенной заменой стандартных CD на новый тип компакт-диска – DVD, имеющий ёмкость в 5-6 раз большую, ещё более снизится стоимость и повысится удобство хранения данных на таких носителях.

Другим важным свойством систем электронного делопроизводства является способность маршрутизации, то есть определения порядка движения документа от исполнителя к исполнителю. В простейшем варианте это свойство имеется и в программах Microsoft Office, например, Word 95, позволяющее направить документ по электронной почте одному или нескольким лицам, причём как последовательно, так и параллельно. Однако специализированные программные модули, осуществляющие маршрутизацию, позволяют гораздо больше. Например, модуль WorkRoute (Весть) для DOCS Open позволяет организовывать последовательную и параллельную рассылку заданий (документов) отдельным исполнителям и группам исполнителей, причём в случае рассылки группе документ может быть направлен как всем членам группы, так и руководителю группы или первому из членов группы, обратившемуся к системе. WorkRoute позволяет отслеживать процесс выполнения работ, контролировать время передачи документа от исполнителя к исполнителю и многое другое.

Многие средние и крупные фирмы, на применение в которых рассчитан DOCs Open, имеют филиалы. DOCs Open позволяет использовать Internet для оперативного доступа к информации сотрудников филиалов. Internet позволяет осуществлять доступ к документам, не только находящимся на разных компьютерах, объединённых локальной сетью, но и в территориально удалённых друг от друга филиалах организации.

Поиск документа организации с использованием World Wide Web

DOCS Open содержит в себе средства интеграции с другой распространённой системой – Lotus Notes. В состав DOCS Open входит специальный модуль обмена информацией с Lotus Notes. Данный модуль позволяет выполнять как простые передачи данных из продукта в продукт, причем в автоматическом режиме, так и организовывать сложный распределенный доступ пользователей Lotus Notes к документам архивов DOCS Open. При этом администратор архивной системы может организовать подписку на документы, хранимые в DOCS Open. Interchange for Lotus Notes будет рассылать группам пользователей Lotus Notes списки всех новых поступлений по заданной тематике, образующихся в DOCs Open. Конкретный пользователь Lotus Notes, просмотрев списки поступлений может заказать себе отдельные (или все) документы, послав заявку к Interchange for Lotus Notes. В ответ он получит все заказанные документы. Таким образом, в этой связке Lotus Notes выступает интеллектуальным транспортным средством, а так же клиентским местом для распределенного использования архива.

DOCS Open и Lotus Notes являются взаимодополняющими системами. На крупных предприятиях возможно применение как одной, так и другой системы. При этом Lotus Notes может использоваться как транспортная среда удаленного доступа к документам, а DOCS Open применяется как мощная архивная система, ведущая распределенный архив предприятия.

В некоторых областях обработки документов Lotus Notes конкуренции нет. Фирма Lotus Development не раз подчеркивала, что Lotus Notes - это база данных знаний. И действительно, там, где используются данные небольшого объема, но со сложной организацией, там, где число рабочих мест не очень велико, применение Lotus Notes - это наилучший выход для организации данных. При этом квалификация пользователей, работающих с этой системой, должна быть достаточно высокой. Наиболее типичной сферой применения Lotus Notes являются экспертные отделы, высшие эшелоны руководства предприятия (совет директоров).

Там, где нужно обрабатывать большие объемы документов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы, вне конкуренции DOCS Open. Пример наиболее крупной реализации архивных систем на базе DOCS Open – это 6 электронных библиотек, 10 млн. документов, 3 тыс. пользователей в распределенной системе (от Сан-Франциско до Парижа). При этом среднее время поиска документа во всем архиве - не более 12 сек.

Таким образом, оба программных продукта, несмотря на их функциональные различия, прекрасно дополняют друг друга. Применение их вместе в рамках одной коллективной системы обработки и анализа документов позволяет строить гибкие и удобные для каждого пользователя системы.

Для построения полнофункциональной системы документооборота необходимо применение дополнительных программных продуктов, осуществляющих развитую маршрутизацию документов и контроль исполнительской дисциплины сотрудников, занятых в процессе документооборота[47].

В настоящее время на компьютерном рынке представлены и другие системы организации работы с документами, например фирма «Электронные офисные системы» предлагает программу «Дело», свои решения предлагают такие фирмы как Ланит и т.п. Выбор конкретного решения зависит от потребностей данной организации, учреждения, фирмы.[48]

Глава 9 Организация компьютеризированного рабочего места

В предыдущих главах был детально показан процесс организации делопроизводства с использованием компьютерных технологий. В этой главе мы рассмотрим, что же необходимо для реализации вышеизложенного.

При подходе к организации рабочего места необходимо исходить из решаемых сотрудником задач и выполняемых им функций, для которых требуется соответствующее техническое и программное обеспечение. Это может быть:

§ составление и оформление документов;

§ регистрация и контроль исполнения;

§ справочно-информационная работа;

§ организация рабочего времени руководителя;

§ прием и передача документов по линиям связи;

§ организация архивного хранения документов.

На каждом рабочем месте может выполняться одна или несколько перечисленных задач.

Первым этапом является выбор необходимого программного обеспечения и уже затем – определение конфигурации компьютера, необходимой для оптимальной работы выбранного программного обеспечения.

В небольшой фирме все вопросы, связанные с информационно-документационным обеспечением её деятельности могут выполняться одним работником (секретарем-референтом). В крупных фирмах эти задачи будут распределены между несколькими сотрудниками и соответственно решаться на нескольких рабочих местах, связанных между собой.

Рассмотрим пример создания компьютеризированного рабочего места сотрудника делопроизводственной службы.