Глава 8 Комплексные системы автоматизации

В настоящее время многие разработчики программ предлагают решения, в той или иной степени облегчающих работу с документами в офисе. Это могут быть как программы, автоматизирующие отдельные операции – регистрацию, контроль исполнения, организацию движения документов внутри фирмы, рассылку факсов, так и комплексные многофункциональные системы.

Программный комплекс для автоматизации делопроизводства должен позволять решать следующие задачи:

- интеграция с программами создания документов;

- регистрация всей поступающей и создаваемой документации;

- контроль движения документов и выполнения работ;

- ускорение движения документов между исполнителями;

- обеспечение сохранности документации;

- улучшение информационно-справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу (доступа пользователей к информации),;

- автоматизация составления отчётных документов;

- снижение накладных расходов (уменьшение использования копировальной техники, экономия на расходных материалах);

- высвобождение офисных площадей и людских ресурсов.

Программные продукты, предлагаемые как программы автоматизации делопроизводства, могут существенно различаться по своим возможностям, набору функций и многим параметрам. Рассмотрим примеры программ разного уровня.

Сегодня всё больше бумажных документов переводятся в электронную форму с помощью сканера. В связи с этим основные производители программ для сканирования (OCR) – ABBYY и Cognitive Technologies предлагают и дополнительные продукты для организации работы с документами, направленные на упорядоченное хранение и быстрый поиск документов. Например, фирма ABBYY поставляет вместе со своей программой OCR FineReader 4.0 программу «Эффект Офис 2.0» фирмы «Гарант Интернэшнл». Компания Cognitive Technologies, известная своей программой для распознавания (ввода со сканера) текстов – CuneiForm вместе с программой OCR CuneForm предлагает собственную разработку «Евфрат». Как правило, упрощённые версии программ с ограниченными возможностями (т.н Light или SE) поставляются в комплекте со сканерами, а полнофункциональные программы доступны отдельно за несколько десятков долларов.

Компания Cognitive Technologies предлагает программу Евфрат’99 DeLuxeкак систему автоматизации делопроизводства, которая является удобным средством для организации работы с документами. Программа достаточно известна, так как упрощённая версия Евфрат’98 SEпоставляется со сканерами Hewlett-Packard, Epson, NeuHaus, многофункциональными устройствами Xerox, Canon, OKI и Olivetti, продаваемыми в России.

Рассмотрим основные возможности Евфрат’99как примера недорогой программы для небольшого и среднего офиса:

1. Ввод документов в систему

2. Регистрация документов

3. Контроль исполнения

4. Информационно-поисковые возможности программы.

1. Ввод документов. Программа позволяет работать с текстовыми, графическими, аудио- и видео- файлами, за счёт использования для их воспроизведения внешних приложений. Документы могут подключаться в систему по отдельности (как отдельные файлы, созданные, например, в Word), путём сканирования, либо путём автоматического ввода группы файлов. Документ в системе Евфрат может объединять в себе несколько файлов. Это особенно актуально для полнотекстового хранения документов (в т.ч. создании архива), сочетающего отсканированные распознанные текстовые документы и графические изображения оригинала, которые могут объединяться в один документ. По такому же принципу вместе могут храниться изображения факсов, полученные факсовой программой или факс-сервером организации и распознанные тексты, а также документ и приложения к нему.

Дополнительные возможности системы, которые могут оказаться весьма актуальными в связи с распространением Microsoft Office 2000, HTML-формата для хранения документов и Internet в целом, создаются способностью программы работать с документами Internet, загружать их для последующего использования и автоматически обновлять содержание загруженных страниц при соединении с Internet. Входящий в состав системы Евфрат Cognitive Proxy-сервер обеспечивает возможность так называемого offline-просмотра. Это означает, что единожды загруженный в Евфрат документ Internet будет далее доступен в вашем браузере, например Internet Explorer, и при отсутствии реального соединения с сетью.

В основе работы системы лежит СУБД. Для удобства пользователя изначально система содержит типовые базы данных (варианты «рабочего стола»): Бухгалтерия, Отдел кадров, Секретариат, Страховая компания и Домашняя база Евфрат. Все варианты представляют собой соответственно ориентированные наборы папок и картотек, помогающие быстрее начать работу с системой. Однако поскольку база данных выбирается при запуске программы, то для перехода, например, от рабочего стола «Секретариат» к рабочему столу «Отдел кадров» программу необходимо закрыть и запустить заново.

Принцип хранения документов в папках во многом напоминает принятый в Windows. Возможность быстрого просмотра графических документов, а также созданных в Word 97/2000 представляет дополнительное удобство, в первую очередь для пользователей Windows 95/NT, где возможность быстрого просмотра средствами операционной системы доступна только для текстов документов, созданных в Word 6.0/95.

Удаление документов из системы происходит аналогично принятому в Windows – путём помещения документа в «корзину». Однако при этом происходит удаление только документа как объекта, зарегистрированного в программе Евфрат, а файлы, составляющие документ, при этом не уничтожаются и остаются доступны в рамках операционной системы.

2. Регистрация документов. Осуществляется во многом аналогично традиционной системе картотек. Если полнотекстовое хранение документов не используется, карточка может быть заведена и на обычный бумажный документ.

Секретарь фирмы либо работник делопроизводственной службы могут использовать уже имеющиеся картотеки входящих, исходящих документов, приказов и т.п., модифицировать их или создать собственные. Затратив некоторое время на проектирование и настройку необходимых картотек, в дальнейшем секретарь получает возможность эффективной работы с документами.

Приступая к использованию программы, секретарю можно рекомендовать сформировать картотеку, соответствующую принятой в фирме. Большинство полей (реквизитов) уже предусмотрено программой в заранее созданных картотеках: «Входящие Письма», «Исходящие Письма», «Внутренние приказы и распоряжения», «Акты», «Протоколы», «Справки» и т.п.

Регистрация может осуществляться путём простого перетаскивания пиктограммы документа на пиктограмму соответствующей картотеки. При этом открывается окно, в правой части которого находится сам документ, а в левой – реквизиты карточки.

Процесс присвоения значения реквизиту документа и внесения этого значения в базу Евфрат называется индексацией по этому реквизиту.

Необходимо обратить внимание, что быстрый поиск по тексту документов обеспечивается созданием так называемого «полнотекстового индекса», – скрытого от пользователя служебного файла, содержащего список всех значащих слов документов архива Евфрат. Поэтому следует учитывать, что наличие полнотекстового индекса увеличивает место, занимаемое документами системы, в среднем на 30%.

Заполнение полей карточки («реквизитов») может осуществляться как вручную (щелчком мыши по соответствующему полю и вводу значения) либо перетаскиванием соответствующей части документа (например, наименования организации, даты и номера документа и т.п.). Особенностью программы Евфрат являться наличие встроенного модуля распознавания, позволяющего загрузить в систему графическое изображение документа и при регистрации перетаскивать участки изображения, содержащие соответствующие реквизиты документа, на представленные слева поля регистрационной карточки. При этом автоматически произойдёт распознавание текста на этом фрагменте, и результат будет помещён в строку реквизита. При регистрации нескольких аналогичных документов удобным может оказаться функция «Оставлять значение», позволяющая не набирать заново повторяющиеся значения реквизитов (например, если несколько документов подряд направляются на исполнение одному сотруднику или поступили из одной организации и т.п.).

3. Контроль исполнения. Постановка документа на контроль осуществляется простым перетаскиванием документа на значок картотеки контроля исполнения. В открывшемся окне, аналогичном тому, которое открывается при регистрации документа, заполняются поля: дата исполнения, фамилия исполнителя и т.п. При этом пиктограммы документов, поставленных на контроль, меняются – к пиктограмме добавляется восклицательный знак. Нажатие на кнопку, напоминающую будильник («Контроль исполнения») открывает окно, позволяющее вызвать просмотр документов, поставленных на контроль. Окно просмотра обеспечивает быстрый доступ как к самим документам, так и к их реквизитам (регистрационным карточкам).

4. Информационно-поисковые возможности программы. Для осуществления быстрого поиска документов поступающие в систему тексты документов индексируются. Под индексированием в полнотекстовых системах хранения документов (архивах) понимается создание специального указателя, содержащего все значащие слова документа. Этот процесс может занять некоторое время, но зато значительно ускоряет поиск необходимых документов. Поскольку внесение в базу данных всех слов из текста является излишним, то при индексации отбрасываются глаголы, а также слова из так называемого стоп-словаря: этот словарь содержит общеупотребительные слова, в основном прилагательные и наречия, которые, как считается, несут малую смысловую нагрузку при поиске. (Включение/исключение глаголов и стоп-словаря из индексации можно осуществить в настройках системы). Следует помнить, что не включенные в базу слова не будут задействованы при поиске.

Поскольку основным назначением программы является упорядочение и быстрый поиск документов, программа Евфрат обладает гибкой системой поиска, ориентированной на скорейшее нахождение документа или группы документов, максимально соответствующих условиям, задаваемым пользователем. В простейшем случае для нахождения документа достаточно ввести одно слово, которое должно быть в тексте документа. Важной особенностью программы является так называемая «Нормализация запроса» при этом все существительные, например, переводятся в именительный падеж единственного числа. Это позволяет искать слова в тексте во всех словоформах (Например: Иванов, Ивановым, Иванову; контракт, контрактом и т.п.). Расширенный запрос позволяет искать тексты, содержащие несколько слов, используя логические операции И, ИЛИ, НЕ (кроме), а также сочетая полнотекстовый поиск с поиском по реквизитам карточки документа. Таким образом, возможно найти, например, все документы, поступившие с 15 по 30 августа 1999 г., исполнителем которых является Иванов и содержащие в тексте слово металлопрокат. Поскольку формирование такого сложного запроса может потребовать некоторого времени, программа предусматривает возможность сохранения таких запросов и использования в дальнейшем.

Программа предоставляет возможность быстрого поиска прямо из любого документа. Достаточно, например, выделить слово, щёлкнув правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Контекстный запрос» и программа тут же создаст папку, которая будет содержать все документы, содержащие указанное слово. В левой части открывающегося окна будет находится список найденных документов, правая – служит для их быстрого просмотра. При этом слово, по которому вёлся поиск, выделяется в тексте цветом, а стрелки на панели инструментов позволяют переходить от одного найденного слова к другому. Аналогично слова для поиска можно писать в специальном окошке вверху документа либо непосредственно из MS Word нажатием кнопки «поиск в Евфрат» на панели инструментов. Список найденных документов может быть передан так же в Word, а сами документы открываются простым выбором названия документа из списка.

Так как в качестве текстового редактора большинство организаций использует Microsoft Word, в программу включено средство интеграции с этой программой. Текстовые документы из Евфрата могут открываться в Word командой Экспорт, а в сам Word добавляется небольшая панель инструментов, позволяющая открыть документ системы Евфрат, сохранить, просмотреть реквизиты документа.

Во многих организациях при передаче документа исполнителю и из подразделения в подразделение сотрудник, получающий документ, расписывается в выведенной на печать небольшой табличке, содержащей основные сведения из регистрационной карточки – номер и заголовок документа, фамилия исполнителя, дата получения документа и т.п. Необходимо отметить, что в данной программе эта возможность реализуется довольно сложно – необходимо экспортировать таблицу в Microsoft Excel и распечатывать её уже оттуда, причём может потребоваться либо создание отдельной картотеки, либо редактирование таблицы уже в Excel.

Важной особенностью программы для фирм, использующих локальные сети, является возможность организации работы программы по принципу клиент-сервер. Таким образом, кроме персонального архива документов, хранящихся на локальном компьютере, программа позволяет использовать общие базы данных, хранящиеся на центральном компьютере (сервере). Разграничения прав доступа к документам, папкам и картотекам устанавливается как на уровне групп пользователей, так и на уровне конкретных сотрудников.

Особенно удобно использовать Евфрат’99 DeLuxeпри сканировании документов, объединяя в одном электронном документе распознанный текст и изображение отсканированных или полученных факсовой программой страниц. В то же время для маленькой организации (небольшого архива) существует упрощённая версия программы Евфрат – Евфрат SOHO, при минимальной цене обладающей большинством возможностей Евфрат’99 DeLuxe, но предназначенной для работы на отдельном компьютере, не имеющей системы контроля исполнения и с ограничением на максимальное количество документов в системе (до 2 000 документов).

Достаточно широкие возможности системы Евфрат’99 DeLuxeв сочетании с приятным интерфейсом в то же время предопределяют и достаточно высокие требования к компьютерам, на которых будет работать программа. Хотя производитель заявляет о возможности работы на компьютере с 16 Mb. оперативной памяти, реально можно рекомендовать использовать систему, имея не менее 32 Mb. Следует учитывать, что процесс создания полнотекстового индекса документов на недостаточно быстром компьютере может занять значительное время. Поэтому для массового ввода документов в систему желательно использовать максимально быстрый компьютер.

В целом программы, аналогичные рассмотренной, позволяют при минимальных финансовых затратах, не требуя длительной настройки и обучения пользователей, значительно упростить работу с документами в учреждении и заметно повысить производительность труда секретаря, референта и офисного работника.

Более высокий уровень автоматизации делопроизводственных процессов – это системы автоматизированного делопроизводства, сочетающие в себе регистрацию и контроль документов; полнотекстовое хранение (хранение самого документа, а не только его регистрационной карточки в памяти компьютера), индексирование и возможность последующего быстрого поиска документа по его содержанию, создания тематических подборок документов; автоматизацию движения документов между исполнителями по заданным маршрутам; их архивное хранение и быстрый поиск. Это программные комплексы типа Lotus Notes, DOCS OPEN, Excalibur EFS и др., предъявляющие высокие требования как к компьютерному оборудованию, необходимому для их функционирования, так и в первую очередь – к четкой организации управленческого процесса, однозначному распределению обязанностей между сотрудниками и их высокой ответственности за соблюдение всех правил работы с документами. Такие программные комплексы позволяют осуществлять регистрацию документов, автоматическую сортировку по каталогам, их маршрутизацию (перемещение от исполнителя к исполнителю), автоматическое напоминание исполнителю о приближении или окончании срока выполнения работ, поиск документов, перенос документов на сменные носители для архивного хранения и т.п.

Во всём мире и в нашей стране наибольшее распространение для автоматизации документооборота средних и крупных фирм получила программа Lotus Notes (разработчик – Lotus Development), являющаяся фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе. Программа предусматривает комплексную организацию управления документами: их создание, регистрацию, движение, совместное использование сотрудниками и рабочими группами (подразделениями), быстрый поиск и хранение. Собственно, Lotus Notes – это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты. Lotus Notes построен на архитектуре клиент/сервер, то есть совместно используемые документы и базы данных находятся на специально выделенном для этого компьютере – сервере, на котором установлена программа-сервер Lotus Notes, а на компьютерах пользователей установлена так называемая клиентская часть, т.е. собственно программа, обеспечивающая использование Lotus Notes сотрудниками в их деятельности. Документоориентированные базы данных Notes представляют собой развитое средство хранения документов. В них может храниться информация самых различных типов: как текстовая, числовая, табличные данные, графические изображения, так и изображения, полученные с помощью сканера, факсимильные сообщения, аудио и видеоинформация.

Пример рабочего окна Lotus Notes

Каждый прямоугольник в окне Notes соответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном для него порядке. Окно рабочего пространства Notes содержит несколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базы данных группируются на листах по определённому признаку, например, по тематике. С точки зрения традиционного делопроизводства группировку лучше всего осуществлять по видам документов (например, приказы, договора, планы, отчёты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие, исходящие, внутренние; исполнители, корреспонденты и т.п.).

Использование архитектуры клиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболее трудоёмкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации. Такое распределение работы решает сразу две проблемы: сервер обеспечивает удобный доступ к данным любому сотруднику, имеющему на то право и в любое время, а в случае роста потребностей организации в обработке информации достаточно поставить новый сервер, что значительно дешевле, чем модернизировать и даже заменять компьютеры сотрудников.

Особенно удобно использовать Notes для организации удалённого доступа к документам и данным филиалов организации, а также сотрудников, работающих на дому или находящихся в командировке (так называемых мобильных пользователей). Связавшись через модем по телефонной линии с сервером Notes, пользователь производит обновление своих данных и документов, которое осуществляется путём реплицирования – специального механизма обмена информацией между центральной базой данных и её копией, находящейся у пользователя или в филиале организации.

Обязательное условие работы любой серьёзной системы делопроизводства – наличие средств защиты информации от случайного или умышленного некорректного использования. Notes обеспечивает опознавание пользователей, хранит информацию о правах их доступа к той или иной базе данных, позволяет использовать электронные цифровые подписи. Система предусматривает шесть уровней доступа к базе данных для каждого конкретного пользователя – от полного доступа (Manager – чтение, запись, редактирование, удаление документов, форм, изменение прав доступа, установка локального шифрования, удаление баз данных, т.е. права на любые действия в системе) до возможности только читать но не редактировать документы или вносить информацию, но не иметь доступа к ранее внесённым документам. Если пользователь не имеет доступа (No Access), то он не сможет открыть и посмотреть базу данных или конкретный документ.

Lotus Notes может использоваться как самостоятельно, так и как основа для специализированных прикладных программ (приложений), представляющих более удобные и эффективные возможности для выполнения тех или иных делопроизводственных и управленческих функций.

Следует отметить, что Notes, как и любая СУБД, требует существенного объёма работ по предварительной настройке с учётом особенностей конкретной организации для эффективного использования программы. Поэтому установка системы осуществляется, как правило, специализированными компьютерными фирмами – системными интеграторами.

Многие компьютерные фирмы (так называемые системные интеграторы) предлагают проведение обследования организации и создание законченного решения с учётом потребностей этой организации, учреждения, предприятия. Однако учитывая, что в составе таких компьютерных фирм в основном работают специалисты по компьютерам и программному обеспечению определённых производителей, а специалисты по организации делопроизводства и информационно-документационному обеспечению управления в составе таких фирм отсутствуют или не имеют достаточной квалификации, то представление о том, что необходимо Вашей фирме, так называемое техническое задание должно быть выработано Вашим учреждением ещё до обращения к фирме – системному интегратору.

Большинство фирм – системных интеграторов специализируются на поддержке определённого комплекса программных продуктов и предлагают свои решения на основе какой-то одной платформы (программы). Это может быть или Lotus Notes или DOCS Open или GroupWise, а может быть даже Oracle. Выбор фирмы – системного интегратора уже предопределяет платформу (базовую программу), на которой будет строиться конкретное решение для данной организации, учреждения, фирмы. Поэтому прежде всего необходимо определить потребности организации, цели и задачи, решаемые путем внедрения автоматизированной системы делопроизводства и уже в соответствии с сформулированными задачами осуществлять выбор фирмы–системного интегратора для поставки и наладки автоматизированной системы.

Поскольку на основе Lotus Notes могут использоваться самые различные приложения третьих фирм, то при выборе поставщика необходимо также обратить внимание на наличие у него готовых решений, максимально приближенных к потребностям Вашей организации.

Примером такого комплекса приложений является пакет приложений для Lotus Notes – OfficeMedia (фирма InterTrust), представляющий систему автоматизации работы служб документационного обеспечения управления (ДОУ) и включающий в себя специализированные модули (программы) контроля распоряжений руководства, регистрации и контроля входящих и исходящих документов, хранения документов, подготовку и проведение совещаний, а также управление персоналом, управление проектами, управление продажами и многое другое, причём набор программных модулей, работающих в системе Lotus Notes зависит от специфики работы учреждения, предприятия, фирмы и решаемых каждым конкретным сотрудником задач.

Пакет OfficeMedia–Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:

– ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путём автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader и CuneForm;

– регистрацию всей входящей корреспонденции;

– постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;

– контроль за движением и местонахождением документов по подразделениям организации по мере их исполнения;

– подготовку организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений и т.п.;

– подготовку, хранение и просмотр всей исходящей корреспонденции учреждения, организации, фирмы.

Регистрация документа в Lotus Notes (приложение OfficeMedia).

На рисунке изображена верхняя часть регистрационной карточки. Для полнотекстовой системы карточка будет включать в себя как краткое содержание, так и текст документа, введённый в систему с помощью сканера и программы распознавания, а также графическое изображение самого документа вместе со всеми пометами и графическими особенностями. Для каждой конкретной организации в соответствии со спецификой её деятельности в карточке могут не использоваться те или иные необязательные поля (например, вид доставки) и могут быть добавлены новые.