Автоматизированные системы регистрации документов
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. Это может быть достигнуто только учетом всех документов путём их регистрации и организацией контроля за их исполнением.
Документы организации, существующие как в бумажной, так и в электронной форме, требующие исполнения и контроля, подлежат регистрации. Поскольку сегодня регистрация как бумажных, так и существующих в электронной форме документов производится в компьютере, современные автоматизированные системы регистрации документов позволяют связать файл документа с его регистрационной карточкой в базе данных о документах организации, учреждения, фирмы. Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию с обязательным заполнением пользователем регистрационной карточки уже при первом сохранении документа. При этом сохранение документа происходит одновременно с его регистрацией.
Регистрация документов определяется ГОСТом как «запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»[29].
До начала 1970-х годов в учреждениях регистрация осуществлялась путем записи сведений о документе в специальный журнал. Такая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.
На смену журнальной пришла карточная система регистрации. При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2 до 5 экземпляров регистрационной карточки. В информационно-справочной картотеке карточки располагали по алфавиту корреспондентов, либо по вопросам деятельности или по какому-либо другому используемому в организации поисковому признаку (например, географическому). Эта картотека позволяла уже быстрее находить нужные документы. А для документов, находящихся на контроле, создавалась контрольная картотека, в которой карточки были расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но её недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения, и составления карточек в необходимом количестве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможности поиска документов.
Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек – базы данных.
В простейшем варианте база данных – это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате получения или составления документа, его номеру и т.п.
В нормативно-методической литературе основным принципом организации регистрации документов всегда считалась однократность, которая достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких карточек под копирку. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы поступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.
Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа.
Форма регистрационной карточки может быть разработана применительно к особенностям конкретного учреждения, фирмы. В то же время предлагается много примерных вариантов регистрационной карточки.[30]
Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения, разработанных как DOS, так и для различных версий Windows. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализованную регистрацию с использованием локальной сети, система регистрации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ – систем управления базами данных (СУБД), начиная с Microsoft Access, входящей в состав MS Office Professional и распространённой Microsoft SQL Server.
При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организации, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, предприятии, фирме. Особенно заметный эффект внедрение системы дает в небольших, но быстро растущих фирмах, которые чаще сталкиваются с проблемами организации документооборота и управления в целом.