Глава 3 Приём-передача и регистрация документов

Приём-передача документов

Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка[27].

С возможностями факсимильного аппарата сейчас все хорошо знакомы. Остановимся на отличиях при использовании факс-модемной платы компьютера. Факс-модем, как видно из названия, сочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.

Модем (модулятор-демодулятор) – устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. Использование модема позволяет передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться возможностями электронной почты и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объёму всевозможной информации.

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер – это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть включены в другие документы. Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.

Современные факсимильные аппараты, печатающие на обычной бумаге, как правило имеют возможность подключения к компьютеру. Поскольку любой факс имеет сканирующее устройство для считывания изображений документов, печатающее устройство и устройство приёма/передачи данных по телефонной линии, то подключение факсимильного аппарата к компьютеру реализует функции сканера, принтера и факс-модема. Если же используется факс-модем, то для передачи в виде факсимильных сообщений традиционных бумажных документов необходимо использовать сканер.

Для поступающих на компьютер факсов рекомендуется установить специально выделенную папку (каталог). С установленной периодичностью (в зависимости от объема получаемой корреспонденции) записанные на жёсткий диск компьютера изображения полученных факсов просматриваются, о факсах, пришедших не полностью или содержащих нечитаемые куски текста, сообщается отправителю для повторного получения, ненужные факсы рекламного характера после ознакомления уничтожаются без вывода на печать. Остальные факсы регистрируются, после чего или распечатываются, или направляются получателю по локальной сети.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц. Обычно факсы, с которыми предполагается дальнейшая работа, преобразуются с помощью программ OCR в текстовые документы, которые занимают гораздо меньше места в памяти компьютера и позволяют работать с ними как с обычным документом, созданным на компьютере.

При распознавании и переводе факса в текстовый формат теряются графические особенности документа – подписи, резолюции, печати и т.п. Однако, поскольку в большинстве случаев факсимильное сообщение не имеет юридической силы ввиду незащищенности от фальсификации, то задача сохранения графических особенностей факса и не ставится. В тех редких случаях, когда это тем не менее актуально, факс распечатывается или хранится в памяти компьютера в распространённом графическом формате или в формате поступившего факсимильного сообщения.

Примером одной из наиболее распространённых современных программ для работы с факсами является WinFax PRO фирмы Symantec. На сегодня наиболее известны несколько версий этой программы - 8.0 (8.03), широко распространённая 9.0 и новейшая версия 10, поддерживающая интеграцию с MS Office 2000 и работу в Windows 2000. Начиная с версии 9.0 отсутствует возможность работы с голосовыми сообщениями, так как она вынесена в отдельную программу TalkWorks Pro.

WinFax PRO позволяет:

· Отправлять документы MS Word в виде факсов, просто направляя их на печать (при этом в качестве принтера в окне Печать должен быть выбран WinFax);

· Отправлять документы, имеющиеся в бумажной форме, путём загрузки изображения документа со сканера и последующей отправки в виде факса;

· Просматривать факсы перед отправкой и при необходимости вносить в факс исправления, добавлять надписи, подписи и т.п.

· Использовать адресную книгу для рассылки факсов как отдельным адресатам, так и их группам.

· Отправлять и принимать факсы как в автоматическом, так и в ручном режиме, передавать факсы в заданное (например, ночное) время.

· При работе с модемами, поддерживающими голосовые функции, выступать в качестве автоответчика с записью сообщений в почтовые ящики для разных пользователей (версия 8 или TalkWorks Pro).

WinFax является многофункциональной программой работы с факсами и имеет множество дополнительных сервисных функций и настроек, например, уведомление о поступлении факса по пейджеру, переадресация факсов, автоматический вывод поступивших факсов на печать или передача в программу распознавания текстов, работа с двумя модемами одновременно, добавление подписи в документ, созданный на компьютере и многое другое.

Простейшие функции работы с факсами имеются в Microsoft Fax (входящем в состав Windows 95) и в Windows 2000.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Так же, как и традиционная почта, электронная опирается на сеть своеобразных «почтовых отделений», осуществляющих передачу сообщения. Так же, как и традиционная, электронная почта отличается низкими расценками, фиксированными для внутренних и международных сообщений. Однако, в отличие от традиционной, электронная почта осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим «почтовым отделением», а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, то процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну и что немаловажно – гораздо дешевле и с высоким качеством. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа.

С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций. Некоторые модели компьютеров уже стандартно поставляются с миниатюрной видеокамерой, укреплённой на мониторе. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию Internet для речевой (голосовой) связи вместо телефона.

Одна из возможностей электронной почты – это организация массовой (так называемой «веерной») рассылки сообщений в сотни и даже тысячи адресов с минимальными затратами. Однако, при такой рассылке необходимо учитывать некоторые особенности таких отправлений.

Форма письма, отправляемого по электронной почте, должна отличаться от обычного, поскольку методы работы с электронной почтой отличаются от методов обработки входящих сообщений.

1. Рассылаемое сообщение должно иметь минимальный размер, так как многие получатели могут иметь медленные каналы связи и неоднократное получение больших сообщений вызывает дополнительные затраты.

2. Сообщения должны рассылаться в формате «просто текст», без графики, логотипов и излишнего форматирования. Если форматироваие необходимо, можно использовать HTML-формат.

3. Если к сообщению присоединяется текстовый файл, рекомендуется использовать формат TXT. Использование формата Word и других специальных форматов файлов допустимо только по согласованию с получателем.

4. В поле Subject (Тема) обязательно указать заголовок, раскрывающий суть сообщения.

5. В отличие от традиционного бланка документа на бумаге, название компании, её адрес, контактные лица в электронной почте принято указывать в конце сообщения.

6. При составлении списка на регулярную массовую рассылку необходимо получить согласие получателей, а в конце каждого сообщения указывать, каким образом адресат может отказаться от дальнейшего получения рассылки.

Несанкционированная массовая рассылка рекламы электронной почтой (spam) не только создаёт неудобства для получателей, но и может привести к формированию отрицательного мнения о вашей организации в целом и последующей блокировке всех сообщений, исходящих от вашей организации.[28]

Наиболее популярная возможность компьютера с факс-модемом – доступ к Internet. Почти ежедневно в прессе появляются статьи о тех или иных возможностях использования Internet. Главное – это возможности коммуникации и доступа к базам данных. Самая распространённая в нашей стране программа просмотра Internet – Microsoft Internet Explorer, включающая в себя и программу работы с электронной почтой Outlook Express. Эта программа входит в Windows 98/2000, а также Office 2000.

Использование факсимильных аппаратов и факс-модемов структурными подразделениями может привести к децентрализации приёма-передачи документов, результатом чего становится потеря контроля за документооборотом в организации. В быстроразвивающихся фирмах с растущим количеством структурных подразделений это зачастую приводит к чрезмерной автономности подразделений и потере контроля за их деятельностью. Решением этой проблемы являются системы регистрации и контроля.