Составление индивидуального документа
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении такого документа.
Как известно, первый этап подготовки документа – изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоёмких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические материалы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов[18].
Недорогие банки данных могут представлять собой ограниченную тематическую подборку документов на компакт-диске, а наиболее полные профессиональные системы типа «Гарант», «КонсультантПлюс» и т.п. – предусматривать периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки – таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.п. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт, или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости – распечатать подобранные материалы.
В последнее время важным и легкодоступным источником необходимой информации становится Internet. Сегодня в Internet можно получить самые разнообразные сведения: от расписания авиарейсов и погоды на завтра до состояния товарных запасов на складе вашего поставщика на сегодняшний день. Но для этого необходимо отыскать именно ту информацию, которая вам нужна. Для поиска можно воспользоваться поисковыми системами. Среди поисковых систем можно выделить каталоги ресурсов и собственно поисковые системы.
Поисковые системы, такие как русскоязычные www.aport.ru, www.yandex.ru, www.rambler.ru или международные www.yahoo.com, позволяют искать необходимую информацию во всём Интернете, просто задав слово или несколько слов, по которым будет вестись поиск. В простой форме, понимаемой всеми поисковыми системами, это одно слово. Однако результатом такого запроса могут быть тысячи и даже десятки тысяч ссылок. Для расширенного поиска могут задаваться специальные правила – например, наличие определённого словосочетания, нескольких слов на одной странице, в одном абзаце, использоваться логические операторы «И», «ИЛИ», «НЕ» и т.п. Если результатом запроса стали тысячи и даже десятки тысяч ссылок, значит запрос необходимо уточнить. Поисковые системы используют различные способы формирования запросов, поэтому для каждой поисковой системы следует уточнять правила написания запросов. Некоторые системы позволяют уточнить запрос, ведя поиск в уже найденном. Если необходимая информация не найдена с помощью одной поисковой системы – можно попробовать другую.
Каталоги ресурсов, такие как www.atrus.ru, www.stars.ru, www.list.ru имеют иерархическую структуру, в которой все ресурсы классифицированы по темам, т.е. представляют собой упорядоченные каталоги, в которых поиск ведётся путём выбора подходящей рубрики, внутри неё – подрубрики и т.д. Некоторые системы имеют встроенный поиск, позволяющий быстро найти нужную рубрику. Однако следует учитывать, что как правило каталоги содержат краткие описания и ссылки только на те сайты, создатели которых сочли необходимым их зарегистрировать в данном каталоге. Кроме того, распределение по рубрикам может производиться не всегда корректно.
Для поиска в русскоязычной части Internet лучше пользоваться отечественными поисковыми системами, учитывающими морфологию русского языка.[19]
Многие ресурсы в Internet имеют в своём составе ссылки на сайты аналогичной тематики. Таким образом, найдя один сервер по интересующей вас теме, дальше уже можно двигаться по имеющимся ссылкам.
Другой источник информации – тематические телеконференции (newsgroups).
Второй этап подготовки к составлению документа – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам в вашей и вышестоящей организации. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость, полноту, исключает дублирование в готовящемся документе. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран всю необходимую информацию.
Третий этап подготовки документа – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.
Один из наиболее распространённых методов сбора информации – это поиск в Internet. Например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедрённые в него аудио, видео и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой Объект в меню Вставка.
Таблицы
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска, список), перечень сведений, числовых данных, приведённых в определенную систему и разнесённых по графам; сводка, ведомость[20]. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92[21].
Гост называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (таблица 1)
Таблица 1
Тематический заголовок (может и не быть)
 Головка | Заголовки граф | ||||||||
| Подзаголовки граф | |||||||||
| Строки (горизонтальные ряды) | |||||||||
| Боковик (графа для заголовков) | Графы (колонки) | ||||||||
Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями»[22].
В соответствии с п. 4.5.2. ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и вначале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы производить после создания всего документа и обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.
При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или если графы пронумерованы – номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после неё вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.
MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически будет повторен на второй и последующих страницах.
Таблица 1
| Субъекты федерации | Распределение населения | |
| работающих | Пенсионеров |
Таблица 2
| Отрасли промышленности | 1990-1994 гг. | 1995-1998 гг. | ||
| Число предприятий | Количество работающих | Число предприятий | Количество работающих | |
ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (Таблица 3).
Таблица 3
| Наименование показателя | Значение |
| 1 Книги | |
| 2 Журналы | |
| 3 Периодические издания | |
| 4 Информационно-справочные материалы |
Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок и др. продукции порядковые номера не проставляют.
Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Ещё больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 4
| Наименование показателя | 1995 г. | 1996 г. | 1997 г. |
| Доход от личного подсобного хозяйства, млрд. руб. | |||
| Доход из других источников (поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб. | 93.4 | – |
Значение показателя, приведённое в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в Таблице 5
Таблица 5
| Наименование показателя | Пояснения по заполнению показателя |
| Высшее и среднее специальное учебное заведение | Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.» |
| Специальность | Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию |
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 6).
Таблица 6
| Работающая молодежь в возрасте | 1985 г. | 1990 г. | 1995 г. |
| От 16 до 17 включительно | |||
| « 18 « 20 « | |||
| « 21 « 25 « |
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 7).
Таблица 7
| Наименование должности | Квалификационные требования |
| Старший инженер | Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти лет |
| Старший механик | То же |
| Старший технолог | « |
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 8).
Таблица 8
| Пол | Количество | |
| Руководители подразделений | Мужчины Женщины | |
| Менеджеры | Мужчины Женщины | 6 13 |
| Продавцы-консультанты | Мужчины Женщины | 2 26 |
Облегчает восприятие таблицы её цветовое оформление.
Таблица 9
| 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | ||||||||||
| Янв | Фев | Мар | Апр | Май | Июн | Июл | Авг | Сен | Окт | Ноя | Дек | ||
| 1 отдел | |||||||||||||
| 2 отдел | |||||||||||||
| 3 отдел | |||||||||||||
| 4 отдел | |||||||||||||
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространённым примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.
Для лучшего сопоставления текстовой информации она может располагаться в несколько колонок. Фиксированное расположение частей текста на странице относительно друг друга достигается путем его расположения в таблице с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст (меню Таблица, команда Преобразовать в текст).
В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается просто автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.
Диаграммы
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчётов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (так называемые презентации) используются цветные диаграммы.
Порядок представления графического материала в документах также определён ГОСТ Р 1.5-92.
Диаграмма (от греческого diagramma – изображение, рисунок, чертёж), графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин[23]. Распространённым вариантом диаграммы является гистограмма (от греческого histos, здесь – столб и ...грамма), т.е. столбчатая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой: площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величены в интервале, на котором построен данный прямоугольник[24].
Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.
Как уже говорилось, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если требуется расчет значений таблицы и пересчёт данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. Далее приведена диаграмма, подготовленная на основе данных, представленных в приведённой выше таблице 9 в MS Excel и вставленная в документ как объект MS Excel. По своему усмотрению можно выбрать любой подходящий вид диаграммы из нескольких десятков вариантов.
Диаграмма 1
Если при вставке диаграммы была выбрана опция Связать, то при изменениях в исходной таблице Excel соответственно автоматически может быть изменена и диаграмма.
Если на компьютере не используется MS Excel, то диаграмму можно построить с помощью специального модуля MS Word – Microsoft Graph 5.0 (16-битовое приложение для построения диаграмм). См. Диаграмму 2. (В пакет Office 97 включена переработанная версия программы – Microsoft Graph 97, содержащая значительно большее количество возможных типов диаграмм, в состав Word 2000 – соответственно Microsoft Graph 2000).
В данном случае выбран тип диаграммы – точечная диаграмма. Если бы была выбрана плоская гистограмма, внешний вид диаграммы не отличался бы от представленного на предыдущем рисунке.
Диаграмма, построенная в MS Graph 2000 на основе той же таблицы:
Диаграмма 2
Для представления процентного соотношения удобно использовать круговую диаграмму.
Диаграмма 3
Размеры диаграммы изменяются как и размеры любого графического изображения.
Документ также может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п. Например, к диаграмме 2 добавлена надпись «Обратите внимание».
Диаграммы, таблицы, рисунки и др. элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и т.д. с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой находится данный элемент (типа: см. Таблица 1 на с.53)
Оформление текста
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчёркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2-3 шрифтов одновременно.
Для того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows 95 шрифты Times New Roman, Arial, Courier New. Эти шрифты имеются во всех версиях Windows – 95, 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчёркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно 1-2 русских шрифта. При установке дополнительных шрифтов следует обращать внимание на поддержку шрифтами так называемой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно использовать в Office 97.
Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако если текст будет распечатываться на чёрно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком тёмный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.
Другой способ выделения текста – использование рамок.
Чтобы в Word 95 рамка не смещалась относительно остального текста, следует установить её расположение относительно абзаца и установить привязку (команда Графический объект в меню Формат, вкладка Размер и положение).
Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Для этого можно воспользоваться командой Обрамление и заливка в меню Формат или кнопкой Обрамление 
на панели инструментов.
В Word 97/2000 для обрамления используется специальная панель инструментов Таблицы и границы.
Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.
Программа MS Word 7.0 осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчёркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики (команда Грамматика в меню Сервис) с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.
В MS Word 97 проверка грамматики также может осуществляться в фоновом режиме параллельно с проверкой орфографии. При этом предложения, в грамматическом построении которых возможно были допущены ошибки, подчёркиваются зелёной волнистой линией. Однако при работе с документами, созданными в предыдущих версиях MS Word, эту функцию рекомендуется отключить во избежание общего сбоя системы. В MS Office 2000 эта проблема решена с помощью специального исправления, устанавливаемого отдельно (rusgrm2k.exe) или в составе Service Pack 1.
При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.
В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 – ещё и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство – MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на 5 и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack[25].
Таким образом компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить.
Циркулярная рассылка
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массовой рассылки (например, приглашений на конференцию, уведомлений и т.п.) создание и отправка множества практически одинаковых документов, отличающихся только адресатом и обращением (названием товара, ценой и т.п.) может оказаться трудоёмкой задачей. В этом случае поможет использование функции «слияния» документов. Как это делается?
Сначала готовится основной документ. В нём предусматривается место для переменной информации (например, обращения). Эта переменная информация может содержаться в базах данных, ведущихся в организации или в MS Excel. Для выборки необходимых данных может использоваться специальный модуль Microsoft Query. Если СУБД не используются, создаётся специальная таблица в отдельном документе MS Word. В каждой строке такой таблицы перечислены все сведения, которые могут быть включены в конкретный документ. Например:
| Обращение | Имя | Фамилия | Организация | Адрес | Город | Индекс | Раб_телефон |
| Уважаемый | Иван Никифорович | Петров | ОО «Заря» | Ул.Зорге 15 | Москва | 123 4567 | |
| Уважаемая | Зинаида Петровна | Волкова | «Росбар» | Ул. Усиевича 16 | Москва | 765 4321 |
В таблице перечислены те сведения, которые необходимо вносить в документ. Например, фамилии, имена, отчества клиентов, их адреса. Когда такая таблица готова, запускается процесс слияния и MS Word печатает готовые письма в заданном количестве, автоматически вставляя в заданные места текст из соответствующих столбцов таблицы. Особенно удобно это в случае массовой рассылки факсимильных сообщений с помощью факс-модема, поскольку не требует распечатки документа на бумаге и позволяет осуществлять массовую рассылку с минимальными затратами.
Создание документа с использованием полей несколько сложнее, чем подготовка обычного документа. Но создав его один раз, можно значительно ускорить процесс рассылки, так как созданная один раз таблица может впоследствии неоднократно использоваться. В дальнейшем при организации массовой рассылки достаточно создать исходный документ и выбрать поля и записи (столбцы и строки) из имеющейся таблицы, которые будут использоваться при конкретной рассылке.[26]