Назначение и основные функции Outlook Express

Программа Outlook Express предназначена для подготовки, отправки, получения и обработки почтовых сообщений, передаваемых по системе электронной почты Интернета.

Полученные на имя пользователя входные сообщения первоначально накапливаются и хранятся на почтовом сервере узла Интернета, а сообщения, подготовленные пользователем к отправке, первоначально находятся на его компьютере. Время от времени компьютер пользователя подключается на короткие промежутки времени к почтовому серверу для обмена входными и выходными сообщениями, накопившимися в нем и на почтовом сервере между сеансами связи. Поэтому говорят, что программа Outlook Express работает в основном в автономном (offline — вне линии связи) режиме. Доставкой сообщений (почты) называется пересылка входных и выходных сообщений между компьютером пользователя и почтовым сервером. Для осуществления доставки почты компьютер пользователя соединяется с почтовым сервером и в оперативном (online — на линии связи) режиме передает или принимает почту. Доставка сообщений может происходить по указанию пользователя через заданные пользователем интервалы времени, а также в момент запуска программы Outlook Express и в момент завершения ее работы.

С одной и той же программой Outlook Express могут работать несколько пользователей. Поэтому программа осуществляет разграничение сообщений по пользователям. Каждый из них получает доступ только к своим собственным или адресованным ему сообщениям. Для опознания пользователя почтовая программа, в начале работы с ней, запрашивает у пользователя его учетные данные — учетное имя и пароль. В качестве данных для входа в почтовую программу можно зарегистрировать и затем использовать произвольно выбранные пользователем учетные данные, в том числе входное имя и пароль Интернета. Вообще говоря, один пользователь может иметь несколько почтовых учетных записей. Программа Outlook Express осуществляет разграничение сообщений и в этом случае. Пользователь получает доступ только к сообщениям, связанным с учетным именем, под которым он вошел в почтовую систему.

Нужно отличать учетные данные почтовой подсистемы Outlook Express от учетных данных Интернета. Они могут совпадать или не совпадать. Все сообщения, с которыми имеет дело пользователь, хранятся в папках. В программе предусмотрены следующие стандартные папки: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики. Доставленные входные сообщения автоматически помещаются в папку Входящие. Подготовленные пользователем выходные сообщения вначале накапливаются в папке Исходящие. После доставки сообщения на почтовый сервер оно автоматически перемещается в папку Отправленные. Обработанные пользователем сообщения по его команде могут быть удалены. Эти сообщения вначале помещаются в папку Удаленные, из которой нечаянно удаленные сообщения все еще можно восстановить. И только после очистки папки Удаленные сообщения уничтожаются окончательно. В папке Черновики можно хранить заготовки сообщений, которые уже были использованы или еще будут использоваться для формирования окончательного варианта сообщения. Если пользователю не хватает стандартных папок программы, то он может создать любое количество собственных папок, в которых сообщения могут быть сгруппированы по любым признакам.

Просмотренные пользователем сообщения могут автоматически или вручную отмечаться как прочитанные, чтобы впоследствии он мог ориентироваться в совокупности полученных сообщений. Полученные или отправляемые пользователем сообщения могут быть напечатаны.

Основные возможности и функции программы Outlook Express:

§ разграничение допуска пользователей к сообщениям;

§ ведение стандартных и нестандартных папок для хранения сообщений;

§ сортировка сообщений по папкам;

§ ведение адресной книги — запись, изменение, удаление адресов и их кратких эквивалентов;

§ подготовка выходных сообщений;

§ проверка правописания выходных сообщений;

§ шифровка выходных сообщений;

§ присоединение файлов к выходным сообщениям;

§ формирование списков рассылки;

§ адресация выходных сообщений, в том числе с привлечением адресной книги;

§ автоматическое включение подписи отправителя (сигнатуры) в выходные сообщения;