Запрос на создание новой таблицы

Запрос берет данные, собираемые вместе согласно определенному критерию, из существующих таблиц и создает новую таблицу для базы данных.

Пример. С помощью запроса создать новую таблицу, содержащую следующие данные о студенте: ФИО, группа, адрес, телефон.

Запрос создается подобно запросу на выборку. После выбора таблиц и полей меняется тип запроса – Создание таблицы (группа Тип запроса). В диалоговом окне Создание таблицы указывается имя новой таблицы и режим создания её в текущей базе данных. При запуске запроса после подтверждения добавления записей в новую таблицу эта таблица будет создана.

Созданный запрос в режиме Конструктор приведен ниже.

Перекрестный запрос

Запрос показывает сводную информацию из полей разных таблиц, отображает итоговые значения, получаемые из заданных полей (сумму, количество значений, среднее значение и др.). Поля (от 1 до 3) используются для заголовков строк с левой стороны запроса, для заголовков столбцов (1 поле) и значений внутри перекрестной таблицы (1 поле).

Пример. Создать перекрестный запрос, дающий сводную информацию об успеваемости по предметам, и вычисляющий средний балл каждой учебной группы.

Создается обычный запрос, объединяющий данные из нужных таблиц. Для создания перекрестного запроса меняется тип запроса – Перекрестный (в нижней части бланка запроса появляются новые строки – Групповая операция и Перекрестная таблица). Выбирается поле, значения которого будут использованы в качестве заголовков строк (Группа), затем поле, значения которого будут использованы в качестве заголовков столбцов (Предмет). Далее Выбирается поле, данные которого будут отображаться в перекрестной таблице в качестве ее значений (Оценка), и функция Avg (среднее) для выполнения вычислений для каждой ячейки таблицы на пересечении строк и столбцов.

Для вычисления среднего балла по группе добавляется поле Оценка, затем оно выбирается в качестве второго заголовка строк и задается функция Avg для вычисления по этому полю среднего значения.

Запрос представлен ниже в режиме Конструктор, а также в виде результирующей таблицы запроса.

V. Создание отчетов

Отчет создается для вывода данных на печать. Структура отчета может быть сформирована на основе таблиц и на основе запросов. В отчетах можно группировать информацию по нескольким уровням по любому выбранному полю, выполнять сортировку по нескольким полям, выполнять вычисления по заданному полю.

Пример. Создать отчет, содержащий основные данные о студенте, на основе таблиц базы данных.

Для создания отчета выбирается вкладка Создание – группа Отчеты – Мастер отчетов. В окне Создание отчетов из первой таблицы выбираются поля, которые войдут в будущий отчет. Затем в поле Таблицы и запросы выбирается другая таблица и поля из нее. На следующих шагах создания отчета последовательно выбираются уровень группировки данных по какому-либо из полей (при необходимости), порядок сортировки записей, вид макета для отчета, ориентация. На последнем шаге задается имя отчета.

Созданный отчет обычно представлен в режиме предварительного просмотра. Фрагмент отчета представлен ниже.

В режиме Конструктор отчет можно редактировать, используя область заголовка отчета, раздел верхних и нижних колонтитулов, область данных и область примечаний отчета, а также инструменты конструктора отчетов. Созданный отчет в режиме Конструктор представлен ниже.

В контрольной работе созданы также отчеты и по основным типам запросов.