Разработка инструкций по вводу данных.

Рисунок 5 – Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

3. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

4. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

5. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

6. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? <имя таблицы>?) нажать кнопку Да.

7. В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК.

Рисунок 6 – Диалоговое окно Сохранение

8. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? . Нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разд."Определение ключевых полей"данной главы.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

Разработка инструкций по сортировке, поиску и фильтрации данных.

Если нужно отсортировать записи по значению поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Поиск данных

В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Чтобы найти необходимые данные, нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).

3. Нажать кнопку Найти на панели инструментов Режим таблицы и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка, Найти, Появится диалоговое окно Поиск и замена.

Рисунок 7 – Окно поиска данных

4. Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.

5. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:

Фильтрация данных.

Существует три основных способа фильтрации.

· Общие фильтры - такие фильтры всегда под рукой: вы можете выбрать нужное значение из фильтруемых данных или использовать готовые фильтры сравнения.

· Фильтрация по выделению — такой фильтр подходит, если вы выбрали значение, по которому хотите отфильтровать данные.

· Фильтр по форме — позволяет лучше контролировать процесс, если вы хотите одновременно применить несколько фильтров.

Общие фильтры

Общие фильтры для большинства типов данных являются встроенными и обеспечивают базовую фильтрацию, зависящую от самих данных. Например, при фильтрации данных "Дата/время" вы можете использовать фильтр До, чтобы исключить определенную дату и все даты после нее.

Фильтрация по выделенному

Чтобы применить фильтр по выделенному значению, откроем вкладку Главная на ленте и в группе Сортировка и фильтр нажмем кнопку Выделение. Раскроется список с параметрами фильтрации. Как и для общих фильтров, доступные варианты зависят от типа данных. Для фильтрации по выделенному значению можно также щелкнуть его правой кнопкой мыши.

Рисунок 8 – Фильтр по выделению

Фильтр по форме

Чтобы отфильтровать данные, заполнив форму, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмем кнопку Дополнительно и выберем пункт Фильтр по форме. При этом Access создаст пустую форму, аналогичную фильтруемой, и мы сможем заполнить столько полей, сколько захотим. Когда все будет готово, Access найдет записи, соответствующие условиям. Такая возможность удобна для фильтрации по нескольким полям.