Тема 2.5. Система управления базами данных

Основные требования к уровню обучения

Студент должен:

иметь представление:о видах и возможностях типовых систем управления базами данных;

знать:режимы работы изучаемой системы управления базами данных; понятия и определения записи, поля, метки; правила создания, заполнения и сохранения базы данных; способы сортировки записей; режимы поиска; методику выполнения запроса и правила применения формул запроса; порядок применения формул и статистических функций; структуру и назначение составных частей отчета; правила заполнения строк отчета;

уметь:создавать поля и метки; вводить, редактировать и форматировать данные; сохранять созданную или отредактированную базу данных;

сортировать записи по одному и нескольким полям; выполнять поиск информации в базе данных; применять формулы запроса для выбора требуемых данных; создавать структуру отчета и заполнять его строки; просматривать и редактировать отчет; копировать в другой документ и распечатывать отчет.

Основные элементы базы данных. Режимы работы. Создание формы и заполнение базы данных. Оформление, форматирование и редактирование данных. Сортировка информации. Скрытие полей и записей. Организация поиска и выполнение запроса в базе данных. Режимы поиска. Формулы запроса. Понятие и структура отчета. Создание и оформление отчета. Модернизация отчета. Вывод отчетов на печать и копирование в другие документы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

2. Дайте определение и характеристику реляционной базы данных.

3. На какие категории делятся современные СУБД?

4. Назовите основные объекты СУБД MS Access.

5. В чем состоит особенность создания объектов баз данных MS Access в режиме Конструктор?

Тест

Выберите верный ответ:

1. СУБД -

1. специальные программы для создания и обработки базы данных;

2. специальные устройства для создания и обработки базы данных;

3. набор данных, относящихся к определенной предметной области.

2. В базе данных запись - это ...

1. заголовок таблицы;

2. столбец таблицы;

3. строка таблицы.

3. Для запуска ACCESS надо выполнить команды ...

1. Пуск - Microsoft Access;

2. Пуск - Программы - Microsoft Access;

3. Пуск - Программы - Стандартные - Служебные - Microsoft Access.

4. В таблицу базы данных, содержащей три столбца "Фамилия", "Имя", "Телефон" вписано 200 человек. Сколько полей и записей в таблице?

1. полей - 200, записей - 3;

2. полей - 600, записей - 200;

3. полей - 3, записей - 200.

5. База данных - это...

1. программные средства, обрабатывающие табличные данные;

2. программные средства, осуществляющие поиск информации;

3. информационные структуры, хранящиеся во внешней памяти.

6. В коробке меньше 9, но больше 3 шаров. Сколько шаров может быть в коробке?

1. 3;

2. 9;

3. 2;

4. 5;

5. 10.

7. База данных содержит информацию об учениках школы: фамилия, класс, балл за тест, балл за практическое задание, общее количество баллов. Какого типа должно быть поле "Общее количество балов"?

1. символьное;

2. логическое;

3. числовое;

4. любого типа;

5. дата.

8. Файл базы данных имеет расширение

1. .txt;

2. .ppt;

3. .mdb;

4. .mbd.

9. Основные объекты Access -

1. таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы;

2. запросы, отчеты, формы, макросы, таблицы;

3. таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули;

4. формы, отчеты, макросы, модули.

10. Базовым объектом Access является...

1. форма;

2. таблица;

3. отчет;

4. модуль.

11. Для ввода, просмотра и модифицирования в таблице или запросе предназначен объект

1. таблица;

2. запрос;

3. макрос;

4. форма;

5. отчет.

12. Какие атрибуты (признаки) объекта должны быть отражены в информационной модели, описывающей хобби ваших одноклассников, если эта модель позволяет получить ответы на следующие вопросы:

- указать возраст всех детей, увлекающихся компьютером

- указать фамилии девочек, увлекающихся пением

- указать фамилии мальчиков, увлекающихся хоккеем?

1. имя, пол, хобби;

2. фамилия, имя, пол, возраст, хобби;

3. фамилия, пол, хоккей, пение, возраст;

4. имя, пол, хобби, возраст;

5. имя, возраст, хобби.

Лабораторная работа№4

Создание базы данных

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Нажмите на кнопку (Новая база данных)

3. Задайте имя новой базы данных - «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

Имя поля	Тип данных
№ п/п	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Адрес	Текстовый
Индекс	Числовой
Телефон	Текстовый
Хобби	Текстовый
Эл. почта	Гиперссылка

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья»; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения», для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец;

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы —> панель инст-рументов Поля и столбцы —> Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество», а Поле2 - «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Главная —>Режимы —> Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время; в свойствах поля выберите Краткий формат даты.

11. Отформатируйте таблицу следующим образом:

цвет сетки - темно-красный;

цвет фона - голубой;

цвет текста - темно-красный, размер - 12 пт, начертание - курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

14. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

15. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя»,

«Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото», «Эл_почта».

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

17. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение», в ко-тором будет содержаться фиксированный набор значений - замужем, не заму-жем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использо-вать Мастер подстановок:

 установите тип данных Мастер подстановок;

 в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фик-сированный набор значений» и нажмите кнопку Далее;

 число столбцов - 1;

 введите данные списка - замужем, не замужем, женат, не женат;

 нажмите кнопку Готово.

18. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение». Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».

Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы. Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.

Сотрудники

Имя поля	Тип данных
Код сотрудника	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
Телефон	Текстовый

Адрес	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Заработная плата	Денежный
Фото	Объект OLE
Эл. почта	Гиперссылка

Клиенты Заказы

Имя поля	Тип данных
Код клиента	Счетчик
Название компании	Текстовый
Адрес	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
Факс	Числовой
Адрес электронной почты	Гиперссылка
Заметки	Поле MEMO

Имя поля	Тип данных
Код заказа	Счетчик
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата/Время
Дата исполнения	Дата/Время
Сумма	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

5. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы - Код заказа.

7. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.

12. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните

на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее.

16. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

18. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:

 при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

 при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

 при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами- кнопка СХЕМА ДАНЫХ

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на со-ответствующее поле в таблице Заказы.

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление дан-ных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на

Рис. 2.

Рис. 2. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

30. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.

31. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.

32. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.