Представление данных на персональном компьютере. Реляционные базы данных в MS ACCESS.
1.Информационные технологии работают со следующими основными типами данных:
Текстовые данные. Значение каждого текстового (символьного) данного представлено совокупностью произвольных алфавитно-цифровых символов, длина которой чаще всего не превышает 255 (например, 5, 10, 140). Текстовыми данными представляют в ИС фамилии и должности людей, названия фирм, продуктов, приборов и т.д. В частном случае значение текстового данного может быть именем какого-то файла, который содержит неструктурированную информацию произвольной длины (например, биографию или фотографию объекта). Фактически это структурированная ссылка, позволяющая резко расширить информативность вашей таблицы.
A)Числовые данные. Данные этого типа обычно используются для представления атрибутов, со значениями которых нужно проводить арифметические операции (весов, цен, коэффициентов и т.п.). Числовое данное, как правило, имеет дополнительные характеристики, например: целое число длиной 2 байта, число с плавающей точкой (4 байта) в фиксированном формате и др. Разделителем целой и дробной части обычно служит точка.
B)Данные типа даты и (или) времени. Данные типа даты задаются в каком-то известном машине формате, например, — ДД.ММ.ГГ (день, месяц, год). С первого взгляда — это частный случай текстового данного. Однако использование в ИС особого типа для даты имеет следующие преимущества. Во-первых, система получает возможность вести жесткий контроль (например, значение месяца может быть только дискретным в диапазоне 01-12). Во-вторых, появляется возможность автоматизированного представления формата даты в зависимости от традиций той или иной страны (например, в США принят формат ММ-ДД-ГТ). В-третьих, при программировании значительно упрощаются арифметические операции с датами (попробуйте, например, вручную вычислить дату спустя 57 дней после заданного числа). Те же преимущества имеет использование данного типа времени.
C)Логические данные. Данное этого типа (иногда его называют булевым) может принимать только одно из двух взаимоисключающих значений - True или False (условно: 1 или 0). Фактически это переключатель, значение которого можно интерпретировать как «Да» и «Нет» или как «Истина» и «Ложь». Логический тип удобно использовать для тех атрибутов, которые могут принимать одно из двух взаимоисключающих значений, например, наличие водительских прав (да -нет), военнообязанный (да-нет) и т.п.
В частном случае значение текстового данного может быть совокупностью пробелов, а значение числового данного - нулем. Если же в таблицу вообще не введена информация, значение будет пустым (Null). He следует путать Null (отсутствие данных) с нулем или пробелами. Во многих системах пользователю важно зафиксировать отсутствие данных для каких-то экземпляров объекта (например, отсутствие адреса, «Адрес is Null»). Если случайно ввести в такую строку таблицы пробел, система сочтет, что адрес задан, и данный экземпляр не попадет в список объектов с отсутствующими адресами.
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
Известны три основных типа организации данных и связей между ними:
1)Иерархическая БД
В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи, один элемент считается главным, остальные — подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь последовательным "спуском" со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько предшествующих иерархических уровней. Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов, доступное для просмотра в Norton Соmmander, — наглядная демонстрация структуры такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе МS-DOS). Такой же базой данных является родовое генеалогическое дерево.
2)Сетевая БД
Эта база данных отличается большей гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска требуемых элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения всех предшествующих ступеней.
3)Реляционная БД
Наиболее распространенным способом организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический, так и сетевой — реляционный (англ. relation — отношение, связь). В реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы. Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый столбец — неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют.
СУБД - совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных/
Для запуска программы СУБД Microsoft Access после загрузки операционной системы следует:
1) Вызвать главное меню Windows ().
Выбрать команду Программы => Microsoft Access (см. рис.) или на офисной панели использовать пиктограмму Microsoft Access.
2) После операции запуска Microsoft Access одновременно с его окном обычно (в зависимости от того, как программа настроена по умолчанию) выводится первое диалоговое окно, позволяющее с помощью переключателей выбрать режим работы:
A) начать создание новой базы данных
Б) открыть существующую, ранее созданную базу
В) запустить мастера
Для создания новой БД нужно активизировать соответствующий переключатель кнопкой ОК.
Если при запуске Microsoft Access никаких диалоговых окон не появляется, то необходимо в меню «Файл» выбрать команду «Создать» и выбрать тип создаваемого объекта из перечня, который будет предложен в правой части окна
Основными объектами базы данных, с которыми позволяет работать Access являются:
1)Таблицы - являются главным хранилищем данных в базе данных.
2)Запросы - создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданному в нем условию. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы, можно также создать новые таблицы.
3)Формы - предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных на экране дисплея в удобном для пользователя виде. Форму можно также вывести на печать.
4)Отчеты - используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Предварительно отчет можно просмотреть на экране.
5)Макрос - это описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. С помощью макросов можно выполнять такие действия, например, как открытие какой либо формы, таблицы или отчета, выход из Aсcess и др.
6)Модули - содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных.
7)Страницы - доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
Основным режимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой Файл → Создать базу данных или Файл → Открыть базу данных. Поскольку база данных хранится в файле, в первом случае система потребует задать имя и место хранения файла, а во втором случае — указать на существующий файл с базой данных.
После раскрытия на экране окна базы данных становятся доступными режимы работы с основными объектами Access: таблицами, запросами, формами и отчетами. В каждом из этих режимов можно выбрать одну из трех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать.
Если соответствующий объект еще не создан, то активной является только команда Создать. Если в окне выделен какой-то из существующих объектов, то активными будут также команды Открыть и Конструктор. Команда Открыть позволяет просмотреть объект, а команда Конструктор — просмотреть или изменить структуру объекта.
Пример создания таблицы в MS Access:
.