Работа с входящими сообщениями

Входящие сообщения (электронные письма, которые пришли к вам) попадают в папку Входящие.

Для просмотра списка сообщений щелкните мышью по названию папки Входящие в левой части окна Microsoft Outlook (рис. 4.16). В центральной части окна отобразится спи-сок писем, которые вы получили за все время. Новые, еще не прочитанные вами письма отмечены жирным шрифтом и значком закрытого конверта.

Рис. 4.16.ОкноMicrosoft Outlook

Чтобы проверить, не пришли ли новые письма в ваш почтовый ящик (этот ящик нахо-дится не на вашем компьютере, а на сервере), надо щелкнуть мышью по кнопке

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

в заголовке окна Microsoft Outlook (слева). Когда вы щелкнете по ней мышью на неко-торое время, появится окно доставки сообщений. Надо подождать, пока оно само не пропа-дет. Тогда вся новая корреспонденция (если она есть) попадет с сервера к вам на компьютер

и отобразится в папке Входящие как непрочитанные сообщения.

Любое из входящих писем можно открыть в отдельном окне, если выполнить двойной щелчок мышью по нему. В открывшемся окне мы увидим, от кого пришло письмо (поле От), кому послана копия письма (поле Копия), если, конечно, ее посылали, тему письма и собственно сам текст письма.

Можно сразу ответить на письмо. Для этого щелкните мышью по кнопке Ответить. Откроется окно для ввода текста письма, где автоматически заполнено поле Кому. В этом поле указан адрес, взятый из письма, на которое вы отвечаете.

Есть возможность переслать письмо по другому адресу. Это требуется, например, если вам прислали письмо с какой-то интересной и полезной информацией, которой вы хотите поделиться с другом или коллегой. Для пересылки письма щелкните мышью по кнопке Пере-слать. При этом откроется новое окно с текстом присланного вам письма, где в поле Тема перед текстом темы письма будут стоять буквы FW (что означает ForWard – пересылать), а поле Кому будет пустым. Если тема вам не нравится, можно ее исправить, щелкнув мышью

в поле Тема. Также можно поправить и текст письма или дополнить его. В поле Кому нужно ввести адрес электронной почты человека, которому вы пересылаете сообщение (или щелч-ком мыши по кнопке Кому вызвать Адресную книгу и выбрать получателя, если Адресная книга у вас заполнена).

Отправка писем

Чтобы написать новое письмо, щелкните мышью по кнопке Создать сообщение на панели инструментов окна Microsoft Outlook.

При этом откроется окно для ввода текста нового письма. Курсор клавиатуры будет мигать в поле Кому. Нужно ввести адрес электронной почты человека, которому вы пересы-лаете сообщение (или щелчком мыши по кнопке Кому вызвать Адресную книгу и выбрать получателя, если Адресная книга у вас заполнена).

Аналогичным образом можно заполнить поле Копия, если требуется отослать копию письма кому-то еще.

Далее необходимо заполнить поле Тема. Для чего используется тема письма? Тема (иногда говорят subj (произносится «сабж») от subject – тема) характеризует содержимое письма в краткой форме. Когда получатель видит пришедшее письмо в списке, он видит только, от кого пришло письмо и тему письма. По этим двум свойствам он и определяет, надо ли читать письмо сейчас или можно отложить чтение этого письма. Если вы обсуждаете в переписке какой-то вопрос, тема помогает выделить письма, посвященные этому вопросу, от других писем.

А может быть отправитель и вовсе неизвестен, и тема письма говорит о том, что в письме просто реклама. Такие письма (тем более если в них есть вложения) вообще реко-мендуется удалять, не открывая. Массовые рассылки рекламных материалов, которые вы не заказывали, называются спамом. Спам – это большая проблема электронной почты. С ним в меру сил пытаются бороться. Есть специальные фильтры спама. Но это отдельный разговор.

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

В основном поле окна ввода нового письма наберите текст письма. Можно управлять выравниванием текста с помощью стандартных кнопок, знакомых нам по Microsoft Word. Также можно задавать для текста шрифт, его размер и цвет.

Кроме текста можно послать в письме любой файл. Если файл объемный, лучше пред-варительно сжать его архиватором. Как это сделать, читайте в главе 6.

Для присоединения файла к письму щелкните мышью по кнопке Вложить файл (со скрепкой). Откроется стандартное окно открытия файла. Найдите файл, который вы хотите присоединить к письму, щелкните по его имени мышью, а затем по кнопке Вставка.

Можно присоединить несколько файлов, последовательно выполнив указанные выше действия.

Если вы хотите подчеркнуть важность письма и побудить получателя поскорее про-читать ваше сообщение, щелкните мышью по кнопке с восклицательным знаком. Ваше письмо будет помечено значком высокой важности (обычно он выглядит, как восклицатель-ный знак).

Когда письмо готово к отправке, щелкните мышью по кнопке Отправить.

Удаление писем

Чтобы удалить письмо из любой папки, достаточно щелкнуть по нему мышью и нажать на клавиатуре клавишу Delete (Del). При этом письмо попадет в папку Удаленные. Папка Удаленные аналогична папке Корзина в Windows 7. Она пригодится в случае, когда вы уда-лили сообщение, а потом спохватились, что оно вам нужно.

Можно восстановить удаленное сообщение, если оно еще есть в папке Удаленные. Для этого щелкните мышью по папке Удаленные в левой части окна Microsoft Outlook и най-дите нужное вам сообщение в списке писем. Щелкните по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Переместить в папку. В открывшемся окне со списком папок выберите папку, куда вы хотите восстановить письмо. Щелкните по кнопке ОК.

Папку Удаленные, как и Корзину, надо периодически чистить. Можно удалять из нее отдельные файлы (щелкая по ним мышью и нажимая на клавиатуре клавишу Delete), а можно почистить ее целиком. Для полной очистки папки Удаленные надо щелкнуть по ней правойкнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Очиститьпапку «Удаленные».