Порядок обслуживания банкета

Данный раздел студент начинает с описания вида торжества, его назначения и формы обслуживания, затем описывает процесс принятия заказа у потребителя, составляет меню (последовательность расположения блюд в меню представлена в приложении 2), выбирает и чертит форму расстановки столов для торжества.

Банкетное обслуживание является частным видом обслуживания, предоставляемым предприятием общественного питания.

Банкет – это торжественный званый завтрак, обед или ужин, устраиваемый в честь какого-либо лица, события или торжества. Банкеты могут быть официальными (приемы) и неофициальными (семейные торжества, товарищеские встречи и т.д.).

В зависимости от формы обслуживания банкеты-приемы можно подразделить на несколько видов: банкет-прием за столом с полным обслуживанием официантами; банкет за столом с частичным обслуживанием официантами; банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет-коктейль-фуршет; банкет-чай, банкет-кофе.

Организация любого банкета включает прием и оформление заказа, подготовку банкета к обслуживанию и обслуживание. Организация и четкая работа по подготовке к обслуживанию банкета зависят от того, насколько подробно и своевременно обусловлены и согласованы все детали проведения банкета между заказчиком и исполнителем (администрацией ресторана).

Заказы на обслуживание свадеб, юбилеев и других торжеств принимает директор, метрдотель или администратор. При оформлении заказа с заказчиком согласовываются дата обслуживание торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета (встреча, юбилей, свадьба или праздничная дата и т.д.), место проведения (наименование или номер зала), время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа. По приеме заказа устроителю предлагают познакомиться с помещением для банкета, расстановкой столов, размещением гостей, оформлением зала. Уточняется также, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыка во время банкета, место для танцев. Работник, принимающий заказ, знакомит заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей.

Меню банкета составляется по желанию заказчика, в зависимости от возможностей предприятия. После согласования меню заказчик вносит 50% стоимости заказа, кассир выписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной Книге учета заказов.

При подготовке к проведению торжества необходимо, чтобы весь обслуживающий персонал был полностью осведомлен о требованиях клиента (непосредственно заказчика или его представителя). Эту информацию вносят в договор о проведении мероприятия. Стороны согласовывают детали предстоящего мероприятия и заключают договор на его проведение.

В договоре указывают следующую информацию:

• фамилию и имя заказчика,

• контактное лицо заказчика,

• вид мероприятия,

• дату и время проведения мероприятия,

• число участников мероприятия,

• место проведения мероприятия,

• план помещения и расстановки мебели,

• меню и прейскурант напитков,

• расписание подачи блюд и напитков, а также выступлений гостей (речи, презентации и т.п.)

• дополнительное оборудование и услуги (парковка для автомобилей, художественное и звуковое оформление, музыкальное сопровождение, анимация и т.п.)

• расценки и порядок расчета

• контактное лицо заведения.

Условия договора заранее сообщают службе, ответственной за подготовку и обслуживание торжества. Все подразделения банкетной службы должны координировать свои действия для реализации поставленной задачи.

Для контроля выполнения заказа заведение назначает специального администратора, который распределяет обязанности сотрудников, следит за их работой и исполнением всех условий договора.

Необходимо, чтобы каждый член команды, работающий как на постоянной, так и на временной основе, знал и соблюдал стандарты банкетного обслуживания, принятые заведением. Это обеспечит гигиену, безопасность, согласованность действий сотрудников, а также эффективность подготовки и проведения мероприятия.

В дальнейшем, не позднее чем за два дня до начала торжества, метрдотель составляет с заказчиком и оформляет Заказ-счет.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия и передается в кассу. Кассир принимает от заказчика доплату за заказ (на основании приходного кассового ордера), заверяет Заказ-счет своей подписью и ставит штамп «оплачено». Первый экземпляр Заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, потом он передается в бухгалтерию вместе с кассовым счетом, а третий, четвертый и пятый направляются, соответственно, бригадиру официантов, который будет проводить обслуживание банкета, на кухню и в буфет. Четвертый и пятый экземпляры счета-заказа после выполнения заказа сдаются в бухгалтерию.