Технологическая документация турпродукта
Созданный туроператором туристский продукт (тур) должен иметь в фирме обязательное методическое обеспечение в виде специальной технологической документации, которая содержит полное описание тура, его маршрут, программу и услуги, предоставляемые туристам. Это обеспечивает четкую, оперативную и гибкую работу сотрудников фирмы, предоставляет возможность постоянного контроля за содержанием тура и ходом его выполнения, а также помогает в работе над дальнейшим совершенствованием туристского продукта.
Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ.
Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Технологические требования контролируются в процессе проведения сертификации туристских услуг.
Технологическая документация комплектуется в виде «папки тура» (направления) или в «папки маршрута» для бесперебойной работы туро-ператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера на данном направлении.
В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:
• технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94) - документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые сведения для работы и данные по туру;
• график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681-94), который отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать;
• информационный листок к путевке туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);
• бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка», которая разработана органом управления туризмом в России совместно с Ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих и утверждена Письмом (Форма туристской путевки ТУР-1 представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой и может быть дополнена турпредприятиям другими сведениями.
Форма путевки ТУР-1 используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин.
Дата выписки (передачи) путевки ТУР-1 и дата .ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При.передаче этой путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными средствами корешки путевок хранят вместе с другими кассовыми Документами, а при безналичных расчетах предприятие ведет их учет и обеспечивает хранение.) Минфина России от 10.04.1996 № 16-00-30-19; регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не установлены (Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 формы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установленными требованиями, могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 января 2007 года. Это означает, что в случае, если такие бланки не будут утверждены в 2006 году, то с 1 января 2007 года все тУрфирмы при наличных расчетах с населением обязаны применять контрольно-кассовую технику.);
• лист бронирования - используется в соответствии с Федеральным законом от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», гл. IV, ст. 9, третий абзац; это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта, который.оформляют в письменной форме как соглашение, имеющее статус предварительного договора;
• бланки договоров с клиентами-турагентами (в соответствии с Федеральным законом от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»);
• договоры с партнерами - поставщиками услуг (подтверждают , возможности предоставления соответствующих услуг гостиницами, авиакомпаниями, транспортными предприятиями, экскурсионными бюро и др.);
• калькуляция или расчет стоимости тура;
• описание маршрута (составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров по направлению, гидов);
• график движения по маршруту (составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута);
• карта-схема маршрута (составляют для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования);
• текст путевой информации (для автобусных туров);
• описание технологических особенностей тура (это памятка о сроках подачи заявок и заказов на транспорт, билеты, экскурсии, бронирование мест в гостинице и на предприятиях питания, на графики движения транспорта по маршруту, на возможные пересадки, ожидания и пр., а также как напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, о работе на приеме гидов, зарубежных представителей, гидов сопровождения и т.п.).; для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на выше перечисленные услуги; такая памятка необходима для оперативной работы персонала, контролирующего проведение тура;
• тексты памяток для туристов - составляют в особых, необходимых случаях, например, при организации специализированных туров - приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т.д.; каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы; наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково», «Пулково-2» и др.;
• справочные материалы по маршруту - это различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности тура;
• рекламные проспекты и буклеты - предназначены для туристов с целью их ознакомления с туром, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям, систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими реквизитами;
• прайс-листы (каталоги).
Для каждой турфирмы-туроператора прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с продавцами-турагентами.
Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае, они содержат информацию о ценах на различные туристские услуги.
В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок вперед. В отдельных случаях - это специальные предложения турфирм на один или несколько вылетов.
Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок туров, но и дополнительную информацию рекомендательного и разъяснительного характера в виде перечня необходимых, документов для оформления тура, правил оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписания авиаперелетов, информации о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.
Более подробно отдельные документы из папки технологической документации рассмотрены на примере конкретного тура в разделе 9.