IV. Персональная ответственность

Этот раздел регламентирует персональную ответствен­ность работника за свою деятельность, правильное и свое­временное использование предоставленных ему прав на порученном ему участке работы, что основано на праве и обязанности принимать решения.

В самостоятельном разделе должны быть определены основные взаимосвязи исполнителя с работниками своего и других подразделений, а также с внешними органи­зациями, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. В нем также указывается информация, которая используется при выполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому необходимо передать, какие документы и с кем готовят совместно. С должностной инструкцией ознакомлен

Дата и подпись.

4. ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Подготовка контрольной работы должна проводиться в следующей последовательности:

Выбор контрольный работы. Из Приложения А «Исходные данные по организациям» выбрать свой вариант по последнему номеру в зачетной книжке. Работа состоит из практических заданий Приложение В.

Работа может быть выполнена в электронном варианте и сдана на диске либо в рукописном варианте (формат А4).

При подготовке контрольной работ следует изучить действующее законодательство по делопроизводству.

Общие требования, предъявляемые к написанию контрольной работы:

Работу необходимо выполнять на компьютере на листах стандартного формата А-4, размер шрифта 12-14, при ширине междустрочного интервала 1,5-2, поля со всех сторон по 2 см. Страницы работы должны быть пронумерованы. Титульный лист оформляется согласно Приложению С.

В контрольной работе необходимо оформить содержание: последовательно перечисляются наименования заданий, с указанием номера страниц, на которых размещается начала задания; указывается список использованной литературы.

Выбор вариантов работы происходит по последней цифре зачетки:

Последние цифры в зачетке	Номера вариантов
1,6
2,9
3,8
4,7
5,10

Приложение А. Исходные данные по организациям

Вариант 1. ООО «Вояж+». Сеть транспортных агентств

Миссия компании: предоставление транспортных услуг юридическим и физическим лицам.

Организационная структура:

АДМИНИСТРАЦИЯ
БУХГАЛ- ТЕРИЯ	ЮРИДИЧЕ- СКИЙ ОТДЕЛ	МАРКЕТИН- ГОВЫЙ ОТДЕЛ	ОТДЕЛ ПО ПРОДАЖЕ УСЛУГ	КАДРОВЫЙ ОТДЕЛ

Вариант 2. ООО «Золотой петушок». Сеть ресторанов и кафе

Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам услуг питания. Организационная структура:

АДМИНИСТРАЦИЯ
БУХГАЛ-ТЕРИЯ	ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ	Отдел по обслуживанию банкетов	Отдел по производству продукции	Барное обслуживание

Вариант 3. ООО «Мир прекрасен». Турагентство

Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам туристических услуг на территории РФ, а также ближнего и дальнего зарубежья.

Организационная структура:

АДМИНИСТРАЦИЯ
БУХГАЛ-ТЕРИЯ	ЮРИДИЧЕ- СКИЙ ОТДЕЛ	МАРКЕТИНГОВЫЙ ОТДЕЛ	ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ДАЛЬНИМ ЗАРУБЕЖБЕМ	ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С БЛИЖНИМ АРУБЕЖБЕМ

Вариант 4. ООО «Работа». Кадровое агентство

Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам услуг по поиску сотрудников и устройству на работу. Организационная структура:

АДМИНИСТРАЦИЯ
БУХГАЛ-ТЕРИЯ	ЮРИДИ-ЧЕСКИЙ ОТДЕЛ	МАРКЕТИН-ГОВЫЙ ОТДЕЛ	ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ	ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Вариант 5. ООО «Альбомус». Рекламное агентство

Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам рекламных услуг (в печатных изданиях, на радио и телевидении, в сети Интернет, на растяжках на улицах города).

Организационная структура:

АДМИНИСТРАЦИЯ
БУХГАЛТЕРИЯ	ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ	WEB СТУДИЯ	ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ И ПАРТНЕРАМИ	ОТДЕЛ ДИЗАЙНА И ВЕРСТКИ

Приложение В. Практические задания

Задание 1. Формирование устава организации

В соответствии с миссией составить устав организации. При составлении воспользоваться данными Тема2.

Задание 2. Формирование штатного расписания организации

В соответствии с организационными структурами и уставом организации составить штатное расписание сотрудников. При выполнении задания использовать данные Приложения 2.

Задание 3. Составление должностных инструкций сотрудников организации

Составить должностную инструкцию Сотрудника. При выполнении задания использовать данные Тема6.

Задание 4. Оформление отпусков сотрудников

Составить график отпусков сотрудников организации согласно штатному расписанию и оформить комплекс документов по предоставлению отпуска Сотруднику.

Задание 5. Оформление перевода в другой отдел

Оформить перевод Сотрудника из одного отдела в другой, для чего необходимо составить заявление, дополнительное соглашение (изменение) к договору и приказ о переводе.

Задание 6. Составление письма-претензии на некачественный товар (оказанную услугу)

Подготовьте текст и форму трафарета письма-претен­зии на некачественный товар (указанную услугу) в соот­ветствии с вариантами. При подготовке трафарета поста­райтесь, чтобы он касался только общей формы претензии, а не частностей. При выполнении задания используйте данные Тема5.

Задание 7. Переписка между руководителями организаций

Составьте два документа, отражающие переписку со­гласно предложенным вариантам. При выполнении зада­ния используйте данные Приложения 3.

При составлении документов советуем воспользовать­ся следующими правилами:

письма должны содержать языковые формулы и об­щепринятые «канцеляризмы»;

необходимо избегать эмоциональных оборотов и оценок, излагать вопрос строго и по существу;

следует помнить, что длинный документ с обилием подробностей, как правило, не дочитывается до конца.

Вариант 1. ООО «Вояж+»

Заведующая детским домом просит директора 000 «Вояж+» оказать благотворительную помощь в виде автобуса на 35 мест для проведения экскурсии. От­вет директора содержит обещание рассмотрения возмож­ности оказания благотворительной помощи.

Вариант 2.ООО «Золотой петушок»

Заведующая детским домом просит директора 000 «Золотой петушок» оказать благотворительную помощь в виде проведения праздников для воспитанни­ков детского дома. Ответ директора содержит обещание рассмотреть возможность проведения празднования Нового года.

Вариант 3. ООО «Мир прекрасен»

Заведующая детским домом просит директора 000 «Мир прекрасен» оказать благотворительную помощь в виде предоставления путевок в дни новогодних каникул воспитанникам детского дома на безвозмездной основе. Ответ директора содержит отказ в возможности оказания подобной помощи в дни новогодних каникул с возмож­ным предоставлением путевок в другое время года.

Вариант 4. ООО «Работа»

Директор профессионального колледжа предлагает ди­ректору 000 «Работа» совместное сотрудничество в части проведения ярмарок вакансий для учащихся кол­леджа. Директор 000 «Работа» отвечает согласием рассмотреть сроки проведения ярмарок.

Вариант 5. ООО «Альбомус»

Заведующая детским садом просит директора 000 «Альбомус» благотворительную помощь в части пере­числения денежных средств на ремонт кровли. Ответ ди­ректора содержит обещание помощи в ремонте кровли.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Образец оформления титульного листа контрольной работы

Контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

____-й семестр

Студент заочной формы обучения ___________________________________

_группа ____________________________

Специальность ____________________________________________________

№ варианта __________________

Работа предъявлена на проверку «___» ____________200__г. ___________

Результаты проверки ______________________________________________

Замечания, рекомендации __________________________________________

__________________________________________________________________

Проверил преподаватель «___» ____________200__г. __________________

Вторично предъявлена на проверку «___» ____________200__г. ________

Результаты проверки ______________________________________________

Замечания________________________________________________________

__________________________________________________________________

Проверил преподаватель «___» ____________200__г. __________________

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Утверждаю

Наименование должности

Подпись, расшифровка подписи

Штат в количестве единиц

с месячным фондом заработной платы рублей

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

На « » 20 г.

Наименование служб и должностей	Кол-во штатных единиц	Должностной оклад (руб.)	Месячный фонд заработной платы (руб.)
Администрация
Генеральный директор
Заместитель генерального : директора
Секретарь
ИТОГО:
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
Старший бухгалтер
ИТОГО:
Коммерческая служба
Коммерческий директор
Главный менеджер
Экономист
ИТОГО:
Хозяйственная служба
Хозяйственный директор
Техник
Уборщица
ИТОГО:
ВСЕГО: по штат. расписанию
Руководители структурных подразделений	Должность, подпись, расшифровка подписи
Главный бухгалтер	Должность, подпись, расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов.

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий

В порядке оказания помощи прошу вас... В целях обмена опытом направляю в ваш адрес...

В порядке исключения... Ввиду особых обстоятельств... В связи с завершением работ по... В связи с принятием решения о... В соответствии с ранее достигнутой договорен­ностью...

По взаимной договоренности между... Согласно Вашей заявке...

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...

2. Формулировки для выражения отказа

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, ваше указание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как...

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия..

3. Формулировки для выражения просьб

Прошу вас направить в мой адрес... В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу вас...

Убедительно прошу вас решить вопрос о... В рамках предварительной договоренности с представителем вашей организации прошу рас­смотреть возможность...

Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для нужд организации...

4.Устойчивые обороты речи:

наименее сложный... наиболее важный наилучший эффект наихудший результат оказать помощь произвести проверку руководство считает возможным организация не возражает срочно сообщите немедленно устраните обеспечьте выполнение создайте необходимые условия доложите предложения по оптимальное решение вероятные сроки подтвердите получение сообщите данные направьте в мой адрес подготовьте к отправке решите самостоятельно.