Методы проектирования организаций
Специфика проблемы проектирования организации заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде некоторой задачи оптимизации, то есть формального выбора наилучшего варианта организационной структуры и распределения функций по чётко сформулированному критерию оптимизации. Трудности проистекают из того, что решение задачи должна удовлетворять, с одной стороны, достаточно большому количеству критериев, а с другой стороны, никто точно не может ответить, где находится оптимальная зона и какие значения выбранных критериев отвечают этой зоне. В связи с этим задачи проектирования организаций приходится решать, сочетая формальные методы с различными приближёнными, эвристическими, экспертными методами, методами аналогий и оценок и т.п.
Ниже рассмотрены четыре метода, которые, как показала практика, используются чаще других.
Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования организаций по аналогии с существующими и успешно работающими. Суть его состоит в том, что структуры и функции, хорошо себя проявившие в сходных условиях, переносятся на новую организацию. Все изменения носят только количественный характер. Фактически проект новой организации не отличается от каких-то существующих структур. Качественные, принципиальные изменения при использовании этого метода фактически делаются «в слепую».
Вместе с тем, этот метод имеет ряд преимуществ перед другими, так как позволяет разработать типовые проектные решения, позволяющие в ряде случаев существенно удешевить проект и сократить сроки его разработки.
Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций специалистов, которые могут выступать в роли экспертов. Обычно это специалисты-проектировщики с большим опытом проектной работы и специалисты-практики, имеющие большой опыт работы в качестве руководителей организаций. Метод предусматривает проведение предварительного опроса экспертов, затем результаты опроса обрабатываются по специальным методикам, в результате чего получаются некоторые достаточно объективные рекомендации.
Цель экспертного метода – выявление специфических особенностей работы аппарата управления организации, возможные недостатки в функционировании отдельных элементов организационной структуры, несоответствие функций структурному положению элемента и т.п. Таким образом, фактически проводится диагностический анализ структур и функций действующих организаций и даётся их оценка. Затем команда проектировщиков формулирует основные принципы новой организационной структуры в соответствующих условиях её функционирования.
Метод структуризации целей предусматривает выработку достаточно детальной системы целей вновь создаваемой организации, включая их количественную и качественную проработку. Затем проводится анализ подходящих организационных структур на предмет удовлетворения сформулированной системе целей. Команда проектировщиков при этом конкретизирует зоны ответственности отдельных подразделений (производство, снабжение, сбыт, подготовка производства, коммуникации, финансы, кадры и т.п.), определяет, что является критерием выполнения своих функций, расписывает за каждым подразделением полномочия и ответственность и т.д. Таким образом, создаётся достаточно детальный образ будущей организации.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных моделей, отражающих распределение полномочий и ответственности между элементами организационной структуры. Затем, перебирая значения различных характеристик будущей организации (количество и взаимоотношения элементов, связи между ними, иерархические уровни, полномочия и ответственность, нормы управляемости, распределение процессов в пространстве и времени и т.п.), находится наиболее подходящий вариант новой организационной структуры.
В настоящее время для целей организационного проектирования используются практически все типы существующих организационных моделей: математико-кибернетические, графоаналитические, масштабные натурные, математико-статистические.
В заключение следует отметить, что ни один метод проектирования организаций не даёт твёрдой уверенности в том, что организация спроектирована наилучшим образом. Нередко команда проектировщиков параллельно использует несколько методов и затем сравнивает полученные результаты. Бывает, что один из методов проектирования выбирается в качестве базового, а другие используются в качестве проверочных и т.п.