Ф-ции и стр-ра службы делопр-тва

Виды упр-ой док-ции.

Виды орг-нно расп-ых док-тов:

ОРД – док-ты, принимающие при оформлении орг-нных, распор-ных, испол-ных и контр-ых функций управления.1.орг-ый док-т – положения, уставы, учредит. договоры, инс-ции, правила, стр-ра и штатная численность, штатное распис., по ср-вам которой опред статус орг-ции.2.расп-ная – приказы(по осн. деят-сти), расп-ния, указния, пост-ния, решения хар. орг-ную деят-ность орг-ции.3.справ. информ. – письма, факсы, про-колы,

накл-ые и объясн.записки, справки, акты и др. док-ты.4.кадровая док-ция – приказы о личном сост., личные дела, хар-ки, заявления.5.док-ция по предл-ниям,и заяв-иям и жалобам граждан. По сро-сти(гла-сти) – секретные, простые,По срокам хранения - , по способам восп-ва – текстовые, изоб-ные, звуквые, по юр. регламенту – отрас-ые, межотр.,по стадии создания – ориген., копии.

Для документац-ого обесп-ия работы любого учрежд., фирмы предусм-тся делопр-ная служба. Осн-ми ф-ями службы являются:1.Прием и первонач-ая обработка доку-ов.2. Учет и отправка корреспонденции.

3.Печатание, контроль и размн-ие док-тов.4. Контроль исп-ния док-тов.

5.Подготовка док-тов для сдачи в архив. Наиболее распр-нной формой делопр-енной службы является канцелярия. Канц-ия – это самост-ное стр-ное подразделение, возгл-емое нач-ком, подчиняющимся непоср-енно рук-телю организации. Канцелярия фун-нирует на основе Положения о канцелярии. Состав канцелярии зависит от масштаба организации, уровня автоматизации обработки документов.

Деловые письма, их сущность

Дел.письмо – док-т, служ-ий ср-вом общения между предпр-ми, учр-ями и частн. лицами. Дел.письмо – офиц-ая кор-ция и приним. для решения операт. воп-ов, возник. в управл. деят-ти. Инф-ция, содержащаяся в дел.письме всегда носит протокольный хар-тер.

Виды классиф. дел. писем:-по ф-ному признаку: письма, треб-щие письма-ответа; письма, не треб-щие письма-ответа; -по стр-ному признаку: регл-ные(стандартные), нерегламент.; -по темат-му призн.:деловые, комерч.; -по призн. адресата: обычные, циркулярные (напр-тся из 1 ист-ка в 2); -по компазицион. особенностям: одноаспектные (рассматр. 1 проблему, вопрос), многоаспектные. Эл-ты дел-го письма: 1. Область заголовка – размещ-ся угловой штапм орг-ции с указанием наимен-ия орг-ции. В правой части разм-ся рек-ты адресата. 2. Текст письма состоит из 2 частей. В 1 излагается причина сост-ния письма. Во 2 – помещаются выводы, просьбы, пред-ния, решения. 3. Область подписи – указ-ся должность и фамилия лица.

Техн-гия работы с дел.корресп-ией

Порядок работы с внутр. док-ми:

Внутр. док-ты сост-ся, оформ-ся, исп-ся и хранятся в рамках самого предпр-я, не выходят за его пределы. Этапы работы с внутр. док-ми: -сост-ие проекта док-та исп-ми, -проверка прав-сти оформ-ия проекта док-та, -согласование проекта, -подписание док-та рук-ми, -рег-ция док-та, -исп-ние док-та, -прост-ие отметки об исполнении, - подшивка док-та в дело.

Этапы работы с внутр. док-ми такие же как и с входящими док-ми. Док-т приобретает юр. силу только с момента его утвержд. Обраб. отпр-мых(исходящих) док-в состоит из: сост. проекта док-ом, проверка прав-сти оформл. док-та, согл-ние проекта, подп-ние док-та рук-ми, рег-ция док-та, отпр. док-та адресату, подшивка копии в дело.

Номен-ра дел эк. службы

Номенклатура дел – это системат-ный перечень наим-ний дел, заводимых в орг-ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в устан-ном порядке. Ном-ра дел имеет несколько направлений использования:1.предн-на для сист-ции док-тов, т.е. она служит планом распр-ния док-тов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения док-тов в орг-ции. При этом ном-ра дел может служить основанием как для форм-ния док-тов на бумаге в физические дела, так и для упоряд-ого распр-ния, хранения и поиска электронных док-тов в случае хранения документов (файлов) в орг-ции на уровне файловой системы или базы данных; 2. содержит инф-цию о сроках хранения док-тов, т.е. каждое дело, включенное в ном-ру, имеет указание срока хранения док-тов, помещенных в него. Формируя доку-ты в дела в соотв-ии с ном-рой, тем самым одно-нно намечают, пока еще ориент-но, срок хранения док-та. Таким образом, с помощью ном-ры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; 3.закрепляет индексацию дел, в соотв-вии с этим ном-ра дел может использоваться при рег-ции док-тов – индекс дела по ном-ре часто входит составной частью в рег-нный номер док-та; 4.имеет справочное значение при изучении структуры организации; 5.явл-ся основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным док-том в делопр-ве;

6. исп-тся для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;7.может быть исп-на как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Ном-ра дел должна быть в каждой орг-ции, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все док-ты, созд-ые в процессе их деятельности.

Роль и место дисп. службы

Место дисп. службы в стр-ре упр-ния определяется след.положениями:

-служба д. у. явл-ся полнопр-ым и равноп-ным подраз-нием аппарата упр-ния; -СДУ подчиняется лишь рук-телю предп-тия и наделяется им соотв-щими полнам-ями необх-мыми для вып-ния своих ф-ций; -ведущий деспетчер имеет права главного спец-ста и явл-ся заместителем рук-ля по операт-ой работе.

Задачи дисп. службы: -сост-ние недельно-суточных графиков про-ва; -сост-ние операт. планов; -оператиное упр-ние; контроль за совершением выолняемых работ; - ведение оперативно-диспечерской док-ции.

Док-ции, опр-щими деят-ность дисп-кой службы, явл-ся графики про-ва работ. Посту-щая инф-ция отраж-ся в дисп-кой док-ции.

Дисп. упрв-ние предст-ет собой процесс централи-ного осущ-ния фун-ций уперат-ого упр-ния на основе рац-ного перераспр-ния ф-ций аппарата упр-ния и обработки инф-ции.

Эк. эфф-ть диспетчеризации

Срок окуп-сти капит. вложений:

Т= К_в\Ч_д(1), где Кв – объем капит вложений; Чд – чистый даход(плановый)

Чистый условный даход – разница между суммой экономии Ос от внедрения дисп. службы.и общей суммой затрат на ее эксплуатацию Зд: Чд=Ос-Зд(2)

Общая сумма экономии Ос: сумма стоимости доп-но полученной прод-ции в рез-те роста произв-сти труда за счет дисп-ции(в пределах до 2%) от стоимости реализ. прод-ции Эп, суммы экономии за счет снижения непроизв. затрат. Эн, экономии за счет сокращ. раб-ов Эр: Ос=Эп+Эн+Эр(3)

Затраты на экспл-цию Эп включают годовой фонд зар. платы.работников дисп. службы, аморт. Отчисления в пределах 10% от стоимости обор-ния и экспл. расх. В размерах 15% от стоимости оборудования: Эп=Рс*П\100% (4),где Рс – стоим реализ. прод-ции; П –рост произ-сти.

Экономия Эк от снижения непроизв. затрат:

Эк=Се*Пн\100 (5),где Се – непроизв. затраты, Пн – снижение непроизв. Затрат за счет внедрения диспю службы(20-30%)

Эк-мия за счет сокращ. раб-ов: Эр=Зпл+Кр(6), где Зпл – зар. плата 1 раб-ка, Кр – кол-во сокращ. раб-ов.

Общая сумма затрат на экспл. дисп службы Зд: Зд=Фз+А+Э (7),где Фз – фонд зар. платы, А – сумма аморт. Оборудния, исп-щей дисп. службой, Э –экспл. расходы. При этом А=Со*Ан\100% (8), где Со – стоим.оборуд-ния, Ан – норма аморт-ции.

Эксл. расходы: Э=Со*Эн\100(9),где Эн – удельный вес эксл. расх. в общей сумме затрат.

14.Сущ-ть и кат-рии кач-ва труда и прод.

Кач-во – сов-ность хар-тик объекта отно-еся к его спос-ти удовл-ять устан-ные и предп-емые потр-сти. Кач-во труда – целенап-нный конкретный труд, уровень которого опр-тся произ-льной спос-тью по осущ-нию полезной деят-ти к про-ву кач-ной прод-ции.

Осн-ные задачи кач-ва: -обесп с\х прод-ей безоп-ной для здоровья; -повышение произ-ти труда за счет сниж-ия изд-жек; -обесп-ния эф-ти с\х про-ва соотв-ему уровню цен на прод-цию выс-ого кач-ва;

-гарант-нный сбыт прод-ции за счет выс-их потреб-их св-в; -создание усл-ий для выгодной реал-ции прод-ции; -повыш-ие экспортных возможностей.

Пок-ли кач-ва прод-ции

Пок-тель кач-ва прод-ции – колич-ная хар-ка 1 или нескольких св-в прод-ции, вход-их вее кач-во.

Пок-ли кач-ва могут выр-ться в раз-ных ед-цах и м.б. безразмерными.

Пок-ли кач-ва: 1.пок-ли наз-чения – хар-ют св-ва прод-ции с учетом ее назна-ния: -всхожесть,- проростание; 2.пок-ли надеж-сти: -сохр-мость обор-ния; 3.пок-ли технологичности – св-ва обесп-щие макс. эф-т при мин. затр-тах; 4.эргономические пок-ли; 5.эстетические пок-ли; 6.эконом. пок-ли.

Принципы и ф-ции КСУКТП

Любая деят-сть вкл-ет нал-чие 3 сторон: -субъект, -инстр-т, сферы деят-ти.

Сис-ма упр-ния кач-вом – сов-сть организ-ных методик, стр-ры и рес-ов, необх-мых для общего рук-ва кач-вом.

В рамках общей орг-ной стр-ры д.б. четко устан-ны фун-ции отн-щиеся к сис-ме кач-ва, опред-ны границы полн-чий и каналы передачи инф-ции. Эл-ты сис-мы упр-ния кач-вом: техн-кие рещ-ния, нормат-ое обес-ние кач-ва.

Сис-ма кач-ва, стан-ты ИСО

Выд-ют 3 позиции стан-та ИСО 9009: 1.ИСО 9000-2000; 2. ИСО 9001-2000; 3.ИСО 9004 -2000; 4.ИСО 19011-2000.

1 устан-ет пон-тия, терм-ны в мендж-те кач-ва и апис-ет полож-ния. 2 стан-т устан-ет треб-ния и сис-мам кач-ва, прим-ется для сартиф-ции и аудита при заключ-нии кантр-ов. 3 содержит реком-ции, рассматр-щие результ-сть и эфф-сть мен-та кач-ва и прим-тся в кач-ве инстр-та для прожвижения мен-та кач-ва. 4 сод-т метод-кие указания по аудиту и охране окруж. среды.

Положит. резуль-ты стан-ов: -стан-ты размещ. эл-ты сис-мы кач-ва чтобы стимул-овть единый подход к кач-ву; -создается всемирный эталон кач-ва; - эталоны и стан-ты носят универс-ных хар-ер.

Прин-пы КАССР(анализ опасных фак-ров и крит-их точек): -выявл-ие опасн фак-ров; -опред-ние крит-их точек; -опред. крит. пределов; - созд. сис-мы монит-га; -разраб. сис-мы коре-щих взаимод-вий; --разраб. процедуры проверок; -создание сис-мы док-тации.

Кризисные ситуации.

На 1 этапе – кризис рук-тва. Причины:-орг-нные трудности, -нехватка капитала, -недостаток персонала, -рыночная конъюнктура. Последствия: перевод на новую стадию или ликвидация.

Кризис независимости – происходит на стадии стан-ния. Причины:-ограниченность финансов, -недост-ная техн-кая оснащ-сть, -несп-ность делегировать полномочия, -чрезмерная загрузка работников.

Кризис контроля(на стадии расцвета). Причины:-переоценка своих сил, -расширение масштабов деятельности, -умножение связей.

Кризис бюрократии – преобразуют личные интересы, значительные непроизводственные издержки.

Кризис исхода – фирма ликвидируется или распадается на более мелкие.

Ликвидационное про-во(ЛП).

ЛП – процедура конкурсного пр-ва, применяемая к должнику признанному банкротом, в целях ликвидации должника.

ЛП открывается после принятия судом решения об открытии ЛП в отношении должника. Срок ЛП не может превышать 1 года. Суд вправе продлить срок на 6 месяцев. После открытия ЛП управляющий осуществляет продажу имущества должника. После рассмотрения судом отчета по определению ЛП про-ва, суд выносит определение о совершении ЛП.

ЛП считается завершенным с момента подачи записи о ликвидации должника в единый регистр.

Мировое соглашение(МС).

МС – это соглашение между имеющими друг к другу притязания, субъектами сделки, договаривающимися посредствам МС урегулировать спор между собой без судебного разбирательства. На любой стадии рассмотрения судом дела о банкротстве, кредиторы и уполномоченные органы вправе заключить МС.

Решение о заключении МС со стороны кредиторов и уполн-ных органов прини-ся собранием кредиторов. Решения принимаются по средствам большинства голосов. МС утверждается судом.

Виды упр-ой док-ции.

Виды орг-нно расп-ых док-тов:

Ф-ции и стр-ра службы делопр-тва

3.Печатание, контроль и размн-ие док-тов.4. Контроль исп-ния док-тов.

Деловые письма, их сущность