Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

Порядок составления организационно-распорядительных документов.

Текущее хранение документов.

4. Принцип оформления дел бухгалтерского архива.

Постоянное хранение документов.

Организация изъятия документов.

Утилизация документов.

Хранение электронных документов

Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

Организация работы с документами – это важная часть процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.

Деловодство – это совокупность работ связанных с ведением корреспонденции; приемом и отправкой документов; регистрацией, контролем за выполнением; хранением обработанных документов в текущем архиве.

Базовым моментом в системе деловодства является номенклатура и форма документов. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел с определением сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Различают три вида номенклатуры дел:

– типовая – общепринятая;

– приблизительная – близкая типовой;

– индивидуальная.

Номенклатуру дел на предприятии разрабатывает должностное лицо ответственное за деловодство (секретарь-референт, канцелярия, главный бухгалтер) с привлечением работников архива (архивариусов).

На большинстве предприятий формирование дел осуществляется по видам документов. Например, акты, приказы, контракты и т.д. Сформированная номенклатура утверждается руководителем предприятия. Всем отделам на предприятии и делам в номенклатуре присваивают индекс, который состоит из индекса структурного подразделения предприятия (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела подразделения. Например, юридический отдел может иметь индекс «01», индекс дела договоров – «01-01», а индекс первого договора – «01-01-001» и т.д.

В конце года в номенклатуре дел осуществляют итоговую запись о количестве и категории дел, фактически заведенных за год. Номенклатуру дел составляют в 3-х экземплярах, на каждом из которых проставляют гриф согласования с Экспертной комиссией и руководителем архива предприятия. 1 экземпляр остается в отделе, который ее составил, 2 – передается в архив, 3 – используется для формирования дел и поиска документов.

Бухгалтерия осуществляет деловодство и формирование дел в соответствии с принятыми нормативными документами. Номенклатуру дел бухгалтерии составляет главный бухгалтер и согласовывает её с централизованной номенклатурой дел на предприятии.

В номенклатуре дел указывают: индекс дел, который содержит номер структурного подразделения и порядковый номер дела; наименование дел; количество томов (дел); срок хранения; даты начала дела, передачи их в архив, лица, ответственные за формирование дел.

Распределение дел в номенклатуре может быть следующим:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящей организации (приказы, распоряжения).

2. Внутренняя организационно-распорядительная документация

3. Плановая и отчетная документация.

4. Учетные регистры.

5. Первичная документация.

6. Переписка.

После завершения календарного года номенклатуру дел закрывают на срок хранения до 10 лет.

Порядок составления организационно-распорядительных документов.

Правила составления организационно-распорядительных документов предусмотрены соответствующими стандартами и предполагают:

1. Составление служебных документов на фирменных бланках.

Использует 2 вида бланков:

– бланки для писем содержат наименование, индекс, почтовый адрес, номер факса и телефона, дата входного документа и номер расчетного счета;

– бланки документов массового применения (приказы, протоколы, справки, акты и т.д). Имеет трафаретную часть текста, которая при формировании документа дополняют переменной информацией.

2. При составлении документов с названием адресата наименование адресата указывают в Именительном падеже, а должность и фамилию в Дательном падеже. Например:

Министерство образования и науки Украины

Министру образования Украины

Ф.И.О.

Если письмо адресуется непосредственно на имя должностного лица, то название должности и фамилию указывают в Дательном падеже.

Например:

Ректору ОНАПТ

Акад. Егорову Б.В.

3. Поступившие документы регистрируют и направляют исполнителю с конкретной резолюцией.

Резолюция – это письменное указание руководителя на документе. Резолюция содержит элементы: ФИО исполнителя, порядок и характер выполнения документа, срок выполнения, подпись руководителя, дата. Резолюцию пишут в верхнем левом углу с лицевой стороны листа.

Например:

Бухгалтеру Ивановой Т.М. составить описи для проведения инвентаризации до 15.11.15. г. Подпись

Бухгалтеру Ивановой Т.М 15.11.15 г. Подпись

На документе, как правило, не должно быть больше одной резолюции. Если в резолюции нет указания на то, что и как делать, исполнитель принимает решение сам.

4. Документы должны быть подписаны.

Документы подписывает руководитель или его заместитель, а денежно-финансовые – еще и главный бухгалтер. Документы коллегиальных органов (решения, протоколы) подписывает два лица – председатель и секретарь. Если документы составлены на бланке предприятия, должность руководителя пишется в конце документа и указывают ФИО. Например:

Председатель правления (подпись) В.Н. Николаев.

Подписи на документах членов комиссии указывают не по должности, а по обязанностям, которые они выполняют в комиссии.

5. Определенные документы требуют утверждения.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа и он содержит: слово «Утверждаю», расширенное название должности, подпись, ФИО лица, дату. Например,

«Утверждаю»

Председатель правления

ОАО «Спектр»

___________ Иванченко В.М.

Г.

При утверждении, возможно ссылка на документ, например:

«Утверждено» министром финансов Украины

Приказ от 10.05.15 г. №148

6. Датирование документов осуществляется рабскими цифрами, разде-ленными точками: первые 2 цифры – дата, вторые 2 – номер месяца, третьи две – последние две цифры года.

7. Поступившие документы на предприятие регистрируются в журна-лах, а на документах после регистрации ставится отметка (вручную) или штамп.

8. Текст документов должен быть аргументированным, выводы – объективными, стиль – нейтральным. Следует избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, повторов. Применять общепринятые сокращения, стандартные тексты и термины. Текст документов делится на две части:

– в первой части описывается задания, причины и цель составления документа;

– во второй – просьба, предложения, вывод.

9. При составлении документа имеющего приложения, в тексте основного документа делают ссылку на приложение, а приложение подкалывают в конце документа.

10. Если документ требует согласования, то гриф согласования ставиться на документе. Например,

«Согласовано»

Глав. бухгалтер ООО «Мрия»

31.10.2015 г. подпись ФИО

Если у лица с которым согласовывают документ имеется замечания, то ставиться запись: «с содержанием приказа не согласен. Пояснения прилагаются». Должность, дата, подпись, ФИО.

11. Нумерация листов в документах начинается с второго листа до последнего. Номер проставляется в правом верхнем или нижнем углу. Точка не ставится.

12. Выполненные документы имеют реквизит «Отметка о выполнении документа и направление его в дело». Он включает:

– слова «в дело»;

– № дела, куда подшивается документ;

– дата направления в дело;

– подпись главного бухгалтера.

Реквизит располагается в левой или центральной части нижнего поля первого листа документа.

Бухгалтерия составляет и оформляет следующие организационно-распорядительные документы:

– акты;

– докладные записки на имя руководителя;

– инструкции по учету ТМЦ, ДС и др.;

– пояснительные записки;

– служебные и сопроводительные письма;

– протоколы и д.р.

Акты чаще всего составляют на типовых бланках, но иногда используются формы, разработанные бухгалтерией. Бухгалтерия принимает участие в составлении актов, которые относятся к первичным документам (например, акт о ликвидации ОС, МБП, акт приемки-передачи ТМЦ и т.д.).

Докладная записка информирует руководителя о выполненной работе или о ситуации, требующей срочного применения решения руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей:

– в первой показывается цель представления записки;

– во второй – предложение автора записки по данному вопросу.

Записки бывают инициативные и информационные.

Пояснительную записку составляют для объяснения ситуации, о деятельности предприятия.

Служебное письмо составляется с соблюдением требований, предъявляемых к служебной корреспонденции. Текст письма состоит из двух частей:

– в первой аргументируется потребность в написании письма;

– во второй, выдвигают предложение или просьбу. Письмо оформляют на фирменном бланке (Например, бухгалтерия составляет служебные письма по вопросам финансовых соглашений, расчетов с бюджетом и др.).

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки приложенных к нему документов (при отправке отчетов, пересылке исполнительных листов, обязательств и д.р.).

Сопроводительные письма составляются на фирменных бланках и начинаются словами:

– «Представляем»;

– «Направляем»;

– «Посылаем» и т.д.

В данном письме перечисляют документы, которые предоставляются. Пись-мо заканчивается словами: Например:

«Приложение: финансовая отчетность за 2015 г.».

Утилизация документов.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Для предприятий, которые сдают документы в государственный архив, акты утверждаются председателем экспертной комиссии по утверждению архивным органом описей на дела постоянного хранения.

Предприятия, которые не образуют документы Национального архивного фонда, уничтожают свои документы, руководствуясь «Перечнем типовых документов, образующих в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» №41 от 20.07.98 г. При этом составляют опись №1-ОС по личному составу. Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия. Пакет документов (опись №1-ОС, акт на выделение к уничтожению документов и дел) предприятия не зависимо от форм собственности, согласовывают с госархивом.

Дела включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если предусмотренный срок хранения заканчивается до 1 января года, в котором составлен акт. Например: дело завершено делопроизводством в 2012 году (не зависимо от месяца или квартала). Срок хранения дела три года (2013, 2014, 2015). Акт на выделение документов к уничтожению может быть составлен не ранее 1 января 2016 года.

В акте указывают:

1. Порядковый номер дела.

2. Заглавие дела.

3. Крайние даты документов надлежащих списанию (2009 – 2012).

4. Количество дел.

5. Срок хранения дела и номера статей по перечню.

6. Примечание.

В конце анализа делают запись о количестве (цифрами и прописью) дел и за конец года они уничтожаются. Акт подписывает лицо, проводившее экспертизу ценности документов, ставиться его должность и подпись.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения передаются в конторы вторсырья на основании приемо-сдаточных накладных, где указываются количество дел и их вес. Накладная и акт на уничтожение подшиваются в дело и хранятся в архиве предприятия.

Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.