Создание конфиденциальных документов

3.1. Основанием для создания конфиденциального документа должен служить перечень конфиденциальных документов, издаваемых руководством и структурными подразделениями фирмы.

3.2. Если подлежащий созданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть разрешительная надпись руководителя подразделения, имеющегоправо распоряжения конфиденциальной информацией.

3.3. Сотрудники фирмы могут быть разделены на две категории лиц:

· лица, которые могут создавать электронные документы с помощью вычислительной техники;

· лица, которые не могут создавать электронные документы с помощью вычислительной техники.

Первая категория лиц может работать без черновика, непосредственно создавая документ в процессе набора на носитель. Вторая категория подготавливает черновой вариант документа и относит этот черновик в электронное бюро.

3.4. Для составления черновика конфиденциального документа необходимо получить индивидуальное письменное разрешение первого руководителя фирмы, зафиксированное на бумажном носителе. При составлении черновика документа на ПЭВМ разрешение необходимо зафиксировать в предварительно оформленной референтом карточке учета подготовленного документа.

3.5. Уровень конфиденциальности документа должен определяться исполнителем на стадии подготовки проекта конфиденциального документа (в правом верхнем углу первого листа документа проставляется гриф «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально»).

3.6. Подтверждение соответствия грифа «Строго конфиденциально» или «Конфиденциально» на документах, подготовленных в структурных подразделениях, должно производиться руководителем, подписывающим документ.

3.7. В крупных производственных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов для предотвращения утраты ценных сведении, включаемых в черновики и варианты документов, бумажные и технические носители информации должны подлежать инвентарному учету в традиционной или электронной учетной карточке (журнале). Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки. В карточку или журнал должны включаться следующие сведения:

· учетный номер носителя и гриф конфиденциальности (проставляется в правом верхнем углу носителя);

· дата регистрации;

· вид носителя;

· назначение носителя;

· количество листов;

· фамилия лица, получившего носитель;

· подпись за получение;

· подпись за возврат носителя;

· отметка об уничтожении носителя или отдельных листов.

Карточку необходимо зарегистрировать в контрольном журнале учета карточек.

3.8. Составление черновика и вариантов документа, ведение конфиденциальных записей разрешается исполнителю только в выданных референтом носителях информации. Возвращение носителя референту должен фиксироваться в описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка включает:

· подпись референта;

· дату.

3.9. Не разрешается использовать для подготовки черновика и вариантов конфиденциального документа диктофон, магнитофон. Документы не должны диктоваться.

3.10. Если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлено количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.

3.11. При приеме черновика от исполнителя сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан:

· при составлении черновика в спецблокноте — подсчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота;

· при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа — подсчитать количество его листов;

· при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради — проверить соответствие наличия листов тетради указанному количеству.

Если проект печатается с другого документа, то необходимо подсчитать количество листов этого документа.

3.12. Проекты конфиденциальных документов необходимо учитывать на стадии их создания. После приема черновика сразу производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя.

3.13. После возвращения спецблокнота исполнителю об изъятых в качестве черновиков листах работник подразделения конфиденциального делопроизводства должен сделать соответствующую запись в контрольном листе спецблокнота (с проставлением номеров изъятых листов, подписи сотрудника и даты). В дальнейшем в контрольном листе спецблокнота аналогичным образом делается отметка об уничтожении этих листов.

3.14. При наборе проекта документа на каждом листе каждого экземпляра документа должен проставляться учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов. Учетный номер проставляется на первом листе документа (в определенном для этого реквизита месте), на последнем листе в реквизите «Отметка об исполнителе», а также на остальных листах документа (если они есть) в левом нижнем углу лицевой стороны. При этом рядом с номером должен проставляться аббревиатурой гриф конфиденциальности документа.

3.15. После набора проекта документа он вместе с черновиком должен передаваться под роспись исполнителю.

3.16. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители должны учитываться либо по журналу учета бумажных носителей, либо по журналу учета изданных документов.

3.17. Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания было принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров и количество листов в черновике, заверяя эти данные своей подписью.

3.18. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа необходимо принять меры по их поиску. Если они не будут найдены, то об этом необходимо сделать отметку на обороте последнего экземпляра проекта за подписью руководителя подразделения, в котором разрабатывался проект. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю организации для принятия соответствующих решений.

3.19. После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать последний экземпляр, получить необходимые визы должностных лиц, подписать (утвердить) проект у руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ набирался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен расписаться за получение черновика и документа (проекта) в журнале учета изданных документов.

3.20. Подготовка документа (согласование, подписание и при необходимости утверждение) организуется исполнителем. Руководитель подписывает все экземпляры и копии изготовленного документа.

В процессе подготовки документа уточняется:

· уровень грифа конфиденциальности;

· срок снятия грифа;

· состав конфиденциальной информации, включенной в документ.

После издания конфиденциальные документы повторно не регистрируются.

3.21. Черновик, проект, лишние экземпляры документа должны уничтожаться установленным порядком.

3.22. Испорченные листы должны уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов.

3.23. При уничтожении полностью использованного спецблокнота в контрольном листе необходимо проверить наличие отметок и подписей об изъятии и уничтожении использованных листов.

3.24. Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки должны уничтожаться тем же порядком, как и листы черновика.

3.25. Листы, отобранные для уничтожения, должны помещаться в специальную папку, находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства. Содержимое этой специальной папки в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем измельчения бумагорезательными техническими средствами. При этом листы должны быть разрезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста.

3.26. Уничтожение должно производиться после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший день.