Речевой этикет в деловом общении секретаря

Секретарь находится в постоянном общении: с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Главное в речевом этикете - это умение слушать других людей. Умение слушать - важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выра­жения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка. Не говорить слишком громко или быстро. Речь должна быть точной и выразительной, понятной для слушателей (или посетите­лей).

Беседа в работе секретаря

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель об­щей культуры. Секретарю приходится вести беседу с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.

Прежде чем вступить в беседу, необходимо выбрать правильную модель поведения: отстаивать свое мнение спокойно, не теряя самообладания и благо­желательного отношения к собеседнику; поддерживать тон беседы ней­тральным; не употреблять слишком сухих формулировок, высокомерных фраз, пользоваться домыслами, слухами, конфи­денциальными данными; уметь задавать вопросы собеседнику и слушать его; постараться понять собеседника; говорить кратко; больше слушать, чем говорить.

Подарки в деловом общении

Подарок - это знак гостеприимства и желания укреплять и развивает партнерство.

Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной символикой. Предприятие имеет специальный подарочный фонд, который постоянно пополняется. Такой рекламно-сувенирной продукцией для выставок или рекламных акций по продвижению товаров занимается рек­ламный отдел, и секретарь к ним отношения не имеет. Но если возникает необходимость подарить к юбилею празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря. Сотрудники секретариата, учитывая, что ситуации с вручением подарков могут воз­никать регулярно, имеют запас фирменной бумаги, ленты, скотч, пакеты. Уже для первой встречи с иностранными или иногородними партне­рами в офисе секретарь готовит сувениры (календари, книги о городе, где находится фирма, красивые фирменные папки с вложен­ными буклетами и блокнотами, национальные сувениры). В любом случае секретарь обязан подготовить руководителю ответ­ный подарок для партнера.

Секретарю разрешается подготовить индивидуаль­ный подарок начальнику, причем стоимость подарка не должна выходить за пределы допустимого приличиями интервала цен. Важным моментом в обмене подарками является принцип взаимности.

В деловом мире принято обмениваться подарками равной ценности, поэтому они не должны быть дорогими или, наоборот. Для придания весомости подарку их украшают гравировкой или монограммой эмблемы предприятия либо инициалов того, кому пред­назначается подарок. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка (кроме спиртных напитков). Чтобы этого не произошло, секретарь ведет «дневник подарков», в котором отмечать, какой подарок был сделан конкретному человеку. Руководитель орга­низации, коллеги по работе могут вручать деньги юбиляру, новоселу, мо­лодоженам. Деньги вручаются в конверте вместе с поздравительной от­крыткой.

Цветы не являются обязательным дополнением к подарку для жен­щины. Очень часто они могут выступать в роли самостоятельного по­дарка. Цветы в горшке (как будущее украшение дома или офиса) - эк­зотическое растение можно подарить и начальнику, тем более что именно секретарь будет за ним ухаживать. В деловых контактах в отличие от бытовой ситуации подарки разво­рачивать не требуется.

Требования к внешнему облику секретаря

Слово «имидж», кроме буквального перевода («образ», «публичное лицо»), имеет более развернутое определение - это и внешность, и поведе­ние, стиль жизни и работы, отношения с руководителем, сослужив­цами и посетителями. Благоприятный вне­шний облик и вкус в одежде являются немаловажной предпосылкой ус­пешной Дея-тельности. Для имиджа секретаря важно: манеры, куль­тура речи, одежда, интерьер офиса. Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности.

Секретарь руководителя - первый сотрудник организации, с которым общается посетитель. Поэтому от того, какое впечатление производит секретарь, в немалой степени зави­сит отношение посетителей, клиентов к предприятию в целом.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда дол­жна быть красивой и удобной, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Деловой стиль - это стиль подтянутый, не спорящий с модой, но и не идущий на ее острие. Следует стремиться в де­ловом стиле, - общее впечатление опрятности, аккуратности и неко­торой педантичности в одежде. Деловую одежду отличает клас­сический покрой и многофункциональность. В служебной сфере секретари следуют традициям и официаль­ному стилю предприятия.

Для секретаря, как и для любой деловой женщины, обязательным яв­ляется макияж, причем неброский: неярко накрашенные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губ­ной помады, он не должен быть кричащим. Модные в последние годы украшения для ногтей не годятся для рабочей обстановки, так как отвлекают внимание собеседника.

По правилам делового этикета не рекомендуется два дня подряд при­ходить в одном и том же на работу. Деловой этикет не вмешивается в выбор прически, не регулирует длину для волос. Главное, чтобы прическа была строгой и элегантной.Не следует проводить эксперименты с покраской волос в различные цвета. Ярко окрашенные волосы снижают деловой авторитет женщины.

Для сотрудников секретариата, носящих очки, оправа должна быть средних размеров, пласт­массовая или металлическая. На работе нужно очень осторожно пользоваться духами или не пользоваться ими вообще. Всегда при себе должны быть ручка и карандаш хорошего качества. В на­стоящее время почти все фирмы имеют ручки со своим логотипом, поэто­му для демонстрации лояльности фирме секретарю лучше пользоваться именно такими ручками.

Этические требования к секретарю

Деловой этикет предъявляет к секретарю ряд требований. К основ­ным этическим требованиям, касающимся секретаря, относятся вежливость, тактичность, точность и обязательность. В деловом мире вежливо рассматривается как экономическая категория

Одной из обязательных характеристик секретаря должна быть скромность. Высокопрофессиональный секретарь понимает, что он не должен за­вышать своей роли в организации, что он всегда - только помощник, по­средник между руководителем и сотрудниками, руководителем и предста­вителями других организаций. Чувство такта призывает ограничивать меру своих эмоций, настроений, переживаний, степень откровенности. В повседневной практике секретаря постоянно возникают обстоятель­ства, в которых ему необходимо быть дипломатом, проявлять такт в отноше­ниях с сотрудниками и посетителями.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходимо чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Следует уметь держать себя в деловой и неформальной обстановке. Однако служеб­ный этикет требует, чтобы каждый участник деловых отношений незави­симо от своих симпатий и антипатий доброжелательно и предупредитель­но относился к руководителю, своим сотрудникам, партнерам и клиентам, не выплескивая в служебной обстановке свое плохое настроение.