Характеристика объекта исследования 5

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Характеристика объекта исследования 5

Характеристика службы документационного обеспечения

Управления ООО «Практика» 6

Система документационного обеспечения предприятия 7

Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в

Структуре службы документационного обеспечения управления 12

Секретарь и служба ДОУ 13

Нормативно-методическая база работы секретаря, регламентация ДОУ 15

Основы организации труда. Условия труда 15

Регламентация должностных обязанностей секретаря 15

Правовая основа секретарской деятельности 19

Организация работы секретаря 20

Административные и организационные функции секретаря 20

Бездокументационное обслуживание офиса 20

Организация деятельности руководителя 25

Аналитические функции секретаря

Информационное обеспечение деятельности руководителя 37

Организация работы с документами 43

Организация документооборота, регистрация и учет документов,

Контроль исполнения документов, информационно-справочная

Работа 43

Систематизация и хранение документов 47

Работа секретаря с различными системами документации 51

Компьютерные технологии в работе секретаря 56

Техническое обеспечение деятельности секретаря 56

Информационный менеджер – «электронный секретарь» 57

Интернет в работе секретаря 59

Правила и приемы деловых взаимоотношений 60

Деловой этикет секретаря 60

Психологические аспекты работы секретаря 65

Заключение 67

Список использованной литературы 69

Приложения 73

ВВЕДЕНИЕ

Секретарь сегодня, кто он? Какова его роль в современном процессе управ­ления и что входит в круг его должностных обязанностей? Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Что еще нужно для под­тверждения того, что на этом месте должен быть высокий профессионал, пользу­ющийся безусловным авторитетом и у руководства, и у коллег?

В России не существует универсальный практический справочник для администраторов всех уровней: от секретаря до управляющего делами.

Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другим специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянно общении с гражданами.

Обозначим основную цель работы – рассмотрение вопроса практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление имеющихся недостатков и выработка предложений по совершенствованию данного процесса.

Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи:

1. Составить характеристику объекта исследования ООО «Практика», в том числе отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотреть роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы документа-ционного обеспечения управления

2. Провести анализ регламентации ДОУ, должностных обязанностей секретаря, нормативно-методическую базу работы секретаря, правовую основу секретарской деятельности, условия труда секретаря.

3. Рассмотреть практическую организацию работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря: административные, организационные; аналитические; специфику работы с документами и системами документации, организации работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии.

4. Выделить недостатки практической организацию работы секретаря и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами.

Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Практика» осуществляющий самостоятельную производственную деятельность в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г.

Предмет исследования - организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика».

Для достижения поставленных целей автором были использованы методы исследования: системный подход, системный анализ, сравнительно-исторический, монографический, аналитический, метод социально-экономического исследования, метод организационных построений, метод личного наблюдения и др.

Для написания квалификационной работы использовались следующие группы источников:

1. Нормативная база исследуемого предприятия.

2. Нормативные и методические документы, государственные стандарты; научная литература.

3. Учебная литература:

- универсальный справочник коллектива авторов Андреевой В.И, Быковой Л.М. и Вяловой Л.М. «Энциклопедия секретаря» содержит ответы на вопросы, возникающие в работе секретарей и работников службы ДОУ;

- учебное пособие Шейнова В.П. «Секретарь: Секреты профессии» описывает основные направления деятельности профессионального секретаря, даны профессиональные знания в области делопроизводства, психологии;

- книга Розановой В.И. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы содержит информацию о психологических аспектах работы секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду ''штабного персонала'', которая имеет важное значение для организаций;

- учебное пособие Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря, составителем которого является Самыкина И.В, описывает работу в современном офисе, современное офисное оборудование, организацию и проведением переговоров, презен-таций, т.е. вопросы, которые могут возникнуть в повседневной деятельности секретаря;

- учебник коллектива авторов Быковой Т.А, Вяловой Л.М и Санкина Л.В. «Делопроизводство» подробно рассматривает вопросы организации документирования управленческой деятельности, организации службы ДОУ и документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам организации;

- учебник Кудряева В.А. «Организация работы с документами» рассматривает нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности;

4. Периодические издания: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Управ-ление персоналом».

5. Электронные ресурсы:правовая поддержка справочных систем: Консультант Плюс, комментарии законодательства, законодательство субъектов РФ; Кодекс - версия 5,2, Гарант; ресурсы INTERNET, версии электронных документов.

Управления ООО «Практика»

В данном разделе составим характеристику службы документационного обеспе-чения управления предприятия, структуру канцелярии, ее основные задачи и функции в системе документооборота предприятия, систему ДОУ, также охарактеризуем роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы ДОУ.

Служба ДОУ предприятия организована с момента начала деятельности предприятия. Она состоит из работников документационного обеспечения канцелярии, подчиняющихся начальнику канцелярии и работников структурных подразделений, непосредственно подчиняющихся руководителю подразделения. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением в составе управления предприятия. Организационная структура и штаты канцелярии утверждаются директором в соответствии с типовыми структурами и нормативами численности, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ и функций, возлагаемых на канцелярию.

Для того чтобы определить особенности процесса документационного обеспе-чения управления предприятия дадим оценку организационной структуры и статуса канцелярии.

В соответствии со структурой управления завода, утвержденной генеральным директором, канцелярия входит в блок руководства предприятия и линейно подчи-няется генеральному директору. Согласно структуре управления отдела (приложение №2) деятельность канцелярии поделена на основные участки: распорядительных документов; входящих и исходящих документов; доставки документов; подготовки и передачи дел на архивное хранение.

В соответствии с Положением о канцелярии ее деятельность направлена на выполнение основных задач по организации, руководству, координации, контролю и реализации работ по архивному делу и делопроизводству[1].

На предприятии система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. Данная деятельность закреплена в Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии. По каждому виду деятельности (задаче) выделим перечень работ, которые занесем в таблицу 1.1 приложения №3 с учетом технологической последовательности их выполнения, определим взаимосвязи внутри канцелярии по каждой должности[2] [26].

1.2. Система документационного обеспечения предприятия

В данной части работы рассмотрим выбор организационной формы делопрои-зводства, подведем итог практической деятельности по созданию системы ДОУ ния исследуемого предприятия.

На предприятии выбор используется орга­низационная смешанная форма делопроизводства,которая пред­полагает частичную централизацию. Канцелярия выполняет операции по обработке поступающих и отправляемых документов, регист­рации и учету документов, контролю исполнения документов с резолюцией руководства. Децентрализованная форма делопроизводства заключается в том, что в каждом структурном подразделении имеются штатные единицы работников делопроизводства, которые самостоятельно выполняют операции, связанные с подготовкой, хранением, регистрацией и учетом документов, проходящих через под­разделение. При смешанной форме делопроизводства в канцелярии выполняет­ся обработка документов, поступающих в адрес руководства. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не обрабатываются, задачи их регистрации и учета решаются в подразделениях. За структурными подразделениями оставлены только те операции, кото­рые невозможно или нецелесообразно централизовать в силу технических или каких-либо иных причин. Документы, поступающие непосред­ственно в подразделения, формируются в дела, организуется их оперативное хранение и использование в текущей деятельно­сти до передачи в архив или на уничтожение.

В Инструкции по ДОУ предприятия[3] закреплена сложившаяся на предприятии технология работы с документами: входящими, исходящими и внутренними. Дан-ная работа с документами с момен­та их создания, поступления и до отправки кор-респонденту или передачи на хранение производится на определенных этапах (рис.1):

Регистрация

Рис.1. Этапы организации документооборота

1 этап. Регистрация документов

Регистрация документов - подтверждение факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

Процесс регистрации – снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания баз данных о документах организации. Первоначальные регистрацион-ные сведения дополняются другими данными: о перемещении документа в процес­се его рассмотрения руководством и в ходе исполнения. При регистрации документов создается массив данных о перемещениях документов, который позволяет работникам кан­целярии определить местонахождение любого до­кумента. Регистрационные данные позволяют контролировать работу с документами и этим обеспечивать их исполнение в установленные сроки. При утере документов регистрационные данные и данные о движении документов дают возможность установить, на каком этапе и кем именно утерян документ. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Документы регистрируютсяодин раз: входящие - в день поступления, внутренние (создаваемые) - в день подписания или утверждения, исходящие – в день отправки. При передаче зарегистрированного документа из од­ного подразделения в другое производится только учет поступления данного документа. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Формы регистрации документов на предприятии используется: журнальная, карточная, электронная (автоматизированная). Выбор формы регистрации определяется: количеством входящих, исходящих и внутренних документов; принятой формой делопроизводства (централизованной, децентрализованной); возможностью использования организацией ПЭВМ и программ.

При смешанной системе регистрации документов на предприятии используется журнальная или карточная форма регистрации, в традиционном бумажном варианте и в виде автоматизированной картотеки на ПК в программе Microsoft Visual FoxPro.

Журнальная форма регистрации обычно применяется при незначительном объеме документооборота потока (договоры, документы гостатотчетности) или когда регистрации документов выступает на первое место, например, требуется оформить проставление подписи за получение документов для предотвращения предъявлений претензий разрешения конфликтных ситуаций со стороны граждан, сторонних организаций; фиксирования получения документа исполнителями подразделений (документы с пометкой «Для служебного пользования», бандероли, посылки).

Карточная система регистрации документов состоит из регистрационно-контрольной карточки (РКК) (приложение №4). Для регистрационных данных опре-де­лен обязательный и дополнительный состав реквизитов регистрации. Из РКК формируются спра­вочные картотеки в зависимости от задач конкретных инфор­мационно-поисковых систем (ИПС) в соответствии с используемыми классифи-каторами, за исполнением документа. Преимущества РКК заключаются в следую-щем: регистрируют несколько работников; возможно изготовление в нескольких экземпляров (не требуется регистрация в другом подразделении); возможность систематизации по различным признакам, создавать различные картотеки. Формы журналов и РКК закреплены в Инструкции по ДОУ (приложение №5).

В настоящее время в канцелярии функционируют электронные (автоматизи-рованные) картотеки: входящих, исходящих и контрольных документов. Электрон-ная (автоматизированная) форма регистрации осуществляется с помощью ПЭВМ. В данном случае на экран выводится форма карточки (РКК) с полями для занесения сведений о документе (рис.1.1. приложение №21). Регистрация документов осуществляется путем прямого ввода их с документа или применения элементов автоматизированной ИПС с использованьем машиноориентированной РКК, постро-енной на базе обязательных реквизитов регистрации [4].

2 этап. Органи­зация документооборота. Организация документооборота или порядок прохождения документов внутри предприятия, определение этапов и пунктов прохождения документной информации, сроков обработки и исполнения документов составляют документационный технологический процесс. Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции осуществляется на основе анализа структуры документооборота. Документооборот завода представляет собой последовательность перемещений документов внутри него тремя основными документопотоками: входящими, исходящими и внутренними. Основные технологические операции обработки документов на данном этапе определены в приложении №6 [2, 7].

Входящие документы, поступающие на предприятие из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных; от депутатов и граждан, проходят: прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение документов руководством и передачу документов на исполнение.

Прием и первичная обработка входящих документов, которые получены по поч-те, доставлены различными видами связи, курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи, осуществляется централизовано канцелярией.

Предварительное рассмотрениедокументов проводится с це­лью распреде-ления поступивших документов - на требующие обязательного рассмотрения руко-водством и направляемые непо­средственно в структурные подразделения ответствен-ным испол­нителям. На предварительное рассмотрение руководствапередаются документы, полу­ченные из вышестоящих органов, содержащих информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия и требующие решения руководства. Остальные доку­менты после предварительного рассмотрения направ-ляются исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким струк-турным подразделениям или должностным лицам, то для исполнения направляется копия входящего документа или устанавливается очередность исполнения [3, 7].

Регистрация входящего документа состоит в проставлении отметки о поступлении: порядковый номер и дата поступления (при необходимости часы, минуты), перенесение данных документа в установленную регистрационную форму – дата получения; регистрационный номер (индекс), присваиваемый заводом; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ему организацией-автором; автор (корреспондент); заголовок (краткое содержание документа); резолюция; номер контрольной карточки (документ, требующий исполнения), количество листов основного документа и его приложений; контрольные отметки (направление документа исполнителю).

Рассмотрение документа руководством - соответствующее должностное лицо принимает решение по информации, содержащейся в документе, оформляет его в виде письменной резолюции, которая переносится в регистрационную форму.

Передача документов на исполнение осуществляется после рассмотрения документа руководством, передаются в подразделение исполнителю в день его получения и регистрации, в случае требования немедленного исполнения вручения непосредственного вручения исполнителю.

Прием и обработка, рассмотрение и передача документов исполнителю проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время [2, 3, 7].

Исходящие документы, созданные в пределах организации и отправляемые другим учреждениям, организациям, частным гражданам, отправляемые организа-цией, в том чис­ле созданные с помощью средств вычислительной техники, подлежат обработке, которая включает: составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение документа, отправку документа .

Составление чернового и подготовка проекта документа, его согласование возлагается на ответственного исполнителя. Удостоверение документа – проставл-ение необходимых удостоверяющих реквизитов – подпись, дата подписания, исходя-щий регистрационный индекс (дату, номер), грифа утверждения (печать).

Для проставления подписи и даты подписания, грифа утверждения (при необходимости) документ передается через канцелярию или секретариат соответст-вующему должностному лицу. Распределение проектов исходящих документов между руководством основано на приказе директора, в котором предоставление права подписи исходящей корреспонденции от имени завода закреплено за каждым должностным лицом в пределах своих функциональных обязанностей, по направлениям порученной деятельности. Проставление регистрационного индекса (дата, номер), печати (при необходимости) возложено на канцелярию.

Регистрационный индекс включает: числовое обозначение предприятия, индекс по номенклатуре дел, порядковый регистрационный номер, который присваивается в течение календарного года. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой (рис.1.1. приложения №21).

Отправка документа включает: сортировку, упаковку, оформление как почтовое отправление и доставка в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется цент­рализованно канцелярией в соответствии с Прави­лами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Прави­тельства РФ от 15.04.2005 №221[5]. Исходящие документы завода обрабатываются и отправляются в день поступления документа на отправку или не позднее первой половины следующего рабочего дня [2, 3, 7].

Передача внутренних документов между структурными под­разделениями производится через секретариат, работников делопроизводства структурных подраз­делений. Документы передаются с соответствующей отметкой в учетной форме.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) подлежат регистрации в установленную регистрационной форме (ПЭВМ) с проставлением порядкового номера и даты.

Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем[6] .

Проблемным аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме [7].

Секретарь и служба ДОУ

На исследуемом предприятии ответственность за организацию дело­производства возложена на канцелярию. Секретари руководителей предприятия объединены в отдельное самостоятельное подразделение секретариат, задачи, функции и долж-ностные обязанности которого подробно рассмотрим в следующих главах работы.

В соответствии со структурой управления завода, утвержденной директором, секретариат входит в блок руководства предприятия и линейно подчиняется директору. Согласно структуре управления секретариата (приложение №7) его деятельность поделена на участки, осуществляющих документационное обеспечение руководителей предприятия: генерального директора, главного инженера, зам. глав-ного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам [27].

На исследуемом предприятии практический выбор орга­низационной формы делопроизводства сделан в пользу смешанной формы, так как полную централизова-ную обработку документов возможно осуществлять лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год. ООО «Практика» имеет объем документооборота до 40 тыс .документов в год.

Выбор организационной формы влияет на взаимодействие секре­таря и службы ДОУ. Если делопроизводство ведут централизованно, это означает, что секретарь получает и передает из службы ДОУ документы на предварительное рассмотрение или на подпись руководителю, а за­тем возвращает их в службу ДОУ, где они регистрируются, контроли­руются и т. д.

При децентрализованной и смешанной форме функции секретаря и службы ДОУ в работе с официальными документами четко раз­делены, что отражено в должностных инструкциях секретарей. Независимо от наименования службы ДОУ, ее организационной формы эта служба наделена определенными целями, задачами и функциями. Служба ДОУ имеет также права и обязан­ности, которые должны неукоснительно соблюдаться и данные требования работникам секретариата необходимо исполнять.

Таким образом, секретарь должен четко осознавать свое место в структуре органи­зации. Для работников секретариата важно пони­мать, какие принципы положены в основу взаимодействия со служ­бой ДОУ предприятия. Чем четче эти принципы обозначены, тем качественнее аппарата секретарей будет выполнять свои обязанности в работе с официальными докумен­тами.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОУ

В настоящее время во многом изменилась система взаимоотношений между орга­низациями, структура управления, интенсивное развитие информационных техно-логий повлекло за собой частичное изменение ме­тодов управления (увеличивается количество так называемых бездокумен­тных решений, как следствие бездокументных методов управления).

Новые технологии управления повлекли за собой частичное измене­ние взглядов на роль и место секретарской службы в организационной структуре, внесли новое содержание в традиционные задачи, функции, работы и операции секретариата.

Обязанностей

Определение должностного состава и распределение должностных обязанностей работников секретариата проведено на основе рас­считанной явочной численности работников и с учетом требований Ква­лификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в редакции от 21.01.2000 №7, 04.08.2000 №57, 20.04.2001 №35, от 31.05.2002 №38, 20.06.2002 №44) [8, 16]. В основу построения справочника положен долж­ностной признак: должностные обязанности обусловливают наименова­ние должности и определяют требования к квалификации работников. Квалификационный справочник выделяет три категории служащих: ру­ководителей, специалистов и других служащих (технических исполни­телей). С учетом функций, возложенных на секретариат, и при условии выполнения функций по документационному обеспечению управления в полном объеме, а также в соответствии с Квалификационным справоч­ником должностной состав работников представлен следующим образом:

Руководители	Наименование должности руководителя службы (в Квалификационном справочнике отсутствует); заведующие архивом, машинописным бюро, канцелярией, копировально-множительным бюро
Специалисты	Документовед, инспектор по контролю за исполне­нием поручений, переводчик, переводчик синхрон­ный
Технические исполнители	Архивариус, делопроизводитель, машинистка (секре­тарь-машинистка), секретарь руководителя _

Должностное наименование «старший» применяется в том случае, когда работ-ник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных за­нимаемой должностью, осуществляет руководство подчиненными или руководит самостоятельным участком работы. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квали­фикации».

Должностные функции и обязанности работников секретариата, состав которых утвержден в соответствии со штатным расписанием, установлены в организационно-распорядительном документе типовой должностной инструкции, их краткое содержание изложено в таблице 4.1 приложения №11.

Главная цель должностных инструкций заключается в регламентации профессиональной деятельности отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные тре­бования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным зна­ниям.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника делопроизводственной службы, а также яв­ляется основанием для применения объективных мер административного воздействия в случае неисполнения или некачественного исполнения функ­ций и должностных обязанностей, закрепленных за работником в должност­ной инструкции [33].

Документами

Документирование информации (создание документов) осуществ­ляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Требования к оформлению документов носят универсаль­ный характер, т. е. распространяются на все виды управленческих документов, или имеют ограниченное действие применительно к отдельным видам, формам, бланкам документов.

Нормативные документы по нормированию труда являются основа­нием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выпол­няемых ими заданий, создания благоприятных условий труда. К нормативным документам по труду относятся нормативы по тру­ду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания) [4, 5, 17-19, 22, 29, 36].

Оформление офиса

Респектабельность, функциональность, дорогие отделочные материалы и модная мебель - ос­новные требования к интерьеру современного офиса. Он должен не толь­ко раскрывать характер деятельности, подчеркивать солидность и стабиль­ность фирмы, но и создавать благоприятные условия для деловой жизни. Выбор деталей для офиса должен отражать не частный, а кор­поративный вкус.

Проанализировав интерьер кабинетов работников секретариата можно сделать вывод о том, что в приемных рационально размещены: мебель, канцелярские принад-лежности, размещение их в помещении, оформление интерьера. В основном действия по размещению оборудования офиса согласованы с непосредственным руководите­лем. Задача секретаря – чтобы приемная выглядела достойно, поэтому интерьер приемных не перенасыщен сувенирами, они помещены вне ближайшего поля зрения. Декоративное обустройство стен закончено картинами, приори­тетным жанром в области оформления офисов является пейзаж.

Режим труда и отдыха

Режим труда и отдыха работников определяется Правилами внут­реннего трудового распорядка предприятия, которые введены в действие приказом генерального директора. В них определены начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед, но кратковременный отдых в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва) в документе не регламенти­руется.

Сотрудникам секретариата, деятельность которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, предоставляются 5-8-минутные перерывы через каждые 2 часа работы в соответствии с требованиями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления.

В соответствии с требованиями санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 работа секретарей с персональным компью-тером занимает не более 4 часов подряд с 10-15-минутным перерывом после каждого часа, а при менее интенсив­ной работе - 10-15-минутным через каждые 2 часа.

В работе сотрудников секретариата используются физкультурные паузы продолжительностью 5-10 минут, которые проводятся один-два раза в день: за 1-1,5 часа до обеда и за 1-1,5 часа до окон­чания работы.

Такой небольшой активный отдых позволяет сохранить высокую работоспо-собность сотрудников в течение всего рабочего дня [14, 15, 20, 24].

Рабочее место секретаря

Рабочее место секретаря - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места секретаря - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размеще­нию с учетом антропометрических данных исполнителя.

Рациональная организация рабочего места предполагает также опре­деление наиболее и наименее удобных зон в помещении для выполнения пудовых операций. В зависимости от этого фактора размещаются мебель, оборудование и вспомогательные пособия, необходимые для работы.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон: основной, где находится его стол, зоны обслуживания посетителей и вспомогательной зоны.

В приемных сотрудников секретариата непосредственно в состав рабочего места секретаря входят: канцеляр­ский стол, рабочее кресло, шкафы, полки, сейфы для размещения и хране­ния документов и дел, бланков, штампов, бумаги и канцелярских принад­лежностей, тумбы или вспомогательные столы для пишущей машинки, компьютера, телефонов, телефаксов.

Рабочие места секретарей насыщены средствами организацион­ной техники , которая размещена с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Конструкции рабочих столов сотрудников обеспечивает опти­мальное размещение на его рабочей поверхности используемого оборудо­вания с учетом его количества и конструктивных особенностей, а также характера выполняемой работы. Высота рабочей поверхности стола секретарей составляет в пределах 680-800 мм.

Конструкция рабочих кресел обеспечивает в процессе работы поддержание рациональной рабочей позы секретаря, позволяет изменять позу с целью снижения напряжения мышц шеи и спины. В приемных в наличии вращающиеся стулья, котореы имеют спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволяет подогнать его под любой рост.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Рабочие столы секретарей имеют достаточное количество ящиков, один из которых должен запирается на ключ. Верхний ящик с отделениями - для канцелярских принадлежностей; специальный ящик - для чистой бумаги, бланков, конвертов, карточек; отдельный ящик – для документов и ящик для хранения личных вещей Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов. На столе секретарей находятся только документы и справочники, необходимые в данный момент; все остальное должно раз­ложено по папкам и убрано в стол или шкаф.

Все, что постоянно требуется во время работы, размещено в оптимальной рабочей зоне стола, так называемой «зоне досягаемости» (в пределах вытянутой руки). Принадлежности на рабочем и приставных столах расположены компактно, систематизированы по видам работ.

Одно из главных требований, которое неукоснительно выполняют секретари, - исключительный порядок и чистота, как на самом ра­бочем месте, так и в помещении.

Рабочие зоны секретаря

Приемная - это первое, что видит посетитель. Большие фирмы, как правило, имеют огромные приемные, чтобы произвести впечатление на посетителей масштабами и весом фирмы. Приемные руководителей ООО «Практика» достаточно просторны: приемная генерального директора и главного инженера совмещены, приемные заместителей директора по коммерческим вопросам, по экономике и финансам, зам. главного инженера по производству расположены в отдельных кабинетах, совмещенных с кабин