Предложения по повышению показателей процесса закупок

Государственные закупки являются одним из ключевых процессов, который фактически отражает и обеспечивает качествоотношений государства, общества и бизнеса.

Государственные органы в процессе закупок представляют интересы общества и должны максимально эффективно распоряжаться бюджетными средствами, обеспечивая высокий уровень качестважизни населения. Общество, которое является конечным потребителем услуг и товаров, закупаемых государством, заинтересовано в получении качественных продуктов, высоком уровне обслуживания и комфортных условиях жизни. Бизнес, производя товары и услуги, безусловно, стимулирован продавать их государству и обществу как конечному потребителю. Такой ситуация должна быть в идеальном случае. Но в России системаотношений в процессе государственных закупок требует серьезных изменений и совершенствования.

Совершенно ясно, что с проблемой неэффективногопроведения государственных закупок сталкиваются не только в России, но и во многих других странах мира. И коррупционная составляющая не является единственной причиной этой проблемы. Она возникает и в связи с несовершенством процедур проведения государственных закупок, и из-за недостатков законодательной базы, регулирующей данный процесс.

Ряд проблем возникает при взаимодействии государственных органов и контрагентов, так как в сфере размещения государственного заказа имеются организации, целью которых не всегда является добросовестное выполнение заключенного государственного контракта.

Ниже представлено ключевые области, в которых служба закупок ГУП «Петербургский метрополитен» могла бы повысить эффективность работы своей организации:

• Тесное партнерское взаимодействие внутри организации.Службе закупок, которая намеревается занять достойное место в структуре организации, нужно приложить максимум усилий по координации работы со всеми ключевыми заинтересованными лицами. Чтобы стать полноправным стратегическим партнером, следует полностью понимать операционную деятельность организации. В свою очередь, этоозначает необходимость участвовать в формировании показателей стоимости на более высоких уровнях управления и добиться того, чтобы служба закупок участвовала в процессе принятия решения на более ранних этапах и могла продемонстрировать, что это существенно повышает эффективность работы на всех уровнях принятия решений.

Так, необходимообъединить отдел оперативных закупок с отделом плановых закупок ГУП «Петербургский метрополитен». Данное решение позволит специалистам по закупкам добиться более слаженной работы, будут четко и более понятноопределены функции каждого специалиста, а именноодин человек будет отвечать за свою номенклатуру товаров, а значит лучше знать и разбираться в ней, тем самым процесс закупки станет проще для работника, качество закупок улучшиться и ускориться.

• Больше, чем просто снижение затрат. Снижение затрат на контракты по поставкам всегда будет оставаться главной задачей службы закупок ГУП «Петербургский метрополитен». При относительно низких уровнях затрат, допустимых в контрактах и находящихся под оперативным управлением многих секторов, для службы закупок остается большой выбор возможностей пойти дальше обычного снижения затрат и сделать свою организацию более привлекательной со стратегической точки зрения.

•Создавать оптимальные модели функционирования. Центральная служба закупок организации зачастую не влияет на величину расходов, связанных с непосредственным обслуживанием клиентов. Можноожидать, что начальники отделов закупок и директора по снабжению будут вынуждены все чаще пересматривать модели работы, чтобы достигать максимальных результатов, поддерживая при этом жизнеспособную централизованную систему, которая будет повышать эффективность работы всей организации при снижении операционных затрат системы закупок в целом.

• Максимально использовать преимущества систем и технологий.

ГУП «Петербургский метрополитен» использует все необходимые компьютерные технологии, такие как:

- SАPERP 2005;

- учет кадров – на базе «БОСС – Кадровик» фирмы АйТи;

- расчет зарплаты – собственная DОS-разработка специалистов метрополитена;

- задачи планирования, калькулирования работ – средстваMSEXCEL;

- планирование и учет ремонтов – собственные разработки специалистов «АСУ-Депо», «Графики планово-предупредительных ремонтов эскалаторной службы»;

- системы учетаоборудования – «электронные паспорта службы электроснабжения», «паспортизация верхнего строения пути»;

- учет доходов от продаж проездных документов и жетонов – системаАСКОПМ (Автоматизированная система контроля оплаты проезда на Метрополитене);

- электронный документооборот – на базе DОCsVISIОN фирмыDigitаlDesign.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что ГУП «Петербургский метрополитен» имеет необходимое развитие организационной структуры для обеспечения качественной реализации процессов государственной закупки: формирование и обоснование потребности, планирование, квалификация поставщиков, информационный обмен между всеми участниками процесса, а также контроль качества и обеспечение адекватной технической экспертизы. Все необходимые информационные программы в ГУП «Петербургский метрополитен» установлены, но важно также проводить обучение персонала, повышать их уровень знаний в данной области, особенно в программе SАPERP 2005. До сих пор не все специалисты по закупкам в ГУП «Петербургский метрополитен» полностью владеют данной программой. Необходимо создать ряд необходимых мер по развитию системы подготовки кадров, которые включают:

- разработку предложений по лицензионным требованиям программ подготовки специалистов по закупкам;

- проведение аккредитации программ существующих обучающих центров по подготовке специалистов;

- разработка методических рекомендаций по данным программам для дистанционногообучения специалистов.

Возможно, также, рассмотреть такие возможности:

1. Ввести орган или структуру, обеспечивающую эффективность процессагосзакупка

2. Ввести орган общественного контроля

3. Для каждого процесса закупок осуществлять проверку поставщиков

4. Классифицировать закупочные процессы по 3 категориям:

- прямая закупка – приобретение заказчиком товаров и услуг без проведения аукциона или конкурса в ситуации форс-мажора и/или в рамках минимального бюджета;

- регулярная закупка типовых товаров и услуг с проведением аукционов и конкурсов;

- закупка сложных или уникальных товаров и услуг на конкурсной основе, определение состава и стоимости которых требует квалифицированной оценки потребности со стороны поставщика, цена велика и зависит от сложности исполнения данного заказа, поставка требует особых условий и подготовительных работ со стороны заказчика.

В будущем метрополитен должен развивать уже имеющиеся системы в двух направлениях:

1. Поддерживать и сопровождать уже имеющиеся решения

2. Этапное функциональное расширение в областях:

- управление персоналом;

- управление проектами;

- стратегическое планирование.