Случаи и порядок закупки у единственного поставщика

Положение транспортного предприятия предусматривает определенные случаи закупки у единственного поставщика, без проведения конкурентных процедур закупки. Ниже представлены некоторые из них:

· Закупкаэнергоресурсов, необходимых для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

· Срочные восстановительные работы на сумму до 5 000 000 рублей.

· Закупка товаров, работ и услуг, предусмотренных перечнями специализированных товаров, работ и услуг, утверждаемых приказами начальника метрополитена на сумму до 5 000 000 рублей.

· Услуги по сопровождению программ для ЭВМ (баз данных), приобретение исключительных прав на программы для ЭВМ (базы данных), приобретение права использования программ для ЭВМ (баз данных) при стоимости до 5 000 000 рублей

· Проведение обучения, семинаров, командировок при стоимости договора до 5 000 000 рублей.

· Закупка товаров, работ, услуг, прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации, на сумму разовой закупки до 250 000 рублей в случае закупки на указанную сумму не чаще одного раза в месяц поодному предмету закупки

Основными принципами, которыми руководствуется транспортное предприятие является:

- Информационная открытость закупки;

- Равноправие, справедливость, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции поотношению к участникам закупки;

- Целевое и экономически эффективное расходование денежных средств на приобретение товаров, работ, услуг (с учетом, при необходимости, стоимости жизненного цикла закупаемого товара) и реализация мер, направленных на сокращение издержек заказчика;

- Отсутствие ограничения допуска к участию в закупке путем установления неизмеряемых требований к участникам закупки.

Проведение закупок осуществляется наосновании утвержденной директором транспортного предприятии годовой программы закупок (ГПЗ), которая формируется в соответствии с бизнес-планом предприятия.

Контроль проведения закупок продукции осуществляется на предмет:

1. выполнения норм и правил;

2. соответствия фактически проведенных процедур утвержденным планам (в т.ч. годовой комплексной программе закупок);

3. выполнения ключевых показателей эффективности закупок, в случае их установления;

4. своевременной и качественной отчетности по проведенным процедурам.

Рисунок 1.3 - Схема закупки транспортного предприятия

Транспортное предприятие состоит из различных подразделений и отделов. Как правило, закупки такого предприятия регулирует и обеспечивает служба материально-технического снабжения (СМТС). Данная службаобычно подразделяется наотдел плановых и оперативных закупок. Обаотдельноочень тесно связаны между собой и зависимы друг от друга.

Данные службы выполняют основную роль на транспортном предприятии и выполняют многие задачи. Некоторые из них:

· обеспечивают наличие на складе ТМЦ и оборудования;

· подготавливают и проводят процедуры выбора поставщиков ТМЦ и оборудования;

· обеспечивают своевременность выполнения договоров для удовлетворения потребности транспортного предприятия;

· обеспечивают соответствие объемазакупаемых по действующим договорам ТМЦ и оборудования;

· обеспечивают своевременное предоставление заявок и спецификаций контрагентам и др.

Основным документом, регулирующим закупки транспортного предприятия является«Положение о закупках товаров, работ и услуг». Также, порядок проведения закупок регулируется Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"от 18.07.2011 N 223-ФЗ, Федеральным законом «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.2002 года № 161-ФЗ, Положением «Об организации работы исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам, связанным с осуществлением Санкт-Петербургом прав собственника имущества государственных унитарных предприятий», утвержденным Распоряжением Администрации Санкт-Петербурга «О мерах по реализации Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 04.04.2003 года № 600- ра.

Маркетинг является важной составляющей на транспортном предприятии. Деятельность по закупкам и деятельность по сбыту имеют ряд схожих предложений. Поэтому основные положения и идеи маркетинга применяются в сфере закупок на транспортном предприятии. Из теории маркетинга известны основные положения, к которым относятся следующие:

1. Маркетинг становится востребованным, если возникают отношения между двумя и более рыночными субъектами

2. Сам процесс обмена возможен при наличии двух и более объектов стоимости;

3. Маркетинг способствует активному приспособлению к рынку;

4. Маркетинг есть процесс активного воздействия на рынок.

В области снабжения процесс обмена, а точнее связи в процессе обмена изображаются намного сложнее, чем в сфере сбыта. Прежде всего, это требования со стороны предприятия, его функциональных областей (подразделений) и на самом предприятии, необходимые для осуществления процесса производства.

Необходимость использования маркетинга в процессе закупочной деятельности обусловлена:

1. Поиском достаточного количества альтернативных решений;

2. Принятия решений в условиях неопределенности;

3. Большинство проблем решаемых в процессе закупок являются плохо структурированными;

4.Закупочная деятельность является полем высоко конфликтной деятельности

5. Влияние факторов риска на процесс закупок.[7]

С учетом всего вышеизложенного маркетинг в закупочной деятельности можно представить в виде следующей модели (рис.1.4.):

Рисунок 1.4 – Модель маркетинга закупок для транспортного предприятия

Планирование закупок и выбор поставщика

Для обеспечения качественного функционирования логистики закупок, необходимо иметь представление о потребности производства и осуществлять планирование закупок.

Планирование закупок на предприятии ведется функциональными отделами, которые снабжают сырьем, различными материалами и комплектующими производства (закупками товара).

Для планирования закупок нужноопределить:

1) необходимые материалы;

2) количествонеобходимых материалов;

3) время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4) возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5) приблизительные площади складов;

6) расходы на закупку;

7) возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Рисунок 1.5 - Процесс планирования закупок

К документам, которые необходимы для закупки относятся следующие планы:

- план снабжения (закупок) по видам, группа и номенклатурам сырья, материалов и комплектующих (товара) в натуральном и стоимостном выражениях;

- план оплат по поставщикам;

- план кредиторской задолженности перед поставщиками.

Для выполнения оперативной работы по обеспечению предприятия материальными ресурсами, за службой закупок закрепляются определенные функции. Итак, функции оперативной работы по закупкам материальных ресурсов включают в себя:

- разработку оперативных планов завоза материальных ресурсов от поставщиков;

- определение потребности в транспортных средствах, составление и подача заявок на транспортные средства;

- контроль отгрузки продукции поставщиками;

- организация завоза материальных ресурсов на предприятие собственными силами;

- контроль над процессом транспортных грузов;

- организация закупок материальных ресурсов в оптовых и мелкооптовых магазинах;

- решение вопросов с финансовой службой и бухгалтерией предприятия о своевременной оплате счетов поставщиков;

- оперативный учет поступления материалов на предприятие и анализ выполнения оперативно-календарных планов закупок;

- контроль выполнения обязательств поставщиками, выявление нарушений условий заключенных договоров и разрешение спорных вопросов по взаимным претензиям;

- выявление фактической обеспеченности производства материалами, контроль и регулирование производственных запасов.

Любая закупочная деятельность предприятия начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения.Имея необходимую информацию, предприятие может получить материальные ресурсы со склада, либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения или покупая новые товары.

Также, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок предприятия ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет значительную часть функции закупок и включает в себя поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке обычноначинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, опираясь на различные источники информации.

Необходимо сформулировать основные пункты, по которым следует строить системы выбора поставщиков:

1. В настоящее время в качестве ключевого пункта выбора поставщиков следует выдвигать качество продукции.

2. Надежность поставщика. Немаловажный критерий, который включает в себя следующие параметры: честность, взаимопонимание, вежливость, дружелюбие, финансовая стабильность, репутация с сфере своей деятельности, соблюдение сроков и объемов поставки.

3. Цена. Здесь должны учитываться все затраты на закупку ресурса или готовой продукции и включать в себя транспортировку, административные расходы, риск изменения курса валют и прочее.

4. Качествообслуживания. Здесь необходим сбор информации у определенного круга лиц из различных подразделений компании и других источников.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Иногда случаются ситуации, которые требуют внеплановых поставок или отсрочки платежа. Поэтому поставщики, которые предлагают выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантируют возможность получения внеплановых поставок, помогут избежать многих проблем снабжения.

Процесс выбора и оценки поставщикапредставлена схематически (рис.1.6.):

Рисунок 1.6 - Процесс выбора и оценки поставщика

Решение о размещении заказаопределенногообъема у поставщика всегда должно приниматься наоснове определенных критериев. Искусство грамотных закупок и управления поставками во многом объясняется способностью обосновать принимаемые решения. Обычно такие решения определяются анализом способностью поставщиков обеспечить предприятие заданным качеством, количеством, условиями поставки, соотношение цены и затрат и уровнем услуг. Некоторые более важные атрибуты поставщика, связанные с первичным набором критериев, могут включать его предысторию, наличие сооружений и техническогооснащения, финансовое положение, качествообслуживания покупателей, управление, имидж поставщика, системы, надежность поставок, коммуникации, отношения с трудовым коллективом и место расположения, опыт работы компании на рынке.

Главный показатель профессионализма специалиста по закупкам – это знание источников. Инструментами, к которым прибегают специалисты в настоящее время являются онлайновые поиски, электронные каталоги и веб-сайты компании. Реже специалисты прибегают к таким источникам как профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и документы отдела продаж. [8]

Онлайновые источники

Динамично растущий и постоянно развивающийся объем информации, который необходим специалистам по закупкам можнонайти в Интернете. Но существуют проблема, с которой сталкиваются многие закупщики, не столько поиск общей информации, сколько извлечение из нее пользы, сортировка, необходимой информации, анализ и использование.

Каталоги

Отдел закупок и поставок при эффективном управлении должны иметь каталоги известных источников поставок, который охватывает необходимые и важные материалы, интересующие компанию. Польза каталогов зависит прежде всегоот формы предоставления в них информации, легкости пользования, а также чистоты и масштабов использования. В настоящее время чаще применяются электронные каталоги, которые имеют важнейшее преимущество: и покупатели, и внутренние пользователи имеют свободный доступ к ним и могут выбрать вариант, чтобы он включал только цены и другие условия и пункты, по которым покупатель договорился в ходе переговоров с продавцом. Управление содержания электронного каталога – этотакое же трудное дело, как и управление бумажными каталогами.Совершенствование управления онлайновыми каталогами направлена на то, чтобы повысить легкость доступа к ним и совершенствовать форму предоставления информации.Каталоги используются как справочная документация, а в некоторых из них приводится информация о ценах; многие расходные поставки и материалы продаются по стандартным каталогам или только с объявленными скидками.

Отраслевые журналы

Это еще один полезный источник информации о потенциальных поставщиках. Список подобных публикаций очень длинный, ноотдельные составляющие в нем являются очень полезными. Конечно, в каждой области есть самые полезные отраслевые журналы, и поэтому покупатели в первую очередь внимательно знакомятся с ведущими журналами по своей отрасли или поотраслям, компаниям которых они продают или у которых покупают. Они используются для получения общей информации о поставщиках и персонале, а также для отслеживания рекламных материалов, чтобы знать, что предлагается.

Справочники о фирмах

Справочники о фирмах существенно различаются по степени точности информации и пользе, поэтому при их использовании нужноотнестись к ним внимательно. Справочники о фирмах, или по-другому торговые реестры – это материалы, где перечислены ведущие производители, с указанием их адресов, число филиалов, продуктов, а в некоторых случаях их финансовое положение и их положение в отрасли. Также в них содержатся списки торговых названий продуктов, предлагаемых на рынке, с указанием производителей и списки сырья, расходных материалов, оборудования и других видов продукции, предлагаемых для продажи; под каждой позицией приводится название и размещение доступных производственных источников поставок. Данные реестры организованы по промышленным товарам, производителям или торговым названиям.

Торговые представители

Торговые представители являются наиболее ценным источником получаемой информации, потому чтоони сообщают об источниках поставок, типах продуктов и общую информацию, связанную с торговлей. Важно установить хорошие отношения с поставщиками, которые будут основаны на дружелюбии, вежливости, взаимопонимания при переговорах с торговыми представителями поставщика.