Кафедра логистики и торговой политики

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет торгового и таможенного дела

Кафедра логистики и торговой политики

«ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ»

Зав. кафедрой – д-р экон. наук,

проф. В.В. Щербаков

__________________________

«____» ______________ 20_ г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

студента 5 курса 566 группы

________________________________________________

На тему: «Организация госзакупок в условиях нестабильной внешней

Среды »

Специальность: Коммерция: торговое дело

Научный руководитель: Качмашев О.Е

Санкт-Петербург

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1. Теоретические особенности закупочной деятельности транспортного предприятия………………………………………………………………………….6

1.1. Содержание закупочной деятельности на предприятии

Организация закупок на транспортном предприятии…………………………….6

1.2. Планирование закупок и выбор поставщика………………………………13

Глава 2. Анализ организации материально-технического снабжения государственного предприятия……………………………………………………………21

2.1. Содержание закупочной деятельности………………………………........21

2.2. Анализ современных закупочных концепций применяемых в ГУП «Петербургский метрополитен»………………………………………………………42

2.3. АВС - XYZ – анализ закупаемых материалов ГУП «Петербургский метрополитен»………………………………………………………………….............47

Глава 3. Предложение по повышению эффективности процесса государственных закупок материальных ресурсов……………………………………………..52

3.1. Предложения по повышению показателей процесса закупок……………52

3.2. Расчет экономической эффективности в организации закупок………….63

Заключение…………………………………………………………………………69

Список литературы…………………………………………………………….......71

Введение

Для обеспечения предприятия необходимыми ему материалами, которые соответствуют выявленной потребности создается служба материально-технического снабжения предприятия. Задача службы заключается в определении потребности предприятия в материалах и ресурсах, организации закупки и хранения этих материалов, своевременное обеспечение обособленных подразделений материальными ресурсами, а также проведение контроля за соответствующим использованием материальных ресурсов.

От эффективного и качественного построения закупочной деятельности зависит успех работы предприятия и именно поэтом вопрос о закупках является на сегодняшний день очень актуальным.

Объектом дипломной работы является «Петербургский метрополитен». Это государственное унитарное предприятие (сокращенное наименование ГУП «Петербургский метрополитен») деятельностью которого является оказание услуг поперевозки пассажиров подземным видом транспорта. Также метрополитен оказывает дополнительные услуги на возмездной основе: услуги поорганизации отдыха; медицинские услуги; реклама; услуги общественного питания; аренда; организация кино -, фото-, съемок; проектно-конструкторские работы; услуги по рассмотрению документации; передача электрической энергии.

Так, для обеспечения функционирования метрополитена был создан отдел службы материально-технического снабжения ГУП «Петербургский метрополитен» целью которого являются закупки необходимых ресурсов для предприятия. Данный вид деятельности регулируется «Положением о закупках», которое регулирует порядок проведение закупок, а также содержит требования к закупке, в том числе порядок подготовки и проведения процедур закупок и условия их применения, информационное обеспечение закупки, порядок заключения и исполнения договоров.

Предметом изучения в данной работе является закупочная деятельность в службе материально-технического снабжения ГУП «Петербургский метрополитен».

Цель дипломной работы – изучить и проанализировать закупки в ГУП «Петербургский метрополитен», рассмотреть работу отдела службы материально-технического снабжения и исходя из полученной информации и данных сделать предложения по повышению эффективности закупок на данном предприятии.

Содержание закупочной деятельности, исследование рынка материальных ресурсов, планирование закупок и анализ логистических концепций, применяемых в ГУП «Петербургский метрополитен» является основной задачей дипломной работы.

В результате проведенной работы были проанализирована эффективность отдела материально-технического снабжения ГУП «Петербургский метрополитен»:

- закупочная деятельность предприятия;

- управление запасами;

- работа и заключение договоров с поставщиками;

- использование информационных технологий и программ.

Данная дипломная работа состоит из трех глав.

Впервойглаверассматриваютсятеоретическиеособенностизакупочнойлогистикитранспортногопредприятия. Приводится понятие закупочной деятельности, главные задачи и функции закупок, а также планирование закупок и выбор поставщиков.

Во второй главе дается развернутая характеристика деятельности транспортного предприятия ГУП «Петербургский метрополитен». Описывается логистическая концепция, применяемая на данном предприятии, проводится АBCXYZ– анализ.

В третьей части дипломной работы даются меры по повышению эффективности процесса закупок вцелом, а также по рассматриваемому предприятию ГУП «Петербургский метрополитен». Проводится анализ поставщиков выбранной номенклатурной группы и рассчитывается оптимальный размер партии заказов.

В данной работе использовалась литература отечественных и зарубежных авторов, методические материалы в области закупочной деятельности, журналы и периодические издания.

Содержание закупочной деятельности на предприятии

Закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.[1]

Понятие «закупки» тесно связано с понятием материально-техническогоснабжения. Материально-техническое снабжение это процесс обеспечения предприятий сырьем, материалами, комплектующими и различным оборудованием. А закупки являются составляющей данного процесса, включающие поиск на рынке требуемых для производства компонентов, их покупку и поставку на предприятие. В обобщенном виде процесс закупок можно представить в виде схемы (рис.1.1).

Рисунок 1.1- Процесс материально-технического снабжения предприятия

Как и всякая организованная деятельность закупки нуждаются в управлении. Управление есть процесс, включающий последовательное выполнение основных управленческих функций: планирование, организация, стимулирование, регулирование, анализ и контроль.

В процессе закупочной деятельности предприятия могут выбирать различные условия закупок: стараются получить оптовые скидки, приобретая большие партии материальных ресурсов; завозят материалы автомобильным транспортом от близкорасположенной оптовой базы; закупают впрок постоянно дорожающие ресурсы; приобретают товары в порядке бартерных обменов ни излишние сырье и готовую продукцию; отдают предпочтение закупкам сырья у отечественного производителя;размещают многоассортиментные заказы у одного поставщика; работают по долгосрочным договорам с постоянными продавцами, организуют закупки по разовым заказам у постоянно меняющихся поставщиков; покупают сырье и материалы небольшими партиями; повторяют закупки через одинаковые промежутки времени; особое внимание уделяют разработке с поставщиками графиков закупки; покупают сырье и материалы при появлении свободных денежных ресурсов; делают закупки только по мере возникновения потребности в материалах.[2]

При решении вопросов организации, планирование и оперативного управления закупками необходимо руководствоваться экономическими законами и закономерностями, действующими в рыночной экономике, основными положениями экономической теории, макроэкономики, микроэкономики, маркетинга и других экономических дисциплин.

Изучение закупочной деятельности можно осуществлять, рассматривая ее с разных точек зрения, в число которых входит изучение: по функциям, пропроцессам, по месту в цепи поставщика или цепи издержек, по направленности и по профессиональным видам деятельности.

Некоторые ученые и практики считают, что термин «закупки» относится только к процессу приобретения, где можно выявить следующие составляющие: выявление потребности (в товаре или услуге), поиск и выбор поставщика, ведение переговоров по цене и другим основным условиям контракта, последующие действия по обеспечению условий поставок, платежи. Другие считают, что термины «закупки», «управление поставками» и «снабжение» взаимозаменяемы и хотят показать интеграцию взаимосвязанных функций, на которые возложена обязанность эффективного и производительного обеспечения организации материалами и услугами. При таком толковании управление закупками или поставками связано не только со стандартными этапами процесса снабжения:

- выявлением потребности;

- трансформацией этой потребности в коммерчески эквивалентное описание;

- отысканием потенциальных поставщиков;

- выбором подходящего источника поставок;

- заключением соглашения о заказе или деталях контракта;

- получением товаров или услуг;

- оплатой поставщикам.

Дополнительные функции отдела закупок могут включать получение, проверку, хранение, грузопереработку материалов, составление графиков работ, внутренние и внешние транспортные потоки и переработку отходов.

Так, закупочная деятельность графически показана на рис.1.2. как последовательная цепь событий, ведущих к приобретению материалов. Составляющей частью в цепи закупочной деятельности является информация. Каждый субпроцесс цепи отвечает за получение информации и за ее обработку.

Рисунок 1.2 – Цепь закупочной деятельности как процесса

Любая закупка начинается с осознания определенной потребности, возникшей у сотрудников или у какой-то системы организации. Человек, отвечающий за конкретный вид деятельности, должен знать требования по своему товару: что, сколько и когда это необходимо. Эта информация может появиться после получения каких-то материалов из запасов.[3]

Эффективное управление закупками и поставками вносит заметный вклад в успех организации. Приобретение материалов, услуг и оборудования нужного качества в нужных количествах по приемлемым ценам, доставляемого своевременно и постоянно, давно уже привлекает внимание специалистов, работающих как в частных, так и в общественном секторах.

В настоящее время повышенное внимание уделяется общему процессу управления поставками в контексте организационных целей и управления цепями поставок. Очень динамично имеющаяся обстановка, в которой осуществляются поставки, с ее циклами изобилия и дефицита, варьирующимися ценами, временем выполнения заказов и наличием продукции, создает среду постоянного вызова для тех организаций, которые хотели бы получить максимальный вклад от этой деятельности. [4]

Функция материально-техническогообеспечения является необходимой частью деятельности любого предприятия. Лучше всегоона развита на производственных предприятиях, потому что процесс производства предполагает потребление ресурсов в больших объемах. Но, непроизводственные предприятия (образования, культуры, науки) тоже потребляют необходимые им материальные ресурсы. Поэтому, почти на любом предприятии имеется служба материально-технического снабжения или по-другому служба закупок.[5]

Главными задачами службы закупок на предприятии являются:

- обеспечение наличия на складе ТМЦ и оборудования;

- изучение технических характеристик поставляемых ТМЦ;

- проведение анализа потребности поопределенной номенклатуре;

- осуществление ведения договорно-претензионной работы по кругу своих обязанностей;

- обеспечение устойчивого положения предприятия на рынке.

Необходимоопределение задач и функций службы закупок, поскольку это во многом определяет успех ее работы. Эти задачи и функции вносятся в положение о службе закупок (материально-технического снабжения) предприятия, что и является основой организации работы данной службы. На этой основе формируется организационная структура службы материально-технического снабжения, создаются определенные подразделения, которые выполняют соответствующие функции. Затем наоснове этих функций разрабатываются должностные инструкции, которые определяют обязанности каждого сотрудника. Четко продуманный перечень задач, функций и должностных обязанностей, а также организационная структура предприятия является залогом успехов и слаженной работы коллектива, делая ее экономичной, предотвращают неравномерную загрузку работников и исключает повторение функций.

Для обеспечения на предприятии эффективно работающей системы службы закупок, необходимо при формировании организованной структуры внимательно изучить и учесть множество факторов. Наиболее существенными являются:

1. Отраслевая принадлежность предприятия;

2. Объем, тип и характер деятельности предприятия;

3. Степень специализации производства;

4. Широта и глубинаассортимента выпускаемой продукции;

5. Географическое положение предприятия

В процессе закупок предприятие, как правило, использует три группы информации:

1. Информация о потребностях на предприятии, т.е.:

- расчет потребности;

- нормы расхода;

- данные о производственной программе

2. Информация о рынке закупок:

- информация о поставщиках, конкурентах и производителях;

- продукция и ее качественные характеристики;

- цены, условия расчета и величина партии поставки

3. Информация, которая отображает общую экономическую ситуацию в стране или регионе:

- объемы ВВП;

- уровень инфляции;

- динамика роста производства в различных отраслях;

- ставки рефинансирования;

- ставки налогов и сборов;

- обменные курсы иностранных валют;

- размер таможенных пошлин и квот.

Сбор информации для принятия решения о закупке целесообразно проводить в два этапа:

1. Сначала проводится вторичное исследование, включающее в себяпоиск, сбор, систематизацию и анализ уже имеющейся (опубликованной)информации о состоянии рынка закупок и его субъектов. Основную частьвторичной информации о рынке закупок составляют данные о предприятиях-поставщиках. Анализ таких данных позволяет решить следующие задачи:

- выбрать наиболее конкурентоспособную продукцию;

- определить потенциальных поставщиков-конкурентов, а такжеизучить их стратегии на рынке закупок;

- выбрать наиболее вероятных поставщиков;

- разработать собственную оптимальную стратегию закупок.

Используя вторичную информацию, предприятие-покупатель можетопределить наиболее интересные предложения требуемой продукции, атакже установить носителей этих предложений. Однако для принятиявзвешенного и обоснованного решения о закупке располагать только лишьвторичной информацией недостаточно.

2. На втором этапе предприятию-покупателю необходимо получитьинформацию, которая характеризовала бы возможности поставщиков втекущем временном интервале. Такую информацию можно получить толькопри прямых контактах с поставщиками, а также в результате осмотрапредприятий-поставщиков и осуществлении пробных закупок.

Основанием для положительной оценки деятельности отделаматериально-техническогообеспечения слу­жат: отсутствие перебоев в снабжении произ­водства, сверхнормативных запасов и неликвидной продукции, своевре­менное заключение договоров, снижение снабженческих зат­рат и т.д.

Открытый конкурс

Открытый конкурс является одной из форм торгов. Порядок проведения открытых конкурсов регулируется ст.ст. 447-449 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Открытый конкурс проводится, если цена закупаемой продукции по договору, либо повзаимосвязанным договорам (общая стоимость закупаемой продукции) превышает 5 000 000,00 рублей, в т.ч. НДС.

Закрытый конкурс

Закрытый конкурс является одной из форм торгов. Порядок проведения закрытых конкурсов регулируется ст.ст. 447-449 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Закрытые конкурсы проводятся на право заключения договоров при совершении крупных сделок. Здесь цена у каждого транспортного предприятия варьируется. Она может быть как 5 000 000 рублей, так и 50 000 000. Закрытые конкурсы проводятся, если сумма превышает вышеуказанную стоимость закупки.

Открытый аукцион

Открытый аукцион является одной из форм торгов. Выигравшим торги нааукционе признается участник, предложивший наиболее низкую цену договора или, если при проведении аукциона цена договора снижена до нуля и аукцион проводится на право заключить договор, наиболее высокую цену договора. Порядок проведения указанных открытых аукционов регулируется Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Ответственность за предоставленные данные несет участник. Заказчик вправе, но не обязан осуществлять проверку указанных в аукционной заявке данных.

К участию в открытом аукционе допускаются участники, по всем критериям и требованиям соответствующие аукционной документации.

Закрытый аукцион

Закрытый аукцион является одной из форм торгов. Порядок проведения закрытых конкурсов регулируется Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Закрытые аукционы проводятся на право заключения договоров при совершении крупных сделок. Здесь цена у каждого транспортного предприятия варьируется. Она может быть как 5 000 000 рублей, так и 50 000 000. Закрытые аукционы проводятся, если сумма превышает вышеуказанную стоимость закупки.

В закрытых аукционах, также как и в открытых участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели.

Запрос цен

Запрос цен может проводиться в случаях, когда для заказчика единственным оценочным критерием выступает цена предложения, а именно:

· при закупках простой продукции, для которой существует сложившийся рынок, при условии, что цена договораболее 500 000рублей и не превышает 5 000 000рублей, в т.ч. НДС;

· при выборе путем проведения закрытого ценового конкурсаодного поставщика из нескольких, с которыми ранее по результатам открытого конкурса заключены рамочные соглашения.[6]

Запрос предложений

Данный запрос не является торгами и проводится при необходимости приобретения товаров, работ, услуг, прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации на сумму менее 5 000 000 рублей.

Победителем процедуры запроса предложений признается допущенный до участия в процедуре запроса предложений участник, предложивший наименьшую цену.

Прямая закупка

Прямая закупка может осуществляться при цене договора не более 500 000 рублей, в т.ч. НДС в любом из следующих случаев:

· Наличие срочной потребности в продукции, в связи с чем проведение иных процедур нецелесообразно

· Вследствие чрезвычайных обстоятельств возникла срочная необходимость в определенной продукции, в связи с чем применение иных процедур неприемлемо.

Продукция может быть получена толькоот одного поставщика и отсутствует ее равноценная замена.

Электронные закупки

Любые способы могут применяться с использованием для их проведения (полностью или наотдельных стадиях) виртуальных электронных торговых площадок в международной компьютерной сети Интернет и одобренных директором транспортного предприятия.

При закупках на электронных торговых площадках допускаются отклонения от хода процедур, предусмотренных положением, обусловленные техническими особенностями данных площадок. Однако, в любом случае, закупки на таких площадках должны:

· обеспечивать соблюдение норм гражданского законодательства;

· проходить наосновании правил и регламентов, действующих на данных площадках.

Планирование закупок и выбор поставщика

Для обеспечения качественного функционирования логистики закупок, необходимо иметь представление о потребности производства и осуществлять планирование закупок.

Планирование закупок на предприятии ведется функциональными отделами, которые снабжают сырьем, различными материалами и комплектующими производства (закупками товара).

Для планирования закупок нужноопределить:

1) необходимые материалы;

2) количествонеобходимых материалов;

3) время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4) возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5) приблизительные площади складов;

6) расходы на закупку;

7) возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Рисунок 1.5 - Процесс планирования закупок

К документам, которые необходимы для закупки относятся следующие планы:

- план снабжения (закупок) по видам, группа и номенклатурам сырья, материалов и комплектующих (товара) в натуральном и стоимостном выражениях;

- план оплат по поставщикам;

- план кредиторской задолженности перед поставщиками.

Для выполнения оперативной работы по обеспечению предприятия материальными ресурсами, за службой закупок закрепляются определенные функции. Итак, функции оперативной работы по закупкам материальных ресурсов включают в себя:

- разработку оперативных планов завоза материальных ресурсов от поставщиков;

- определение потребности в транспортных средствах, составление и подача заявок на транспортные средства;

- контроль отгрузки продукции поставщиками;

- организация завоза материальных ресурсов на предприятие собственными силами;

- контроль над процессом транспортных грузов;

- организация закупок материальных ресурсов в оптовых и мелкооптовых магазинах;

- решение вопросов с финансовой службой и бухгалтерией предприятия о своевременной оплате счетов поставщиков;

- оперативный учет поступления материалов на предприятие и анализ выполнения оперативно-календарных планов закупок;

- контроль выполнения обязательств поставщиками, выявление нарушений условий заключенных договоров и разрешение спорных вопросов по взаимным претензиям;

- выявление фактической обеспеченности производства материалами, контроль и регулирование производственных запасов.

Любая закупочная деятельность предприятия начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения.Имея необходимую информацию, предприятие может получить материальные ресурсы со склада, либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения или покупая новые товары.

Также, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок предприятия ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет значительную часть функции закупок и включает в себя поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке обычноначинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, опираясь на различные источники информации.

Необходимо сформулировать основные пункты, по которым следует строить системы выбора поставщиков:

1. В настоящее время в качестве ключевого пункта выбора поставщиков следует выдвигать качество продукции.

2. Надежность поставщика. Немаловажный критерий, который включает в себя следующие параметры: честность, взаимопонимание, вежливость, дружелюбие, финансовая стабильность, репутация с сфере своей деятельности, соблюдение сроков и объемов поставки.

3. Цена. Здесь должны учитываться все затраты на закупку ресурса или готовой продукции и включать в себя транспортировку, административные расходы, риск изменения курса валют и прочее.

4. Качествообслуживания. Здесь необходим сбор информации у определенного круга лиц из различных подразделений компании и других источников.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Иногда случаются ситуации, которые требуют внеплановых поставок или отсрочки платежа. Поэтому поставщики, которые предлагают выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантируют возможность получения внеплановых поставок, помогут избежать многих проблем снабжения.

Процесс выбора и оценки поставщикапредставлена схематически (рис.1.6.):

Рисунок 1.6 - Процесс выбора и оценки поставщика

Решение о размещении заказаопределенногообъема у поставщика всегда должно приниматься наоснове определенных критериев. Искусство грамотных закупок и управления поставками во многом объясняется способностью обосновать принимаемые решения. Обычно такие решения определяются анализом способностью поставщиков обеспечить предприятие заданным качеством, количеством, условиями поставки, соотношение цены и затрат и уровнем услуг. Некоторые более важные атрибуты поставщика, связанные с первичным набором критериев, могут включать его предысторию, наличие сооружений и техническогооснащения, финансовое положение, качествообслуживания покупателей, управление, имидж поставщика, системы, надежность поставок, коммуникации, отношения с трудовым коллективом и место расположения, опыт работы компании на рынке.

Главный показатель профессионализма специалиста по закупкам – это знание источников. Инструментами, к которым прибегают специалисты в настоящее время являются онлайновые поиски, электронные каталоги и веб-сайты компании. Реже специалисты прибегают к таким источникам как профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и документы отдела продаж. [8]

Онлайновые источники

Динамично растущий и постоянно развивающийся объем информации, который необходим специалистам по закупкам можнонайти в Интернете. Но существуют проблема, с которой сталкиваются многие закупщики, не столько поиск общей информации, сколько извлечение из нее пользы, сортировка, необходимой информации, анализ и использование.

Каталоги

Отдел закупок и поставок при эффективном управлении должны иметь каталоги известных источников поставок, который охватывает необходимые и важные материалы, интересующие компанию. Польза каталогов зависит прежде всегоот формы предоставления в них информации, легкости пользования, а также чистоты и масштабов использования. В настоящее время чаще применяются электронные каталоги, которые имеют важнейшее преимущество: и покупатели, и внутренние пользователи имеют свободный доступ к ним и могут выбрать вариант, чтобы он включал только цены и другие условия и пункты, по которым покупатель договорился в ходе переговоров с продавцом. Управление содержания электронного каталога – этотакое же трудное дело, как и управление бумажными каталогами.Совершенствование управления онлайновыми каталогами направлена на то, чтобы повысить легкость доступа к ним и совершенствовать форму предоставления информации.Каталоги используются как справочная документация, а в некоторых из них приводится информация о ценах; многие расходные поставки и материалы продаются по стандартным каталогам или только с объявленными скидками.

Отраслевые журналы

Это еще один полезный источник информации о потенциальных поставщиках. Список подобных публикаций очень длинный, ноотдельные составляющие в нем являются очень полезными. Конечно, в каждой области есть самые полезные отраслевые журналы, и поэтому покупатели в первую очередь внимательно знакомятся с ведущими журналами по своей отрасли или поотраслям, компаниям которых они продают или у которых покупают. Они используются для получения общей информации о поставщиках и персонале, а также для отслеживания рекламных материалов, чтобы знать, что предлагается.

Справочники о фирмах

Справочники о фирмах существенно различаются по степени точности информации и пользе, поэтому при их использовании нужноотнестись к ним внимательно. Справочники о фирмах, или по-другому торговые реестры – это материалы, где перечислены ведущие производители, с указанием их адресов, число филиалов, продуктов, а в некоторых случаях их финансовое положение и их положение в отрасли. Также в них содержатся списки торговых названий продуктов, предлагаемых на рынке, с указанием производителей и списки сырья, расходных материалов, оборудования и других видов продукции, предлагаемых для продажи; под каждой позицией приводится название и размещение доступных производственных источников поставок. Данные реестры организованы по промышленным товарам, производителям или торговым названиям.

Торговые представители

Торговые представители являются наиболее ценным источником получаемой информации, потому чтоони сообщают об источниках поставок, типах продуктов и общую информацию, связанную с торговлей. Важно установить хорошие отношения с поставщиками, которые будут основаны на дружелюбии, вежливости, взаимопонимания при переговорах с торговыми представителями поставщика.

Посещение поставщиков

Некоторые считают, что посещение поставщиков нужно и полезно тогда, когда нет никаких сложных моментов, которые необходимообсуждать. Такие встречи помогают улучшать отношения на всех уровнях руководства и могут многое сообщить заказчику о будущих планах поставщика, то есть ту информацию, которая при других вариантах поиска могла бы и вовсе не привлечь внимание покупателя.

Образцы

Кроме обычных запросов и посещения предприятия заказчик может проверить образцы продукции у производителя.

Коллеги

Нередко полезным источником информации об источниках поставок служат внутренние бизнес-партнеры. Необходимость закупки может заставить лицо, которому она требуется, искать потенциальные источники таким образом.

Рекомендации

Иногда покупатели включают в свои предложения просьбу указывать рекомендации. Для того, чтобы получить полезную информацию, интервьюер обязан сформулировать основные параметры будущегообщения. Первое, чтоон должен сделать – удостовериться, что в ссылке на рекомендацию сообщается о компании примерно таких же размеров и с такими же целями. Во-вторых, он должен выйти на людей в этой компании, которые знают показатели функционирования поставщика из первых рук.В-третьих, вопросы должны быть открытого типа, так как при общении человек описывает показатели функционирования поставщика и взаимоотношения с ним более развернуто.

Каждое предприятие, при закупке товаров у поставщика, должно ответить на вопросы: следует ли обратить внимание на размер поставщика и следует ли отдавать предпочтение какому-то размеру поставщика? Как размер предприятия влияет на такое решение? На принимаемое решение могут повлиять размер и природа заказа, а также общее представление, согласно которому, чем крупнее заказ, тем более крупным должен быть поставщик. Обычно небольшие поставщики – местные, их привлекают для небольших заказов, где гибкость, скорость реакции на запросы и наличие чаще более важны, чем цена. Более крупные поставщики нередко лучше подходят для выполнения заказов с большими объемами, при которых критичными становятся технологии, качество и совокупная стоимость владения. Из сказанного ясно, что поставщики средних размеров располагаются между этими крайними позициями.

Небольшие поставщики демонстрируют более высокую лояльность и более качественное обслуживание, чего, по-видимому, добиться от более крупных поставщиков невозможно, хотя службы работы с заказчиками во многих крупных организациях пытаются изменить такой взгляд. Небольшие предприятия обычно очень сильно зависят от профессионализма владельца-менеджера, из-за чего здоровье и отношение к делу этого человека существенно влияют на риск ведения бизнеса. Более крупные организации, как правило, более стабильны и имеют больше ресурсов, из-за чего повседневный риск их деятельности как поставщиков снижается.[9]

Окончательное решение по выбору поставщика принимает специалист в отделе закупок.

Поступление материальных ресурсов на предприятие и расчеты споставщиками сопровождаются следующими документами:

1) Договор – юридический документ, определяющий условия поставки,обязанности и ответственность каждой из сторон;

2) Счет-фактура, платежное требование, платежное требование-поручение – документы, служащие основанием для оплаты поступающихматериальных ресурсов;

3) Товарные и товарно-транспортные накладные – документы,являющие основанием для прихода материалов на склад предприятия;

4) Сертификаты, спецификации и т.п. – сопроводительные документы,которые могут быть особо предусмотрены условиями поставки.

Принимая грузы от транспортных организаций, особое вниманиеуделяют состоянию тары и пломб, и в случае их повреждения требуетсяпроверка сдачи груза. При обнаружении недостачи или порчи грузасоставляется коммерческий акт на право предъявления претензиитранспортной фирме или поставщику. Если поступившие материальныересурсы полностью соответствуют всем сопроводительным документампоставщика, то их приход на склад осуществляется наосновании товарнойили товарно-транспортной накладной.

Если материалы поступили без документов или обнаруженырасхождения с данными сопроводительных документов поставщика, то дляих приемки создается комиссия. Результаты приемки оформляются актом.

Формы расчетов с поставщиками при выполнении ими своих обязательств определяется условиями договора. В современной практике взаимных расчетов чаще всего используются следующие формы: документарный аккредитив, расчеты пооткрытым счетам, платежные поручения, банковские переводы, инкассовая форма расчетов, расчеты по коммерческому кредиту. Расчеты за поступающие на предприятие материальные ресурсы, как правило, ведутся безналичным путем. Если же материалы приобретаются за наличные денежные средства, выданные в подотчет, тоони приходуются на склад по приходному ордеру.[10]

Содержание закупочной