Способы формализации экономической информации в информационных системах управления.

Любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

В этом определении, построенном на ряде определений, для нас важно следующее:

· информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

· информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание; знание – отражение действительности в мышлении человека;

· информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

· сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение является формой передачи информации);

· сообщение доступно для воспроизведения без участия автора;

· она передается в каналы общественной коммуникации.

Информация позволяет организации:

· определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

· осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

· принимать обоснованные и своевременные решения;

· координировать действия подразделений в достижении целей.

Наряду с понятием «информация» распространение получило понятие «данные». В общеупотребительном смысле это синонимы, но существует достаточно строгое различие, которое заключается в том, что «информация» имеет общетеоретическое значение – «меры упорядоченности системы», а понятие «данные» сводит информацию до объекта тех или иных преобразований. В этом отношении данные представляют собой конкретные сведения (информацию в определенной форме – речевую, аудио, видео) на носителе, которые можно подвергнуть обработке, в том числе и компьютерными средствами.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления. Характеристики экономической информации: · большие объемы; · многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.); · многообразие источников и потребителей; · значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Как превратить экономическую информацию в данные

Предположим, у нас имеется некоторый объект, обладающий определенными свойствами. Мы имеем информацию об этих свойствах. Например, это может быть информация о продажах телевизоров в некотором магазине за месяц. Будем считать, что единицей экономической информации является реквизит, выражающий определенные свойства объекта, описываемого информацией. В данном случае – это продажа телевизоров. Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т.д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этого объекта. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. Для нашего случая – это объем продаж телевизоров определенной марки. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей. Документы используются в процессе управления. Группа данных из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называется информационной совокупностью. Таким образом, информация о продажах телевизоров превратилась в данные информационной системы.

1.1.3. Требования к экономической информации

Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. В современном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. Информационная система должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации: · ценность, адекватность информации; · полнота информации для реализации управляющего воздействия; · точность и достоверность информации; · актуальность, своевременность и оперативность получения информации. Ценность – мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели. Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п. Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время и в указанном месте в соответствующем виде. Точность информации – это заданная степень приближения информации истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных уровней и функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы. Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации, отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях. Актуальность связана с периодичностью получения информации, сво­евременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств сбора и передачи информации. Информация достоверна, если она отображает истинное положение дел, полна, если ее достаточно для принятия решения. Ценность информации зависит от того, какие задачи можно решать с ее помощью. Актуальность важна при работе в постоянно меняющихся условиях.

1.1.4. Виды экономической информации

Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию. Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планиро­вания на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации. Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет). Нормативно-справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д. Отчетно-статистическая – отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например годовой бухгалтерский баланс. Классификация экономической информации по уровням управления включает в себя входную и выходную. Входнаяинформация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходнаяинформация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого. Документы. В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями информация и данные. Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов. Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документ является основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Наиболее традиционным в информационной системе является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ. Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления. В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты обработки. В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. По каждой функции управления или предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.

Автоматизация управленческих операций требует приведения всего множества показателей в единую, целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними.

Систематизация управленческой информации вызывает необходимость применения следующих видов классификаторов:

 общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП; ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ; система обозначений органов государственного управления – СООГУ; система обозначений административно-территориальных объектов – СОАТО; ОК профессий и услуг; ОК работ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности – СКФС и др.);

 отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки);

 локальные классификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.). Приобретают особое значение в автоматизированных информационных системах.

При классификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированный на бумажном или другом носителе упорядоченный список однородных наименований, состоящий из отдельных строк (позиций), называется номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, классификация – это упорядочение элементов множества на подмножества на основании анализа признаков и выявления зависимостей внутри признаков.

За классификацией выполняется кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта символом или группой символов по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машинной обработке предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной для машинной группировки.

В результате присвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки документов к машинной обработке. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные в документе места, в зоны, где размещаются постоянные и переменные признаки документа. При наличии автоматизированной ИС предусматривается хранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

К кодам предъявляется ряд требований. Они должны

 охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию;

 быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач сбыта и материально-технического снабжения);

 отличаться стабильностью;

 иметь резерв свободных номеров (но не излишний, ибо это может привести к увеличению значности кода);

 иметь минимальную длину кодового обозначения;

 иметь одинаковую значность кодов данной номенклатуры для всех позиций.

Часто к кодам добавляют контрольный разряд (через тире к основному коду), который обеспечивает автоматическое нахождение ошибки машиной при неверном проставлении экономистом какой-либо цифры в коде или при перестановке цифр.

Коды обеспечивают группировку информации в памяти компьютера, подведение итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

Информация кодируется по определенной системекодирования – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиций в каждом признаке и степени устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без резерва. Коды системы малозначны, просты, однако в них учтен только младший признак, что исключает получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток системы – отсутствие резервных позиций. Порядковая система используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Она удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает получение сводных итогов по всем группировоч-ным признакам.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно начиная с 1, 01, 001 и т.д. – в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов. Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. При этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов.

В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности трудно преуменьшить роль штрихового кодирования в повышении эффективности производства, торговли, транспорта, банковского дела. В западных странах практически вся торговля основана на штриховых кодах, которые наносятся на 99% всех производимых товаров. При его отсутствии в торговле не принимают товар от производителя либо делают это с большой скидкой (30–40% и более). Такие действия объясняются тем, что штриховое кодирование товаров экономически оправдано, когда охватывает не менее 85% товаров. По сути дела штриховой код – способ введения информации в ЭВМ, с помощью которого можно быстро «узнать» объект и передать информацию о нем в компьютер. Рассмотрим кратко, как это происходит в торговле.

Штриховой код сочетает в себе последовательность темных и светлых полос разной ширины. Сведения о товаре несут относительные размеры ширины этих полос и их сочетания. Определенная совокупность штрихов (темные полосы) и пробелов (светлые полосы) – это знак (символ), а соединение ряда знаков образует код товара.

Существует три особенности применения машиночитаемых документов со штриховыми кодами:

1. Считывание, контроль и декодирование кода осуществляются с помощью микропроцессорных устройств, для чего необходимо внедрение специализированных технических средств.

2. Обязательным является наличие ПЭВМ, куда заранее записываются стандартизированные характеристики товара для последующего сопоставления их с кодом товара, а также использования в качестве условно-постоянных данных при решении конкретных задач сбыта.

3. Автоматическое считывание данных со штрихового кода или ярлыка проходит практически без искажения и не требует особых навыков в работе, поэтому может выполняться кассиром-операционистом или продавцом-кассиром.