Тема: «Разработка карты управленческой процедуры»
Цель занятия: приобретение практических навыков самостоятельной разработки карты управленческой процедуры.
Время выполнения работы: 2 часа.
Теоретические сведения
Необходимым условием эффективного выполнения управленческих процессов является разработка рациональной технологии их выполнения.
Рациональное выполнение каждого трудового процесса влияет на конечный результат деятельности управленческого подразделения (отдела, службы и тому подобное) и предприятия в целом.
Спроектированная технология выполнения управленческих процессов подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. В качестве форм регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функциям управления, процедуры выполнения управленческих работ, операционно-технологические карты, инструкции пользователя при работе на ПЭВМ и тому подобное.
Карта управленческой процедуры – документ, разрабатываемый при исследовании и проектировании систем управления. В данном документе отражается совокупность взаимосвязь и трудоемкость управленческих операций, осуществляемых для достижения определенной цели, а также исполнители данных операций и виды используемых документов.
Процедура – это документально зафиксированный порядок конкретного выполнения управленческого процесса, определяющий состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Она также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.
Управленческая операция – это часть управленческой процедуры, выполняемая исполнителем с применением или без применения технических средств с целью выработки, обоснования или принятия управленческих решений.
В функционально-процедурных справочниках приведены процедуры выполнения основных работ по функциям управления общепромышленного характера. Они разработаны как типовые, и при организации процессов труда непосредственно на предприятиях целесообразно пользоваться ими. Если для конкретных условий предприятия они неприемлемы, следует разработать их своими силами с последующим отражением в оргпроектах.
Проектирование и технологическая регламентация управленческих процессов, предупреждают в известной мере от ошибок в их выполнении, повышают надежность и достижение поставленных целей управления.
Организация управленческих трудовых процессов базируется на построении рациональной системы документооборота. Маршрут движения документов фиксирует прохождение документов по должностным лицам и, следовательно, отражается технологическая взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.
Основным принципом организации движения документов является прямоточность, то есть движение документов по минимальному количеству инстанций, через которые проходит документ в процессе его создания, оформления и использования.
Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется использовать оперограммы – графическое изображения движения документов в виде операционной цепи. Способы их построения различны.
Существующая и проектируемая цепи выделяются в оперограмме разного рода линиями. Соответственно указывается трудоемкость каждой операции, если есть возможность ее определить.
Изменение конфигурации операционной цепи позволяет наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документом, уменьшение числа инстанций его прохождения и другое.
Задание:
Используя имеющиеся данные, разработать карту управленческой процедуры и предложения и рекомендации по ее совершенствованию.
(Исходные данные должны быть сообщены студентом за несколько дней до лабораторной работы, чтобы они смогли собрать необходимую информацию.)
Исходные данные:
| Номер варианта | Процедура |
| 1; 9 | Получение книги в библиотеке вуза |
| 2; 6 | Зактючение трудового договора |
| 3; 10 | Заключение договора на обучение в вузе |
| 4; 8 | Оформление покупки в кредит |
| 5; 7 | Оформление договора на прохожденгие производственной практики |
Ход работы:
Первый этап заключается в ознакомлении студентов с сущностью и этапами разработки карты управленческой процедуры на следующем примере.
Результаты мониторинга процедуры движения документа "Месячное задание для участка N".
Начальник планово-диспетчерского бюро (ПДБ) знакомится с сетевым графиком выпуска готовой продукции на месяц и месячным номенклатурным планом цеха с целью разработки месячных заданий участкам. На ознакомление с каждым документом он затрачивает по 30 минут. Разработка месячных заданий для 7 участков требует 3 часа работы.
Первоначальные варианты месячных заданий направляются в экономическое бюро в течение 5 минут для расчета трудоемкости, на что экономист затрачивает 2 часа.
После чего месячные задания передаются начальнику по производству в течение 30 минут для корректировки, которая требует от него 6 часов рабочего времени ежемесячно. Скорректированные документы передаются в течение 10 минут на последующую доработку в ПДБ.
Начальник ПДБ исправляет полученные документы в течение получаса и после утверждения, занимающего 5 минут его рабочего времени, направляет на подпись начальнику по производству.
В течение 10 минут месячные задания поступают начальнику по производству. На подпись одного месячного задания начальник по производству затрачивает 10 минут.
Окончательные варианты месячных заданий поступают начальнику цеха в течение 10 минут для утверждения, которое занимает 10 минут.
Готовые задания направляются старшим мастерам для последующего ознакомления. Процесс передачи на участки занимает 40 минут, изучения месячного задания – 2 часа.
На втором этапе студенты самостоятельно разрабатывают карту управленческой процедуры на основе информации, полученной в результате мониторинга движения документов, руководствуясь следующим порядком работы:
· используя имеющиеся данные, определить исполнителей по рассматриваемой управленческой процедуре;
· сформулировать управленческие операций по данной процедуре;
· разработать карту управленческой процедуры;
· разработать предложения и рекомендации по совершенствованию данной управленческой процедуры.
Содержание отчета о выполнении работы:
1.название и цель работы;
2.ответы на следующие вопросы: с какой целью составляется карта управленческой процедуры? Дайте понятие «управленческой процедуры»? Что понимается под управленческой операцией?
3.разработанная самостоятельно карта управленческой процедуры с необходимыми пояснениями;
4.рекомендации по совершенствованию предложенной для анализа управленческой процедуры.
Таблица 5
Пример карты управленческой процедуры "Формирование месячных заданий для участков"
| Наименование управленческой операции | Исполнители | Документы | Трудоемкость, часы | ||||||
| Нач. цеха | Зам. нач. по произв. | Нач. ПДБ | экономист | Ст. мастер | код | Количество за год | разовая | годовая | |
| 01 Ознакомление с номенклатурным планом и сетевым графиком выпуска продукции |   | 0.5 0.5 | |||||||
| 02 Разработка проекта месячного задания |  | ||||||||
| 03 Передача проекта задания |                | 0,08 | |||||||
| 04 Расчет трудоемкости | |||||||||
| 05 Передача проекта задания | 0,5 | ||||||||
| 06 Внесение корректировок | |||||||||
| 07 Передача проекта задания | 0,16 | ||||||||
| 08 Доработка | 0,5 | ||||||||
| 09 Утверждение доработанного задания | 0,08 | ||||||||
| 10 Передача на утверждение | 0,16 | ||||||||
| 11 Утверждение проекта задания | 0,08 | ||||||||
| 12 Передача на утверждение | 0,16 | ||||||||
| 13 Утверждение окончательного варианта | 0,16 | ||||||||
| 14 Передача на участки | | 0,7 | |||||||
| 15 Ознакомление с месячным заданием | | ||||||||
| итого | 16,6 |
Таблица 6
| Вид операции | Условное обозначе-ние | Количество операций, % | Затраты времени, % | Сетевой график | |
| Ознакоми-тельная |  |                      | |||
| Переда-точная |  | ||||
| Письмен-ная |  | ||||
| Подпись |  | ||||
| Итого | |||||
| Ф.И.О. | Дата | Подпись | Наименование управленческой процедуры | Код проце-дуры | |
| Составил | |||||
| Согласо-вал | Формирование месячных заданий для участков | Коли- чест-во про-цедур в год | |||
| Проверил |
Использованная литература в лабораторной работе 2:
1.Методические указания по выполнению практических занятий и самостоятельных работ по курсу «Методы исследования систем управления» для студентов специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях», 521500 «Менеджмент», 521600 «Экономика» дневной формы обучения / Воронеж. гос. техн. ун-т; Сост., О.В. Хорошилова, А.Г. Балаганская, Ю.В. Астанкова. Воронеж, 2002.
2.Соловьев В.С. Организационное проектирование систем упрвления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 136 с. – (Серия «Высшее образование»)
Лабораторная работа 3